Googleアプリのメリット・デメリットの紹介

テレワークの影響でGoogleアプリが急速に普及をしましたね。
実際に使い始めたはいいもののメリットやデメリットがわからないという方も多いのではないでしょうか。

今回は、Googleアプリのメリットとデメリットを紹介します。

1.Googleアプリを使うメリット

・導入コスト0円

Googleアプリの1番の魅力ではないでしょうか。
1万円以上の値段がするオフィスソフトでできることがGoogleアプリなら0円でできる!これが最大のメリットだと思います。

・データが自動で保存をしてくれる

ExcelやWordで資料を作ってる途中でPCがフリーズ、途中まで書いたデータが消えた。そんな経験はないでしょうか？
Googleドキュメントやスプレッドシートなら、自動で保存をしてくれます。

・1つのファイルを複数人と共有できる。

共有リンクを発行するだけで、簡単にファイルを共有することができます。
また、ファイルを特定の人だけが閲覧・編集できるようにアクセスの権限設定ができることも魅力です。

・リアルタイムでファイルの編集ができる。

WordやExcelでは1つのファイルを開いている時に同時に編集ができるのは、1人だけです。

しかし、Googleドキュメントやスプレッドシートはファイルリンクとアクセス権さえあれば、複数の人が同時にファイルを編集・更新ができます。オフィスソフトと違い誰かが、ファイルを開きっぱなしのためデータが更新できない。などの心配がありません。

・間違えて上書きをしても、過去の履歴からデータを復元できる。

スプレッドシートや、Googleドキュメントはファイル過去データを自動でバックアップされています。誰かが間違えてデータを上書きしたとしても、履歴から復元ができます。

ただし、履歴から過去のデータを復元する時はそれ以降に書いたデータを別のファイルなどにバックアップを取っておきましょう。履歴から復元をすると、直前まで編集をしていたデータも上書きをされてしまいます。

データを戻す時に苦労をします。

・オフィスソフトとの互換性がある。

Googleドライブにデータをアップロードしてしまえば、エクセルファイルをスプレッドシートで使えるように変換をしてくれます。

また、同じようにダウンロードをすればエクセルでも開くことができるのはとても便利です。

・スマホやタブレットからも閲覧・編集ができる。

スマホにGoogleアプリをダウンロードしてしまえば、いつでもどこでも編集ができるためパソコンを持ち運ぶ必要がありません。

デメリット

メリットばかりのGoogleアプリですが、少ないですがデメリットもあります。数少ないデメリットを紹介します。

・オフィスソフトに比べて、使い方を解説している書籍の数が少ない。

書店には、Microsoftオフィスの使い方入門が山ほど置いてあるのにGoogleアプリの入門書はほとんどありません。そのため、わからないことを調べようとした時に資料が少なくて困ることも......。

・オフィスソフトとの微妙な違いに混乱する。

例えば、エクセルでは改行をする時にEnterキーを一つ押すだけでできたことが、スプレッドシートではCtrl+Enterキーを押さないと改行ができない。

といった微妙な違いがあります。

今まで当たり前に出来ていたことができなくて「どうしてできないんだろう？」と悩むこともあります。

まとめ

今回は、Googleアプリのメリットとデメリットを紹介しました。

学校の授業やテレワークなどでスプレッドシートやGoogleドキュメントをを使う機会が増えた。

しかし、WordやExcelとの具体的な違いがわからない。という方も多かったのではないでしょうか？

今回の記事で今までわからなかったモヤモヤ☁がスッキリ✨していただけると嬉しいです。

それではまた!!

最後に読んでくれた皆さまにお願い

現在、Googleアプリを使っていて、わからないことや困ったことを募集しています。どんな小さなことでもOKです!

皆さまのご質問をnoteの記事でお答えしていきます。

感想欄やアンケートでお気軽に記入をしていただけると嬉しいです^^

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