人に必要以上の質問、確認をしていませんか？

秘書の仕事は、基本が間違いがないという前提です。

ミスなく、滞りなく進んで普通とみなされているところです。

実際、ちょっとした手違いなどはリカバリーが可能なことが多いです。リカバリーするための、コネやコツ、時間的な余裕はとうぜんながら必要ではありますが・・・

ミスしてはいけない、完璧に滞りなく物事が進まなければならないというプレッシャーや不安から、周りの人に必要以上の質問、確認、要求をしていませんか？

実は、私も一度だけありました。本国の大ボスが日本に来るということで、私の上司も緊張していて、ミスは許されないという状況。

大ボスは自由人な気質で、予定が決まっていても、フラッと変更したりなさいます。こちらが把握できない場所にいたり、こちらが予測指定な行動・予定になったりと振り回されることも多々ありました。

その時に、私はドライバーの方に（ドライバーも指名ですので、早い段階で予約しなければなりません）何度も電話して確認をしていたのです。

ドライバーの方にしてみれば、チェックが細かいなぁとびっくりなさったかもしれませんが、私も後で考えると、どうして？と思ったのです。予測できない行動を取る人だから心配、不安、分刻みスケジュールがうまく回るのかという懸念があったからというのが一つの理由でしょう。

それから、あまりの忙しさに、情報を全部頭に入れることができておらず人に確認をすることもあるでしょう。そして、その情報をすぐに取り出せないところに置いていたからという自分の情報の整理と記憶ができていないから。

一緒に働く人の中にも、同じような行動をデフォルトとしてなさっている方もいました。当時の上司と一緒に出かける時に、車情報、資料、プレゼント、などについて何度も確認なさるのです。こちらは他にも仕事があるので時間がとられてしまいます。一度確認しているので、こちらは信頼されていないような印象を受けますし、相手の方に対しては、記憶力が悪いのかな？と思ってしまいます。

そう、人に何度も確認することでマイナスの印象を与えているのです。

１。情報を記憶・把握できていない

２。情報の整理ができていない

３。相手を疑っている（信頼されていないという印象を与える）

４。貴重な時間を奪っている時間泥棒

５。パニクっているのではないかと相手を不安にもさせる

人に何度も確認している方、どうでしょう。これだけのマイナスの印象を与えるのであれば、聞く必要がないくらいにしておいてはいかがでしょうか。

つまり、

・情報は整理してチェックリストを作成

・必要な情報は記憶する、記憶できないのであればすぐに取り出せるようにする

・適切なタイミングで全てまとめて一緒に確認する時間を確保する

・そして何より、自分で指差し確認をしてOKであれば、深呼吸をしてデーンと構える。

ある程度の役職の秘書であれば、フットワークは軽くとも落ち着いて対応しなければなりません。ワタワタしていると秘書としての資質が疑われてしまいますので、自分の不安を取り除くために周りに何度も確認をしないようにしましょう。