ＥＸＣＥＬの利用様々（再編集）

情報処理４０年　クリエータとしてＩＴに生きる

2023年5月6日 06:59

ＥＸＣＥＬを集計作業のみで利用するのは大損！

１．エクセルのツールバー（ボタン）概要

　ボタンの機能を知らないと、非効率です

２．エクセルの使い道:ＣＳＶファイルを使用する

CSVファイルとは
- CSVファイルとは、CSV（Comma Separated Value）の略で、「カンマやスペースで値を区切ってデータ表現（作成）されたもの」です、CSVファイルはテキストファイルなので「メモ帳（Windows基本ソフト）」でも取り扱えることができます。
CSVファイルの利用
- この機能は使っていそうで使っていない、ソフト間のデータ連携に便利例えば、見積書→受注書→製造指示書→出荷書→請求書　上記データでの共通項目は顧客名、商品名、数量です、これらのデータは引き継がないと意味がない。

３.エクセルデータをCSVファイルに変換し他のソフトと連結する

エクセルはCSVファイルを取り扱える（入出力する）ことができます
エクセルを利用して請求書を作成している方を、多く見かけますが、図ー１の請求書は上記　ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務工数半減の方法で作成したシートです、品番と個数を入力するだけで請求金額を計算できる式も定義され、大変便利です。

図ー１をCSVファイルに変換して他のソフト（会計ソフトなど）と連結することで業務工数（人的ミス・時間削減・・・）を減らすことができます。例えば、経理ステムを起動して請求書データとしてCSVファイルを入力（インポート）すると、経理システムでは、請求書データの入力が不要となり、事務工数の削減となります。（経理システムによっては、伝票番号、勘定科目番号などを追加する必要があります。）

4.エクセルデータをCSVファイルに変換する方法

図ー１は赤枠内はExcel作成した納品書（左側）のエクセルデータ(単一シート：xls、xlsx）があるとします。

をExcelの「名前を付けて保存」で（csv:カンマ区切り）指定で保存します。
・・・以降は下記ページをご覧ください

５.CSVファイルをExcelで入力する方法

csvファイルを入力する場合は、Excelを起動してから「開く」を行えば「A」のように、表示されます。
ファイル修飾子がTXT(txt)の場合はExcelを起動してから「開く」をクリックして「B」、「C」、「D」の順序で行います。結果は「A」と同様になります。
開いた後に、データ追加や表示方法を変更した場合はxlsなどで保存してください。

完了ボタンをクリックして終わりです。最近はExcelデータを直接会計システムに取り込める（インポート）機能もあります。

6.エクセルの使い道：ユーザーフォームを使用する

ォームの使用はクイックアクセスツールバーにある「フォーム」ボタンクをリックすると右側のような画面が表示されます。（図―１参照）列の数が多い時に使用する一番左端まで画面を動かすことなく、データ入力が行え便利です。
「フォーム」ボタンを使用するには、フォームを追加するセル範囲（1行目のみでもＯＫ）またはテーブルを選択してからクリックします。

7.エクセルの使い道：ピボットテーブルを使用する

大量のデータをまとめて集計するために使用される強力なツールです。ピボットテーブルを使用すると、データを簡単に集計し、グループ化、合計、平均、最大値、最小値などの関数を適用できます。
大量のデータをまとめて集計するために使用される強力なツールです。ピボットテーブルを使用すると、データを簡単に集計し、グループ化、合計、平均、最大値、最小値などの関数を適用できます。
ピボットテーブルを作成するには、まずデータを整理し、Excelの表形式で入力します。次に、ピボットテーブルを作成するために、データを選択して「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。
ピボットテーブルを作成するには、まずデータを整理し、Excelの表形式で入力します。次に、ピボットテーブルを作成するために、データを選択して「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。
ピボットテーブルを作成すると、Excelは自動的にデータの要素を認識し、集計するために使用できるフィールドを示します。フィールドを選択すると、Excelはピボットテーブルを作成し、データを自動的にグループ化して表示します。さらに、ピボットテーブルを使用して、データをフィルタリング、並べ替え、および表示する方法を変更することができます。
ピボットテーブルは、大量のデータを集計するのに非常に便利であり、ビジネスや財務分析、データベース管理など、さまざまな用途で使用されています。Excelのピボットテーブルは非常に柔軟で、多様なデータ形式をサポートするため、非常に高度な集計が可能です。
大量のデータをまとめて集計するために使用される強力なツールです。ピボットテーブルを使用すると、データを簡単に集計し、グループ化、合計、平均、最大値、最小値などの関数を適用できます。