仕事が速い人は、「これ」しかやらない
◆選定理由
研修課題も終わりに近づき、来週から少しずつ現場に行く予定。
現場に行ったら今までの研修以上にやらなければいけないことがあり、
おそらく仕事に追われることになる。しかしそれでも全て期日内に終わらせないといけない。
マルチタスクを行う上で大事なことはタスクに対して優先順位をつけて、
終わらせないといけないものを先に終わらせることだと思う。
だから今回、この本を読んで、仕事が速い人はどういう風に仕事に優先順位をつけ早く終わらせているのかを学ぼうと思った。
◆はじめに
仕事が早い人が必ずやっている「たった１つの習慣」
→それは注力すべき仕事を見極め、その仕事を最速で片付ける能力。
それと、そうでない仕事は、うまく人に任せる能力。
膨大な仕事のなかから、優先順位の高い「力の入れどころ」を見つけ出し、
狙った獲物を仕留めるかのごとく、最速で片付けていく能力。
一方、自分以外の人に任せられる仕事は、どんどん任せる能力。
これこそが仕事の速さを決定する。
これに関して「そんなの当たり前だ」と思うかもしれないが、
巷でよく言われている
・優先順位の高い仕事から順に片付ける
・やるべきことを付箋に貼って「見える化」する
・部下が頑張ったら、とにかく褒める
これらはすべて間違い。
この本では一見勘違いしがちな「非効率な仕事」をなくして、「注力すべき仕事を最速で終わらせるコツ」が書いている。
◆仕事が速い人の「7つの原則」
1.あらゆることに「期限」を決めろ
期限を決めれば「行動力」が生まれる。
今までの人生で誰でも期限が迫ってきた途端に猛烈な行動力を発揮した経験があるはず。結局、人間は「期限」があるから仕事が進む。
1時間もかからない会議でも、人間は1時間与えられると、全部の時間を使ってしまう。逆に期限を決めれば、それに合わせて仕事を進めるので、その力を活かすべき。
2.仕事が速い人は「5秒」で動く！
人間の脳は、何かやる必要があると思ったときに、5秒以上考えてしまうと、やらなくてもいい理由を考えはじめる。
5秒以内に行動に移すためにはどうすればいいのか？
答えは簡単で、「３，２，１，GO！」と心のなかでカウントダウンするだけ。大変そうな仕事も「３，２，１，GO！」で、まずは最初の一歩を踏み出してしまうことが大切。
とにかくはじめてしまえば、人はなかなかやめられない。「少しでいいからやってみよう。３，２，１，GO！」が最速で仕事を処理するコツ。
3.「動きながら考える力」を持つ
真の問題点は「動かないと見えない」
行動することがいつも不安に感じている人も慣れている仕事は割合スムーズに進められる人が多い。
しかし、「初めての仕事」「クリエイティブな仕事」「難易度の高い仕事」
この手の仕事を始めようとすると、一気に不安になり、思考停止になって、最初の一歩が踏み出せなくなってしまう。うまくいかせようと、足りていない部分を必死に勉強し、なかなか本題に取りかかれない人が多い。
しかし、これこそが仕事が遅い人の陥る罠である。
なぜなら、動いてみないと本当に大切なポイントはわからないから。
だから、本当の課題や問題点を見つけるためにも、まず動くことが大切。
もう１つポイントなのが、動きながら、試すこと。
考えなしに行き当たりばったりで行動するのではなく、仮説を立ててそれを検証しながら動く、ということ。立てた仮説が違うようなら、新たな仮説を試してみる。その過程で必要になったら情報収集を行っていく。
情報収集が先でない。
仮説があって、行動してみて、初めて情報収集の必要が生まれる。
4.すべての仕事を「細分化」せよ
「好きな仕事」「楽な仕事」「円滑に進む仕事」を気の向くままに行うと、残るのは、「嫌いな仕事」「大変な仕事」「面倒な仕事」ばかりになってしまう。
そして、楽な仕事ばかりしたがるから、集中力がみなぎっている午前中に楽な仕事をして、集中力が切れてきた午後の時間帯に嫌いな仕事をしてしまう。でも、これはとても非効率なやり方。しかし、非効率だとわかっていても、ついつい楽な仕事を選んでしまう。
ではこれをどう改善すればよいのか？
それは、難易度の高い仕事を「細分化」して軽微な仕事に変える。
細分化すればするほど、簡単に片付けられる。だから、大きくて難易度の高い仕事を細分化して、楽で簡単な仕事へと変化させることが大事。
５.他人の時間を上手に使う
「自分の時間は買えないけれど、他人の時間は買える」
すべての人間にとって、1日は等しく24時間だと決まっている。しかし、それは自分の時間の話。他人の時間であれば「正当な成果と報酬を示し、代わりにやってもらう」という選択肢が生まれる。これが任せることの本質。
Win-Winの関係なら、上司にだって仕事は頼める。これは決して、「人に仕事を押し付けろ」という意味ではない。大切なのは、任せた相手にも「正当な成果と報酬」があること、つまりWin-Winの関係が成立していること。
そう考えれば、「上司に仕事を任せる」というは発想も生まれてくる。
決して「任せることは、悪いことではない」。任せた相手にもプラスを生み出すWin-Winの行動である。「仕事が遅い、時間が足りない」と嘆いている方は、仕事に取り掛かる前に「これ、誰かに任せられないかな？」と考えるようにする。
６．仕事は「時給」で考える
目先の利益を追い求めるあまり、長期的に見て損をしたり、時間を失ったりすることがよくある。だから、「費用対効果」を考えるようにする。
例えば、パソコンの処理速度が少し遅かったとする。少し遅いだけで、買い替えるのはもったいないと感じるかもしれないが、少しフリーズするたびに、仕事のリズムが崩れ、集中力が途切れる。そのたびに、コーヒーを飲み見に行ったり、タバコを推移に行ったり、仕事の生産性を大きく下げる。
金額や時間といった数字的側面だけではなく、その変化がもたらす感情や満足度といった気持ちの側面も考慮に入れる必要がある。
そのための方法の１つとして、「時給」を考えることがおすすめ。自分の時給は今は大体1,800円くらい。だからこれを指標として、この仕事は自分がやるべきかそれとも、そもそもやらなくてもいいのかを考える。
7.やらないことを決める。
最高の費用対効果を得られる方法とは？
それは「やらない」という選択。「やらないことを決める」のは、究極のスピード仕事術。
人は無駄だと気づかずに無駄な行動をしていることが多い。最初から無駄だと思って行動している人はいない。無駄だと気づかないから、続けている。ではどうしたら無駄な習慣に気づき、改善できるのか。有効な方法は３つある。
1.転職者の意見に耳を傾ける
社内にいながら、その枠にとらわれない視点を持つ人。それは「転職者」。
転職者は転職先の良い点も悪い点もよく見える。しかし反感を恐れて、なかなかん自分からは改善方法を指摘しない。なにか職場を改善したいヒントを得たいと思ったら、こちらから以前の職場との違いなどを聞いてみる。
2.新入社員の話を否定しないで聞く
社員の枠にとらわれないという意味で、新入社員の話も見過ごせない。
新入社員は、古参に見えなくなった監修を見つけ出してくれる。「常識がない」「突拍子もない」と思う話もあるかもしれないが、否定せずに「聞く」ことで、普段の業務だけでは思いつかないヒントがあるかもしれない。
3.外部の意見と照らし合わせる
外部の知見とは、「ビジネス書」「セミナー」「異業種交流会」などのこと。時間術、コミュニケーション術などが書かれた書籍は、会社での課題解決には最高のパートナー。各分野の専門家であるセミナー講師から直接聞いた話は、深い理解を促し、疑問点があればその場で質問することもできる。
異業種交流会に参加すれば、各社が実践している時間効率や残業削減の取組について、情報交換することで互いの会社にメリットがある。
◆作業効率が劇的に上がる、最速「タスク処理」メソッド
1.最速で思考整理する「ノート術」
最強のノート術は「やることをすべて、1冊のノートに書き出す」こと。
こんな経験はよくありますよね。スマホのメモ機能には、電車に載っているときに思いついたタスクが書かれている。パソコンの両サイドの付箋紙には、人から頼まれた仕事が書かれている。
このようにやることが色んな場所に散乱していると、目の前の仕事に集中できない。すべての情報を「ひと目で見える」状態にすることが重要。そんなときに有効なのが、「1冊のノートに書き出す」こと。
「やることノート」の最大のメリットは、「安心感と達成感」が飛躍的に高まること。やるべきことがすべて書いてある！ここに書いてあることさえ行えば、今日やることはすべて終わるんだという安心感。これが大切。
2.「やることノート」超・活用術！
ノートに書いたことは、「自然とやりたくなる」もの。人は、「予言したことを行いたくなる」衝動にかられる。つまり、紙に書き出すことが「予言」の代わりになり、「書いたことをやろう！」という心理が働く。
注意点が1つある。それは、人間は、書き出したことを「上から順番に行いたくなる」という性質があること。ノートの後半に優先順位の高い仕事を書くと、つい後回しにしてしまう。だから、「上から行いたい」という衝動にかられずに、書き出した項目を一度眺めて、優先順位を決めてから行動する。
優先順位をつけるコツ
・優先順位の高い仕事はどれか？
・自分でやるべき仕事はどれか？
・人に任せられる仕事はどれか？
・今日中にやるべき仕事はどれか？
・明日に回してもいい仕事はどれか？
・そもそもやらなくてもいい仕事はどれか？
といった視点で、タスクを整理、分類すれば、優先順位が判断しやすくなり、驚くほど仕事は早く進むようになる。
◆まとめ
仕事が速い人がやっていることの共通点は、
①自分のやることを細分化している。
②全ての作業を自分でやらず、任せられるところは任せている。
③深く考えずに、まずはやってみて、そのあと軌道修正していく。
ことだと感じた。
②に関して、今の自分は他人に任せるような仕事はあまりないかもしれないが、①③に関しては今からでもできると感じた。
自分は課題や何事に対しても準備をしっかりと整えてから、進めていきたいタイプなのであまり作業が早くない。でも普段の業務でも作業が早い人はまずとりあえずやってみて、そこからだめだったところを修正するやり方を取っている人が多いと感じているので、自分もこれからこのやり方をしていこうと思う。
◆これからの行動
まずは1週間、始業前に今日やることをノートにすべて書き出す。
今まで、パソコンのメモ欄や携帯のメモ帳にやることを書いていたが、それだと散乱してしまい、よくないと本書に書いていたので、ノートにすべて書き出すことにする。
書き出すときに意識することは、優先順位をしっかりと付けることで、
・優先順位の高い仕事はどれか？
・自分でやるべき仕事はどれか？
・今日中にやるべき仕事はどれか？
・明日に回してもいい仕事はどれか？
・そもそもやらなくてもいい仕事はどれか？
この5点を踏まえて優先順位をつけていく。
そして、できたものから塗りつぶしていき、その日にやるべきタスクが全部終わってから帰ることにする。タスクが終わった時間と定時との差を毎回計算し、もし定時に上がれていなかったら、定時に上がれるようにするためにはどうすればよいのか、その日の反省点として書く。
◆結果目標
➀22卒で一番元気、明るい、存在感が大きい人になる。
➁広告運用を自分一人で一通りできるようになる。
➂人前に出て話しても、緊張せずリラックスして自分の言いたいことを
スムーズに話せるようになる。
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