仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか？

◆選定理由

先週から本格的に現場での業務が始まりました。その中で私は何度か細かいミスをしてしまいました。入稿の時にモバイルのURLを入れ忘れていたり、設計書の作成の時に、指示された内容と違う点があったり。

これはまだ現場に出て間もない段階だから許されていますが、同じミスを何度も何度もやっていては信用を失い、仕事を任せてもらえないようになります。そのため、私は今回、仕事のミスしない人はどのようにしてやっているのかを知りたいと思い、本書を選定しました。

「信頼できる！」「できる人だ」と言われる仕事術

「スキルや経験が足りなくて毎回のように失敗する」というミスや、「いつもならうまくいくことなのに、今回は失敗した」というミス、「急いでいたために、普段はしないミスをしてしまった」などはミスが起こりやすいパターン。

しかし、実際には「全然ミスをしない人」はいる。臨機応変に何でもこなせる人。采配が難しいこともあるはずなのに、いつでも平然としている人。単調な仕事の連続でも、驚くほど正確に、しかも早く仕上げてくる人。

こういう人と、ちょっとしたミスをしてしまう人の違いは、ミスの回避の術を知っていて、活用しているのいないのか。

ミスの少ない人は、普段の生活から「ミスをしない習慣」が身についている。一方、ちょこちょこミスをしてしまう人は、「ミスをしやすい習慣」担っている。ミスをしない習慣を身につけると、身の回りのミスが驚くほど減っていく。

・「ミスをしない」は自己ブランドになる。

誰でも、ミスは「するよりはしない方がいい」かと思っているが、ミスは「しない方がいい」というような軽いものではない。「ミスをしない」ということは、それだけで信頼感が高まり、自分自信の「強み」になる。

ミスをしない人に対しては「仕事が速い」「切れ者」「頭がいい」などのイメージがあるが、ミスをする人は「だらしない」「頼りない」「うっかり者」などのように低く見られてしまう。

ミスは、そのものによる物理的な損失やダメージもあるが、それ以上に「あなた＝ミスをする人」というイメージが、何よりも恐ろしい。

仕事の質とスピードを同時に上げる方法

「付箋×TO DOリスト」でケアレスミスを撃退

どんな仕事をしていても、ついしてしまいがちな「うっかりミス」。

・出席しなければならない会議の開始時間を勘違い。呼び出されて気づき、20分遅刻。
・任されていた仕事をすっかり忘れていて、あわてて取り組まなければならない。など、日々忙しく過ごしていれば、このようなミスが起こることがある。

人間の脳は、「頑張らないとできないこと」や「新しい挑戦」にしっかり集中できるように、「大したことでないこと」「簡単にできること」については活動領域から押し出すようにできている。

それが原因で、「言われるまで気づかなかった」「すっかり忘れていた」という状態が起こってしまう。

このような「うっかりミス」は、一つ一つささいなことだが、放置できない。相手を待たせる原因になったり、焦りから新たなミスを引き起こす可能性もある。頼まれたことを何度も忘れたら、それこそ相手との信頼関係が崩れるきっかけともなる。

かといって、すべてーたとえば仕事帰りに牛乳を買って変えることーを、朝からずっと反復し続けるのは脳の無駄遣いに他ならない。

「たいしたことないこと」は堂々と脳から追い出す

そんな時に有効なのが「付箋」と「TO DOリスト」の合せ技。

使い方はシンプルで、今すぐ取り掛からないことは、些細な事もすべて、付箋に書き出す。1枚の付箋につき、やるべきことは1つだけ。書いた付箋は、重要なもの、期日が近いものが上になるように、重ねて貼り直す。

三日後に会議の予定があれば、時間と場所と会議の用件だけを書いて、2日後にやるべき付箋の次に貼る。期日の決まった提出書類があれば、書類名と期日を書いて、とりあえず今日のTO DOのところに入れる。

仕事のミスを事前に防ぐためには

・確認の意識を持つ

業務をおこなっていく上で、まずは業務内容をしっかりと確認する。その上で、わからないことがあれば、まずは自分で調べ、それでもわからなければ躊躇せずに上司や同僚に聞くようにする。

わからないことに対して、自分で勝手に解釈をしたり、上司や周りに聞かないまま業務を進めてしまうと、結果的に途中でミスが発生してしまい、やり直しや修正に時間がかかることもある。

そのようなミスを防ぐためにも、業務内容の確認は、入念におこなう。

・メモを取る

やるべきことが発生した時は、可能な限りメモをとるようにする。メモというと紙で書くものと思いがちだが、業務自体はパソコンでおこなうことも多いため、パソコンでメモを取ることをオススメ。パソコンを使わない業務であっても、紙だと無くしてしまう可能性が高いので、どの道パソコンでメモをした方が良い。

メモを書く際は、後で読み返したときにわかる内容にする。余計な情報は極力省き、必要最低限に心がける。

・短期集中型にする

人間の集中力は90分が限界という説もあれば、15分が限界との説もある。ただし、そのほとんどは「人間の集中力は長く続かない」ということで共通している。

集中力が切れてしまえば、当然ミスも起こりやすくなってしまう。このことからも、仕事をおこなう際は短期集中型を目指す。例えば、40分間の業務に対し5分間の休息を設けるなど、こまめに休憩を挟むことで、集中力が回復し、ミスの軽減につながる。

・ホウレンソウの徹底

ミスを無くすための最も一般的な方法といえるのが、報告、連絡、相談の徹底。このホウレンソウを日ごろからこまめにおこなっていれば、仕事上の多くのミスを無くすことはできる。また、ミスが仮におこっても、その被害を最小限に抑えることも可能。それは、ホウレンソウをおこなうことで、自分以外の人間にも、自分のタスク状況を知ってもらうことができるから。

・仕事の優先順位を決める

仕事が複数ある場合がほとんどだが、それぞれのタスクの納期や難易度を洗い出し、タスクごとの優先順位を決める。まずは納期が迫っているものを優先させる。納期に余裕がある場合は、難易度の高いものや、仕事の重要度を基準にして決めるのも良い。

・作業環境の整理整頓をおこなう

デスク周りの整理整頓など、作業環境の改善も、仕事上のミスを大きく軽減する。書類で埋まっていたデスク周りは、ペーパーレス化をおこなうことで劇的に改善する。

また、椅子や机があまりにも自分に合っていないと、ストレスを引き起こす原因となるかもしれない。その場合は、椅子や机を自分に合ったものに変えることで、ストレス軽減やモチベーション向上につながり、結果的にミスも減っていく。

所感

今回この本を読んで、ミスをしないはその人に対する信用に関わってくることを学んだ。たしかに、ミスをしない人は「できる人」と認識され、ミスをする人は「だらしない、任せにくい」と思われる。自分の信用を高めるためにも日頃からミスをしない意識を持つことは非常に大事だと感じた。

そして、ミスをしないためにもいちばん重要なことはホウレンソウだと思った。今は現場に出てまもなく、右左も分からない状態。だから、今の段階で仕事を任せられて、わからないところがあったらすぐに聞くべきだと思う。聞かずに自分の解釈だけで取り組んで間違ってしまうと取り返しの付かないことにもなりかねない。だから少しでも分からないことがあったらすぐに聞くことにする。

これからの行動

①分からない部分があったらすぐに質問する。
②初回のミスは仕方ない部分があるから、同じミスを繰り返さないようにする。

上記の2点を意識してまずはこの一週間意識して取り組む。

②の部分は毎日、就業後に、今日一日でどんなミスがあったのかをドキュメントでまとめる。そしてそのミスはなぜ起こったのかを原因分析し、次に同じミスをしないためにはどうしたら良いのかまで考える。

ミスにならなかった部分でも、改善するべきポイントがあったらそれも書いて、どうしたら良いのかを考えまとめる。

◆結果目標

➀22卒で一番元気、明るい、存在感が大きい人になる。
➁広告運用を自分一人で一通りできるようになる。
➂人前に出て話しても、緊張せずリラックスして自分の言いたいことを
スムーズに話せるようになる。