【実践編5:“出張前に出張レポートを完成させる？“アウトプットイメージ摺合せの一例】
おはようございます。今回は、ある後輩とリモートで話をしていた際の対話をネタに投稿したいと思います。定期的な勉強会の後に雑談をしていた中で出張するという話を聞き、その準備について、ついつい余計なお世話をしてしまった話です・・。
・・・・・・・・
◆出張前にレポートを完成させてしまう？
👱（後輩）；あ、そー言えば、今度●●工場に出張にいってきます。
👨（私）；あー△△のデータ取り件か。おれも、本社のAさんから聞いてるよ。一緒に行くんだってな。重要案件だもんな。ところで、目的とかアウトプットイメージとかすり合わせしてあるか？
👱；いや、特にしてはないですね・・。したほうがいいですね。
👨；ああ、そうだな。じゃあさ、出張に行く前にレポート完成させて俺に見せてくれない？
👱；レポートを完成？行く前に？どういうことですか？冗談いわないでくださいよ（笑）
👨；半分冗談（笑）、でも半分本気だ。ちょっと考えてみてくれ。出張に行く目的は決まているよな？そして、自分なりに何をアウトプットとして持ちかえってこなければならないは解っているな？
👱：はい。自分なりには。
👨：出張から帰ってきたらさ、レポート書く時、目的・背景から書き始めるでしょ。でもさ、それって、いく前からわかっていることだし、むしろ出張承認を上司にもらうときに書いているはずだ。だからさ、そこは書けるよな。
👱；はい。
👨：ただ、目的・背景の部分には、“出張から帰ってきたらどんな状態になっている”ということも記載してくれ。それこそアウトプットイメージになる。これが抜ける時があるんだ。それとさ、予定されているスケジュール、そして目的のためにそこで自分が何をするのも具体的に考えてみてくれ。
👱；なるほど。はい。今回はある調査に行くのですが、その調査をするためのフォーマットをシートは作ってあります。そのためにもっていく調査用具や準備物もまとめてあります。
👨：おお。いいじゃないか。でも、それって個別シートになっているんじゃないか？
👱：はい。個別シートです。
👨：個別シートはメモ用としてはいいが、上記の目的・アウトプットを記載したものと同じシートに、その蓄積した細かいデータをこのようにまとめるというイメージのフォーマットを作っておいてくれ。まとめのイメージを持っていないとデータの取り方を間違えてしまう場合があるんだよね。ここにこんなグラフを載せるというような具体的なものだったりする。”要する”にというシートを作っておくイメージだ。そして、その結果を受けて書くだろう、”わかったこと”であったり”結論”を書く欄も用意しておく。
👱；おお、なるほど。わかりました。なるほど。
① 目的・背景、出張から帰ってきたらどんな状態になっているか
② スケジュール・準備する用具やツール
③ 取得するであろうデータや情報を取りまとめるためのフォーマット（細かい記録シートは別シートで作成。あくまでも“要するに”がわかるものにするように意識する。）
④ 結論欄（わかったこと、結論）
⑤ 今後のアクション・予定
の順で書いていけば、当然空欄であるもののレポートの型は出来てしまうということですね。だから出張前にレポートを完成させてしまうと・・。なるほど。
◆アウトプットのすり合わせ
👨；そう。そして、それを上司であったり、一緒に出張に行く関係者にシェアをするんだ。そうすると具体的な調査項目やアウトプットのイメージというがわかるはずだし、もし上司や関係者が違うイメージを持っていたら齟齬を解消できる。ある意味、そこで議論が出来ればよりお互いのアウトプットのイメージを理解することができるんだ。文脈つくりにもなるね。
👱：なるほど。出張の現場にいって、“あれ？俺はこう思っているけど、、”なんていって内輪で議論していたらせっかくの出張時間を非効率に使うことになってしまいますね。
👨；そう。そして、出張後にレポート出して“全然違うじゃないか、ここは確認したのか？これじゃいった意味がないじゃないか”と上司に言われてしまうリスクはかなり低くできるんだ。“この目的で、このアウトプットのイメージで、この内容を調査してきますよ”と書かれているものを見て、OKだしたら、さすがにひっくり返すことはないはずだ。それに上司からもアドバイスがより具体的にもらえる。自分の意思や考えを見えるようにして、それを関係者上司とのコミュケーションツールにするってわけだ。
👱；なるほどです。それぞれのシートを印刷して持っていきます。
◆レポートは鮮度が大事
👨；印刷でもいいけど、おれは現場にパソコンをもっていって、直接記入をお勧めするな。もちろん課題の種類に寄るけど、何らかの数値データを記入したり、品質問題のチェックに行って写真を撮ったりする場合は、各種データはすぐに準備したシートに入れる。それとは異なる種類の出張、例えば工場のレイアウト調査とか関係会社の改善を学ぶとか訂正ていきなものであれば、準備したシートをＰＤＦ化してipadにいれてgood noteのアプリに展開して記入していく。つまり、瞬時にデジタル化していったほうがいいと思う。紙からの転記の時間できれば削減したい。
👱：おお。。そうですか。
👨：そして、現場で実際に記入だ。もちろん、そんな完璧にイメージ通りになることはないんだけども、微調整をしながら対応していくことになる。ただ、繰り返していくとイメージの精度も上がってくるし、場に応じた修正の腕も上がってくる。
👱；訓練ですね。
👨；っていいながら、俺もいつもできているわけではないから、天に唾を吐いているようなもんなんだけどね。ただ、レポート提出は早ければ早いほうがいい。送られたほうは“こんなに早く？やるやん。”と思うのは間違いない。だから、若いうちから現場でデータをある程度固めて、体裁を整えたらすぐにシェアという癖をつけるといいよ。
👱；なるほどです。早速、上記のポイントを参考に、出張前にレポート完成させて上司と関係者とすり合わせから始めます。
👨：すまんな、いろいろ言って。頑張ってくれ。君ならできる！！
👱；いえいえ、頭の整理になりました！
・・・・・
彼は翌日に空欄のレポートを送ってくれました。上司と関係者ともすり合わせができたようです。ちょうど今出張に行っているので、来週、そのレポートを受け取るのが楽しみです。本日は、出張レポートの作成のコツと会うトプとのすり合わせの一例を投稿させていただきました。
さて、次回は、だいぶ毛色が変わりますが、「心理的安全性と組織成果の関係性」について過去解説した下記のマガジン（書籍）の内容も使いながら記載したいと思います。
また、下記noteに、ものづくりに携わる人であれば、必要であろう内容について、対話形式で解説しています。もしご興味あれば、覗いていただければ幸いです。(長編マガジンもありますが是非)
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？