GMOユナイトエックスの組織を深掘り！～業務進行管理チーム編～

こんにちは！GMOユナイトエックス株式会社note編集部です！

前回までの記事で、GMOユナイトエックスを編成する「営業チーム」、「SNS運用チーム」、「FanSpotチーム」をご紹介してきました。GMOユナイトエックスを編成するチームが、それぞれどんな仕事をしているのか、理解が深まってきたのではないでしょうか。

チーム紹介シリーズ最後は「進行管理チーム」のご紹介です♬
それではご覧ください！

■進行管理チームの役割

会社全体の業務や案件の進行が、問題なくスムーズに実施できるようにサポートするお仕事です。
　案件の管理から運用サポートまで幅広く行っています。一言でまとめることができないほど、様々な業務があります。
細かな気遣いや先回りした行動が必要とされる、簡単なようで難しい役割となっています。

■仕事内容

　案件の内容や進行具合など、全体を把握し、どのようなフローや業務サポートが必要なのかを考え、手配や準備などをします。
例えば、営業チームが案件を新しくとってきた場合、まずお客様との契約手続きを行います。その後、ミーティングを設定し、案件を遂行し、施策の実施結果についてフィードバックします。その一連の流れの中で発生する、契約手続き・ミーティングの設定・案件の運用サポート・フィードバックの際に提示するレポートの作成、などが主な業務内容になります。
案件を遂行するうえで発生する、すべてのフローに関わっているといっても過言ではありません。
そのほかにもメンバーの業務が少しでも円滑に進むように、社内環境を整えたり、時には会社全体のルールを策定することもあります。

■ 仕事内容の詳細まとめ

　・案件や施策におけるディレクション業務
　・クライアントとの契約手続き
　・社外、社内における打ち合わせ等の日程調整
　・請求や発注に関連する書類の作成
　・キャンペーンの実施における事務局対応
　・SNS運用のサポート（レポート作成・投稿作業など
　・秘書業務
　・社内環境整備
　・採用研修サポート

■求められていること

　案件やメンバーの状況を常にアンテナを張って把握し、「先回りして行動を起こすこと、相手が何を求めているかを素早く感じ取り実行すること」がとても大切です。
要望に対し、依頼者の真の意図を感じ取り、依頼内容のその先のことまでを考えながら、臨機応変に対応することが求められます。

単純に依頼されたサポート業務をするだけではなく、案件の中で滞っているフローがある場合には、積極的に声をかけ、円滑な進行・ミスを防ぐことにつなげています。
また、業務で発生するチャットのやり取り一つにしても、一回のやりとりで全てが完結する文章を心がけていたりします。
小さなことですが、この小さな気遣いこそが会社全体の業務を円滑にするための助けにつながっているのです。

いうなれば、率先した「おせっかい」がとても重要です！

いなければ困ることがたくさんある、「縁の下の力持ち」が集まったチームです。

以上、進行管理チームの紹介でした。

最後までお読みいただきありがとうございました！
ぜひこれからもお気軽にGMOユナイトエックスnoteへお立ち寄りくださいね。お待ちしております！

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