身近な業務課題改善に向けた次なる歩み

自己紹介

こんにちは。
私はスーパーマーケットの商品部で働いています。
主な仕事は商品の仕入れになります。
昨年より担当の変更があり、新しいことを覚えながら毎日を過ごしています。

今までも同じようにあった業務のはずなのに、立場がかわり見え方が変わると課題があることに気が付きました。
今回は自部署のメンバーも巻き込み業務課題の改善に向けて意見を頂きました。

今回は「身近な業務課題解決に向けた小さな1歩」第２弾！

身近な業務課題とは

①各自のスケジュールが共有されていない（今日お休みですか？）
②ＰＯＰ申請時の売価確認作業（1番気をつけたい部分です）
③投入商品が一覧で管理できない（店舗は入荷の確認が毎回必要）
④店舗要望商品の確認作業（しっかり答えたい）

①各自のスケジュールが共有されないは前回の記事を見てみてください。

今回は課題②③を5Ｗ1Ｈで考えながら部署内メンバーに意見を頂きました。

②ＰＯＰ申請時の売価確認作業

買い物した際に、売場に表示されている価格とレジで支払う価格が違ったら・・・お客さまの信用を失ってしまいます。
絶対にあってはならないことです。
自部署ではお客さまの信用を失わないために、ＰＯＰ申請時の売価確認作業を２回行うようにしています。当然１回目はバイヤー段階での確認です。
２回目は自部署のメンバーで確認していきます。私も以前はこの作業をしていました。この２回目の確認作業が時間がかかります。2回目の確認作業は同一の企画対象部門（約10部門）をまとめて確認します。長期企画、１ヶ月企画、週間企画、日替り等ありますが、期間の短い企画の販促売価が長期企画の販促売価より高くなっていないかを確認していきます。確認方法は各企画で新規で売価登録する際に既存で実施している販促売価をVLOOKUPであて差異で確認を行います。各企画ごとに売価を管理しているのですが、企画の位置づけで確認作業が増えてきます。バイヤーの時点でも確認はして頂いているのですが、確認が必要な商品がある場合があります。この確認商品に問題があるかを確認してもらい、ＰＯＰ申請ができるようになります。商品のマスター売価の一覧、各企画の販促売価の一覧作成など事前の準備にも多くの時間を費やしています。
大切な作業なので当然かもしれませんが何とかしたい！！
この課題を私なりに整理してみました。

部署内でヒアリング

・早く実用化してほしい。自分たちでも確認作業が行えるようになるかもしれない。（パートさんＡ）
・自分でも確認して提出しているが間違っているときがある。２回確認してもらっているから防げている部分があるのは事実。１回目の確認で同じようにできれば作業効率が上がると思う。（先輩Ｂさん）
・人が行う作業なので間違いがある場合があり、確認するほうも毎回不安になる。特に気をつけなければいけない部分なので、毎回作業をする際に緊張する。（同僚Ｃさん）
・二重チェックしなくても良くなるのでは。確認方法も同じになるはず。（先輩Ｄさん）

ヒアリングを実施して

ヒアリングを行った結果、効率よく管理したいという声が多かった。
多くのバイヤーもこの部分に時間を費やしていることがわかりました。
確認作業も今まで行えなかった人ができるようになるのではとの声もあり、作業の幅が広がると思いました。

③投入商品が一覧で管理できていない

私は、各バイヤーから１ヶ月先の週間で展開する企画や商品を１枚の週間計画書にまとめる仕事もさせて頂いています（この仕事は３年以上やっています）。

イメージ

この仕事をさせて頂くようになってから、各企画の開始日や終了日、展開商品など特に意識するようになりました。各企画の計画や展開商品に間違いがあってはいけないからです。この計画書を作成するにあたり、どのように作成したら情報を受け取る側の店舗担当者に伝わりやすく、わかりやすいものになるのか、また、店舗が欲しい情報は何かを直接聞く機会を作りました。意見を聞いた際に多くの声を頂いたのが、その週に入荷する商品が何日に自分の店舗にいくつ入荷するのかというものでした。週間販売計画書で店舗別の数量まで記載することはできないのですが、投入商品の情報が必要なのはよくわかりました。店舗に向け投入商品リストは開示していますが、シートが多く1つ1つ確認しきれない、システムを立ち上げ、確認するにも時間がかかります。何としても解決し店舗の作業効率と売場展開の実現度を高めたい！上記のイメージに店舗の投入数量が入るとわかりやすく計画も立てやすくなると思います。
この課題についても私なりに整理してみました。

部署内でヒアリング

・商品の投入情報が１枚で管理できるのはとても便利。これを機にフォームもすべて統一し実施できると良いのでは。（先輩Ａさん）
・情報をまとめるのに今まで以上に時間がかかるのでは。
投入日を決めてまとめて発注してみてはどうだろうか。（先輩Ｂさん）
・入荷商品と売場の展開計画が一致するとさらに良い。（同僚Ｃさん）
・問い合わせがあった際に自分たちも簡単に確認ができるようになるので便利だと思う。（先輩Ｄさん）

ヒアリングを実施して

今までできていなかったのでできるようになれば便利。店舗にとっても良いのではとの声が多かった。今回は課題に対してのヒアリングだったので、どのように実施できるかがなかったのですが、１番気になっていた部分は、どのように実施していくのか？という点でした。実現可能な方法を考え提案できたら良いと思います。

④店舗要望商品の確認作業

バイヤー業務に携わってから私が1番驚いたのは店舗からの要望商品やお客さまからの要望商品の多さです。店舗やお客さまからの要望は大切にしたですね。例えば、「何日に〇〇商品を100個」などです。依頼を受け、お取引先様に電話やメールにて納品可能かどうかの確認をします。確認ができたら、店舗に導入の可否を連絡します。現在、200店舗以上の店舗があり要望が集中すると午前中が要望対応だけで終わってしまうこともあります。バイヤーによっては複数部門を担当しているのでもっと時間がかかっているはず。
この課題についても私なりに整理してみました。

部署内でヒアリング

・自動で対応できると違う部分に時間がさけるようになる。（先輩Ａさん）
・自動にした際に相手が確認できているかが気になる。確認できていないとさらに時間がかかり、トラブルになってしまう可能性もあるのでは。（先輩Ｂさん）
・電話等で連絡することで、店舗とのコミュニケーションが取れている。大変でも今のままでもいいのでは。（同僚Ｃさん）

ヒアリングを実施して

私はこの業務が少しでも改善できればと考えていましたが、バイヤーによっては課題と感じていない場合もあることに気が付きました。様々な意見が聞けたことで気づくことができたので良かったです。

まとめ

各課題に対して同じような意見、もっとこうしたほうが良いのでは？など意見を頂けたので良かったです。
今回は私がこの3つの課題について確認したため、もっと大きな課題が隠れているかもしれません。その部分についてもどこかのタイミングで取り上げ、業務課題の改善を図っていけたらと良いと思っています。
各課題を部署内メンバーで共有しながら進めていきたいと考えています。
最後まで読んでいただきありがとうございました。