令和3年度（2021年度）学内研究会開催報告

タイトル：大学における書類（文書）管理の効率化
日　時　：令和4年2月25日（金）　13：30～14：40
講　師　：後藤秀彦氏（マネジメントシステムコンサルタント）
方　法　：Zoomウェビナーによる配信
 
　講師の後藤秀彦氏は、本学総務部で文書管理コンサルティングをされている。本講演では、米国流レコードマネジメントシステム（文書管理システム）の考え方に基づく、実用に耐えうるシンプルな文書管理システムについて、本学総務部の活動を事例にして述べられた。
　事務棟(1号館)建設にあわせ、総務部が文書管理制度の構築、文書削減に特化した推進事務局を設立し、後藤氏がコンサルティングをされている。なお、文書削減には、リバウンド（文書量の再増加）防止も含まれている。
　氏はリバウンド防止のため、ソフトウェア（理念、ルールおよび制度運用支援ソフトウェア）、ピープルウェア（6Ｓ教育（整理、整頓、清潔、清掃、躾、作法）、点検・監査・改善活動）、ハードウェア（オフィス環境・キャビネット・ファイル用具、PC・スマホ・ネットワーク環境等）の必要性を主張された。6Ｓ教育にある「躾」とは、決められたことを正しく守る習慣づけのことである。
　この考えのもと、マネジメント・システム（PDCAサイクルによる計画・実行・監査・改善・継続）を基本とするシンプルで実用的な文書管理システムであるKINDS（KINdai Document System）が構築された。これは、制度的な文書管理支援システムの組み込みのほか、リバウンドの防止も視野に入れたものである。
　現在、KINDSはうまく運用されており、6Sが定着し、リバウンドがない状況ということである。最後に、このような状況を維持するためには、継続的なKINDS運用に関する監査が必要であることを強調された。
　なお、校史に関する史資料については別途整理･保存しているが、これをKINDSにどう位置づけるかは今後の課題である旨にも言及された。

文：広報室建学史料室研究員・近畿大学短期大学部教授　　田窪　直規
写真：近畿大学東大阪キャンパス　学内から見た西門

（2022年12月1日公開）