デジタル書斎２　ペーパーレス

前回はデジタル書斎に必要なハードウエアとそれに関連するソフトウェアを紹介し、その延長で散らかる紙のpdf化も少し取り上げました。
既に製本されている報告書等については捨てるのが一番ですが、それでも電子化して保存したい向きは、LION　PAPERCUTTER　PCA4-PNというカッターを購入して背を5-8ミリ程度切り落としてIX500でスキャンすれば簡単にpdf化できます。10ミリ厚くらいまでは一度に切り落とせますがそれだけに危険でくれぐれも指を切らないようにお願いします！スキャン前にジャムらないように原稿をさばいておくといいでしょう。
購入した書籍は残す本と処分する本に分けて断捨離します。私は基本、自書に引用した本は引き続き保有し、後でまた探すと思われる本も保有し後は廃棄処分にしました。積読だけの本、本棚に横に突っ込んであった本がなくなり書棚がすっきりしました。
次に名刺です。これも長年苦労しましたが現在の結論は、20枚ずつくらいIX500で読み取り
付属の「名刺ファイリングOCR」でOCR化することです。今は「名刺ファイリングOCR」は付属せず別のソフトが付属しています。スキャンの前に設定でアプリケーションを切り替えて置く事。読み取りは片面で十分でしょう。名刺のメールアドレスは字が小さいので、白黒400bpiにしておいた方がいいでしょう。名刺管理のポイントOCRの読み取りミスを気にしないことです。OCRはミスもりますが、イメージも保存されるので、必要がればその時見ればいいですから。私は氏名とメールアドレスだけはは修正しています。メルマガなどの叙法情報は配信に使います。既に5000枚分は超えています。仕事によっては企業名も修正する必要がありますね。住所・・・気にせず放っておきます。これで名刺は全部捨てられます。この気分は最高です。
書斎のデジタル化された資料を知的活用するのに必須のソフトウェアは、DropboxとEvernoteです。両方ともクラウドの無料サービスですが、ここは少しお金を出して有料にしておきます。有料ですと、Dropboxのクラウドの容量は５０Gになります。システムがローカルのDropboxのホルダーとクラウドのDropboxのフォルダーを自動で同期します。バックアップも自動でとります。ファイルも間違って消したファイルも戻せます。これが凄い！これで、複数のパソコン、iPad、iPhoneでどこでもマイドキュメントが共有出来ます。ユビキタス環境の実現です。
Evernoteはローカルホルダーが置ける事と、クラウドにアップする容量が無制限になります。動画のアップには効くでしょうがドキュメントはたかがしれています。容量が大きくなることよりもローカルフォルダーが便利です。Everenoteはちょっとした情報をメモしておくツールです。IEやChromeにEvernoteのプラグインを入れて置くと、気になるサイトの全体や、記事、URLをワンクリックでクラウドにしまって置けます。ブックマークよりはるかに便利です。手書きの白板の情報や、バス停の時間表の写真・・なんでもメモできるうえに、画像の情報はOCRしておいてくれますので、あとで検索できます。機器のシリアル番号も写真にしてEvernoteに入れています。
iPhoneの写真もそのままDropbox 、Evernoteに送れます。ただ写真はiPhoneの写真ロールをGoogleフォトにアップしてAIで自動で整理してもらうのが最高です。
さらに、こうしてクラウドに放り込んで置いた情報はGoogleの検索エンジンが一緒に検索してくれるので、思わぬ時に情報が浮上します。紙では不可能でしょう。これも凄い！