証憑から生まれる取引・明細から生まれる取引

freeeで支出取引が作成されるルートには2種類あります。証憑から生まれる取引と明細から生まれる取引です。

証憑から生まれる取引とは、受取請求書や証憑と一緒に申請される立替精算などです。

明細から生まれる取引とは、銀行口座やクレジットカードなどの同期明細によって認知され、取引が作成されるものです。

証憑から生まれる取引の特徴

証憑から生まれる取引の特徴としては、その証憑で取引の存在を認知し、内容を確認し、登録されるものです。

レシートや領収書をなくしてしまえば、支払者本人以外はその存在を認知することはできませんし、立替申請を溜め込まれていても経理担当者は存在を把握できません。

受取請求書であっても、気の利いた仕入・調達担当者であれば請求書が届いていないなどを気づくかもしれまんせんが、多くの中小企業では、経理担当者の手元に請求書が届かない限り、その取引の把握は不可能でしょう。

証憑ファーストでのfreeeへの取引登録

さて、証憑ファーストでの取引の登録の最適解は何でしょうか？

当然、会社の規模や文化によってフローは違うものになります。中規模以上であれば仕入・調達担当者が内容をチェックし、支払依頼等の社内手続きを経た証憑が経理担当者に回ってくるでしょうし、さらに大きな会社であれば仕訳承認などのプロセスも発生するんでしょうね（知らんけど）。

小さな会社であれば、「これ支払っといてー」と投げられることもあるでしょうし、そもそもノーチェックで届いた請求書を処理してる会社もあるんだと思います。

まあ、ともかくも無事に経理担当者の手元に届けば、後は、「内容確認＞取引登録＞支払」のプロセスになるわけです。

同期済みの法人カード以外での日々の支出も基本には同じ流れですね。レシートや領収書が経理担当者に届いて精算される（もしくは小口金等の残高が確認される）わけです。

証憑ファーストの取引をどう効率的に登録するか

実は、ここまでfreeeラボで続けていた連載「freeeファイルボックスの証憑管理を自動化しよう！」は、主に証憑ファーストの取引をどう効率的に登録するかに通じる内容でした。

freeeファイルボックスの証憑管理を自動化しよう！｜freeelover｜note

Googleドライブに保存してしまえば、後の処理がAIの力で楽になる！のを目指していました。

ちなみに通常のfreeeの取引登録であれば…
1. 経理担当者が証憑を確認しながら取引登録 ＞ 作成した取引に証憑添付
2. 証憑をファイルボックスに保存し、取引未作成のファイルから取引作成
3. 経費精算から取引作成

あたりがパターンでしょうか。正直、経費精算については触ったことがないので、フローのイメージが湧きません。

勘定科目の設定や、税区分の選択、場合によっては部門付やメモタグの付与など、意外とチマチマした作業です。

ということで、freeeラボでは、過去の取引パターンをAIへのプロンプトに与えて（場合によっては学習させて）、仮取引を作成するフローを（相変わらず）研究中です。

レシートなんかであれば、OCRによる金額や日付の把握が、かなり実用的な精度です。勘定科目の選択や部門付は、各社のコンテクストを理解していないと難しい面もあるので、親フォルダ「部門名」 ー 保存フォルダ「勘定科目」などにして、ファイルの保存フォルダによって勘定科目の選択や部門付を人間がサポートする仕様がオススメです（また後日スクリプトを公開予定です）。

課題はやはり適格請求書判定と軽減税率です。特に税率が複数ある取引は金額の配分もままなりません。ここはまだ人間のお仕事のようです。

明細ファーストでのfreeeへの取引登録

続いて明細ファーストの取引です。多いのは同期クレジットカードの明細でしょうか、加えて家賃など定期的に発生する口座引落ですね。これらの処理は、freeeの標準機能で自動登録ルールというのがあります。これを使うのが王道です。

家賃のように単一明細のシンプルな取引であれば自動登録ルールが便利です。明細にあがってくる文字列をルール化してしまえば、あとはお任せ。

定型だけれど複数明細が必要な取引の場合、自動登録ルールで、取引テンプレートを推測するという処理が選べます。取引テンプレートはその名の通り、定型の取引を呼び出せる機能なので、登録がスムーズです。

ただ、取引テンプレートを推測するでは金額がテンプレートと一致している場合でも自動的には登録されません。一度、内容を確認してから登録するひと手間が必要です。

クレジットカードの明細の場合は、自動登録ルール適用には注意が必要です。明細のテキストから支払先は推測できますが、詳細な支払内容に関しては証憑を確認する必要があるため、完全自動は危険です。

明細ファーストでの課題

明細ファーストでの取引登録の課題としては、証憑の添付が漏れがちであること。単純な取引に関しては、証憑無しでも正しい取引が登録できてしまうため、ついつい証憑添付が後回しになって、添付漏れが起こりがちです。

また明細ファーストの取引に限りませんが、すでに登録されている取引に後からファイルボックスに保存された証憑を添付する作業は、地味に時間がかかります。

ちなみに最近、ファイル紐付けチェック機能がリリースされました。

取引の一覧でファイル紐付けを効率的に行う（自動でファイルマッチング機能）

ファイルボックスの証憑をfreeeがOCRし、日付と金額が一致する取引への紐付けを提案してくれる機能です。気になる精度はfreeeのOCR機能の精度に依存するので、証憑のレイアウトや中身次第というところでしょうか。

個人的には、この機能はあまり使っていません💦
レシート類は、証憑のメモ欄に「勘定科目_支払日_支払金額_支払先」を記入して、その情報から証憑未添付の取引とスプレッドシートでマッチングして紐付けしています（このスクリプトも後日紹介します！）。

メモ欄の記入が面倒じゃないか…と思われると思いますが、ここはAIを使って省力化しています。

明細ファーストでも自動登録しないという選択

明細ファーストでも自動登録しないという選択もあります。証憑から取引を作成し、その際に未決済とすることで、銀行口座やクレジットカードの明細から消し込みという形でマッチングすることができます。

証憑をくまなく収集するのであれば、すべての支出取引の登録フローを証憑ファーストにほぼ集約できます。

万一証憑の取得漏れがあっても消し込みされていない明細が残るので、チェックも容易です。

やっぱり証憑ファーストを磨きをかけよう！

まとめると、証憑を添付する必要のある取引は、証憑ファーストでの登録に集約させていきたいと思います。

例外は、家賃や顧問料など定期的に発生しつつ毎回証憑が発行されない（最初の契約書だけ）の取引です。これらは、自動登録ルールを活用していきたいと思います。

#freeeひよこ部 #freeelover