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【スペシャルインタビュー #5】オフィスファシリティのプロとして些細なことも相談できる心強いパートナーです_アスクル株式会社/岩津さん・長谷川さん・亀井さん

FaMil

オフィス用品はもちろん、医療・介護、現場用品などの事業所向け通販サービス「ASKUL」といえば、日本中のワーカーがおそらく一度は注文したことがあるのではないでしょうか。2012年には個人向け通販サービス「LOHACO」も開始するなど事業を拡大しています。

2001年に本社を東京都江東区辰巳に移し、倉庫と一体化したオフィスを構築。顧客の声を隅々まで届けるという想いを体現するその画期的なオフィスは、グッドデザイン賞や日経ニューオフィス賞を受賞します。2011年の東日本大震災で被災しましたが、オフィスへのこだわりは現在の豊洲キュービックガーデンへの移転でも引き継がれました。その頃からDE-SIGNグループとのお付き合いが本格的にスタートします。

来年30周年を迎える同社は、DNAに「お客様のために進化する」を掲げており、オフィスも現在の姿になるまでさまざまに進化してきました。今回は改修プロジェクトにおける苦労話、外部パートナーに対するお考えや、現在抱える課題など、お話しいただきました。

写真上から、
アスクル株式会社
岩津 徹さん 人事総務本部 仕事場改革 部長
長谷川 仁さん 人事総務本部 仕事場改革 ファシリティーマネジメント マネージャー
亀井 一行さん 人事総務本部 仕事場改革 担当部長

――ディー・サイン含め当グループとは2013年ごろから現在に至るまで、大小さまざまなプロジェクトでご一緒させていただいています。2014年ごろからは日常的なファシリティーマネジメントサポートも加わりましたが、どのようなご依頼をいただいていますでしょうか?

長谷川さん:
文字通り、“ファシリティーマネジメント”で、社内の什器の入れ替えや、レイアウトの管理を中心にいろいろと依頼させてもらっていますね。人事異動に伴うレイアウト変更において、その実装の際のスケジュール調整や進捗管理などもご協力いただいています。日頃から些細な相談にも乗ってもらっています。
 
直近では、ミライベースプロジェクトという新しい働き方への取り組み(2020年6月~2021年5月)を実施しておりましたが、そこにもご参画いただきました。

岩津さん:
プロジェクトマネジメント役を担っていただきましたね。オフィスの企画や、フリーアドレス導入のために片付け(断捨離)もする必要があって、30名以上のメンバーをリードする進行管理を一緒にやっていただきました。

――どのようにサポートできていますでしょうか?

長谷川さん:
ビル管理の調整や、価格交渉、各業者さんやデザイナーさんのコーディネートなど、とても大事な役割を果たしてくださっています。あらゆる場面で、我々の言いたいことを咀嚼して相手に伝えてくださるのでとても頼りになります。
 
価格交渉などはやはりプロの目線で、私たちの視点とは全然違うので、すごくそこは信頼していますね。特に私は、総務部に異動になってからすぐに前述のプロジェクトに入りましたので、右も左もわからなくて。ご担当の竹村さんに本当に助けられました。

――ありがとうございます。担当させていただいている期間も長いため、こちらとしてもやりやすい部分はあるかと思います。

亀井さん:
そういう意味では社内のだれよりもアスクルを知っているんじゃないでしょうか(笑)お人柄も含めて、頼りになります。

――直近では2021年、その「ミライベースプロジェクト」でコロナ禍を受けての本社改修を実施されたわけですが、振り返って、いかがでしたか。

岩津さん:
これまでにない新しい働き方を現場にマッチさせるにあたって、多くの情報を必要としました。また全部門を巻き込んでのPJでしたので、意見を取りまとめ、やりたいこと、やれることの取捨選択をしていく、という点では非常に苦労しました。

亀井さん:
実際のアクションとして、「断捨離」のフェーズが大変だった印象です。いつもビルの窓際あたりにサンプルだとかいろんな荷物が置いたままになっていて、今まで何度もやろうと思ってもなかなか動けなかったんですよね。それらを移動なり処分なりして新しいスペースを確保する必要があったので。

長谷川さん:
端的に言えば、全員がサイドキャビネットを持っていたんですよ。それをこの機会にほぼ100%処分する事ができました。

――移転ではなく今ある場所でのスペース確保ですもんね。それは、社員の皆さんも大変でしたね。

岩津さん:
集中エリアをまとめた「Quiet」という一帯はかなり改修したゾーンです。個人ブースを多く設置しWEBミーテイングなどの作業をしやすい環境を作りました。個人ブースはあえて複数のメーカーの製品を手配したのですが、こちらがどんな準備をすればいいか、など全体のコンサルティングをやっていただきました。
 
カフェについては、レイアウトを変えながらカーペットの張替えをしたり、パートナーさんが休憩しやすいような家具やレイアウトを工夫したりなど、それぞれのエリアでやることが違って、作業量が盛り沢山でしたね。
 
期限を決めて進行していたPJでしたので、後半のほうは特に、いかに期限までに着地させるか、というのを竹村さんに毎週の定例でマイルストーンを切っていただいて、リカバリーすべきところはどこか、など細かく確認しながら作り上げていった感覚です。

―――外部パートナーの“素養”としてはどのように感じていらっしゃいますか?

長谷川さん:
専門性を持っていらっしゃることが我々にとって一番心強いです。私にとっては不慣れな言葉やわからない領域について頼れる存在ですし、また交渉相手とも柔らかく接することのできるコミュニケーション能力の高さには感心させられます。つい些細なことでも相談してしまって申し訳ないくらいです。

――些細なことでも気軽に相談していただける、という関係性を築かせてもらえているのは当社としてもありがたいです!

亀井さん:
竹村さんは非常に正直に言っていただけるところがすごくいいと感じています。できるかできないか、難易度とかもわかりやすく伝えてくれますね。時々こちらの無理なお願いなんかも、ちょっと嫌な顔しながら…いえ、嫌な顔一つせずに(笑)、やっていただけるのがありがたいですよ。

長谷川さん:
それあります(笑)
「ここは御社の範囲じゃないよな…」と思うようなことでも、何度かすがってみたらほんとにやってくださったことがあって(笑)。御社にメリットにならないようなことでも動いていただけるサービス精神というか、そういうところもある方ですよね。

―――今のところありがたいお言葉ばかりをいただき恐縮です!逆に、今後弊社に期待したいことなどありましたら教えていただけますか。

亀井さん:
真面目な話になりますが、御社側の視点で考えると、後進を育てていくことが一つ課題になるかもしれませんね。竹村さん的な安心感のある方をぜひ増やしていって欲しいですね。

――貴重なご意見ありがとうございます。誰が担当になっても安心していただけるよう、精進してまいります。

長谷川さん:
FM会(ファシリティーマネジメント担当者の会)には数回参加させていただきました。私のように総務経験が少なく、他社の知り合いも少ない状況では規模や環境の違いはあれど、同じような悩みや課題を聞ける機会をいただけて感謝しています。
 
特にこの3年ほどは、今までに経験のない悩みを皆さん抱えていますよね。「“今”何に悩んでいるのか」という視点で掘り下げていく機会として、継続していってもらいたいです。
 
ただなかなかオンラインで初参加となると、「もっと聞きたい」と思ってもどこまでお聞きしていいのか、空気感を掴めなかったりしまして。今後はリアルも含めて、ますますこのような機会を増やしていただけると嬉しいです。

――ありがとうございます。少人数であればリアル開催も実施しやすいので、企業規模やステージをそろえたり、同じ悩みのテーマで参加者を絞ったりと工夫していきたいと思っています。

――最後に、御社が現状課題と感じられていることをお聞かせください。

岩津さん:
一番は社員同士のつながりの部分ですね。
 
部署によりますが、出社率が現状(ならすと)3割程度。中には1年ぶりに出社しました、というエンジニアもいたりします。新卒採用は3年前からずっとZoomですし、横のつながりもできにくく誰に相談していいかわからない、という状況で、そこを改善しなくてはなりません。
 
ちょうどいま30周年プロジェクトを立ち上げていまして、そこでコミュニケーション施策を議論しています。イベントの企画や、業務外でもさっと集まれるような場を提供する、など。リアルのコミュニケーションをいかに活性化するか、が目下の課題です。

――やはりどの企業もコミュニケーションには悩まれていますよね。当社もアンテナを張って、他社さんの有用な情報がありましたら発信していきたいと思います。御社の30周年企画、実行されましたらまたぜひ取材させていただきたいです!


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