単純に見えて複雑なタスクのデザインとは？【ユタカジン】
おはようございます。今日も今日とてタスクシュート、ふぃるです！
タスクシュートを使っていると、一日のどこかで当日または翌日のプランを組むことになります。
このプランというものがまた曲者でして、何も考えずにやりたいことを詰め込むと破綻しますし、考えすぎて完璧に向かってもやっぱり破綻するんですよね。
そんな曲者のプランですが、私はどのようなところに気を付けているのか、という観点で今日はお話してみようと思います。
全部やるか一部やるかは人それぞれに向き不向きがある
そもそも、タスクシュートを実行するのは24時間全部が良いのか、一日の一部を切り取った方がいいのか、という問題があります。
結論から言いますと、人それぞれ向いている方でやればいい、ということになります。
例えば、私は24時間の記録を取った方が向いているようです。
なぜなら、24時間の記録を取っていても別に苦になることがありませんし、逆に一部だけ取ろうとするとなんだか落ち着きません。
また、仕事、プライベートに関わらず、抜け漏れが多い（多くなった）ので、プライベートはルーチンの山、仕事はプランで最低限やらなければならない事が記録されているタスクシュートが自分のメンタル維持に寄与しているからです。
つまり、24時間記録が向いている方はこういう方ということになるでしょう。
一部だけの記録をすると落ち着かない気分になる
記録を取ることが苦にならない
ToDoリスト替わりにタスクシュートを使いたい
先送り耐性（先送りが発生しても切り替えやすい）がある
では、逆に一部の記録の方が向いている人はどういう人なのでしょうか？
ここからは私の予測なので、正確とは言い切れませんが、次のような方だと考えています。
全部の記録を取るのが苦しく感じる
一部の記録でも気にならない
特に管理したい時間帯（曜日）が決まっている
先送りは何が何でも完全に撲滅したい
この中で、先送り耐性か先送り撲滅の意識かは結構大きい部分かなと考えています。なお、先送り耐性がある人＝先送りを気にしていない人ではありません。
先送り耐性がある人は、どうあっても起きてしまった先送りが起きても仕方ないよね、と気楽に切り替えられる人のことです。
楽天家とも言えるかもしれません。
完全撲滅派は、先送りを発生させる自分が許せない人のことです。
とてもきっちりしていて、1分着手が特に効果をあらわす人ですね。
でも、完璧主義とは少し違います。
ONとOFFが本当にしっかり切り分けられる人だな、というのが私のイメージですね。とても素敵な素養だと思います。
見積もり時間は単なる標識。絶対視してはいけない
タスクシュートでは時間の見積もりを行います。最初は時間の見積もりも不十分なのでうまくいかないことがある。ここまではだいたい皆さん同じ感覚でタスクシュートを実行できていると思います。
問題は、慣れてきたころ。慣れてきたころに見積もり時間から大きくオーバーすると、失敗したと大きく凹んでしまう人を時折見かけます。
この思考は非常にもったいないです。なぜなら、見積もり時間は単なる標識でしかないからです。
実行時間は自分がどれだけ時間を使ったかの記録なので非常に重要なのはお分かりいただけるかと思います。
でも見積もり時間は、何らかの理由でこのタスクにはこれくらいかかると自分で予測した数字にしかすぎません。
タスクシュートの話をするうえで、私が良く口にする言葉でもあるのですが、未来は誰にもわからないのです。分からない未来を完璧に見積もれるはずがないでしょう。
ならば、見積もりと実行がずれてもどうということはないはずです。そこを悩むことは、自分のマインドというリソースを無駄遣いしています。
こういうと、なら見積もりをする意味はなんなんだ？と言われるかもしれませんね。
見積もりをする理由は、その日何ができるのかをプランするうえで必要だからです。
そして、見積もり時間で一日というパズルを満たす必要は全くないのです。
むしろ、一日というパズルはスカスカの状態にしておいて、動いている中で見つけた、見失っていたピースを見つけて付け加えるほうが上手く行きます。
これが、アクシデントに対処する、という意味だと考えればイメージしやすくないですか？
タスクは着手する時間帯、場所、方法で効率は大きく変わる
同じタスクは、一日のどこに配置するかで効率は大きく変わります。
私の場合、頭を使うタスクは一日の早い時間帯に集中させた方がサクサク進みますし、遅い時間に入れると面倒くさくなって、着手してすぐあきらめたり、そもそも着手自体をあきらめたりするからです。
逆に、頭を使わないタスクや、頭を使うにしても自分が楽しいと思っているタスクは遅い時間に入れてもサクサクすすむので、そういうタスクは遅めの時間に入れています。
また、タスクを実行する場所も大きく影響します。
私は在宅で仕事をしているのですが、会社の仕事は在宅でもはかどるものの、個人事業の仕事は在宅だと雑になったり、そもそも着手しなかったりすることがあります。
それに対して、カフェに出掛けてＰＣを開いたりすると、個人事業の仕事がサクサク進んだりもします。
この理由はまだよくわかっていないのですが、他のタスクでも場所を変えるとうまくいくことはよくあるので、どこでやればこのタスクははかどるのか、と考えるのも大切なことです。
もちろん、方法も重要です。
ここで言う方法とは、ＰＣなのかスマホなのかアナログなのかという意味もありますし、頭で考えるのか、書き出していくのか、という話でもあります。
方法は、どうしてもこうあるべきに引きずられやすいのですが、色々試してみると、自分が思いもよらなかった方法が自分には向いている、ということもよくあります。
これらを色々と試して色々と組み合わせて最適化していくのも、タスクの記録を取るタスクシュートでは容易く出来ることです。
セクションを絶対的な壁とみてしまうと効果は大きく減衰する
タスクシュートの特徴の一つにセクションがあります。
セクションは、一日を複数のセクションで分けて、そこで行動の切り替えなどを行う考え方ですが、このセクションを絶対的な壁とみてしまうひとがとても多いようです。
私の場合、朝活→朝家事→仕事準備→午前仕事→昼食→午後仕事→夜家事→就寝準備→就寝の９セクションに一日を分割しているのですが、このセクションを容易く当たり前のようにまたがったタスク実行をよくやりますし、これでよいのだと考えています。
なぜなら、行動完了時刻をきっちり決めて、その時間で何が何でも終わらせることは非常に逆算的だからです。
行動完了時刻を決めて、それを順守するということは、一日を逆算してこのタスクにはこれだけの時間が使えると決めたのと同じことです。
実際にやってみたら気分が乗ってその時間じゃもったいない、ということもありますし、キリがあまりのも悪くてここで止めると気持ち悪いというのもあるでしょう。
だから、止めるときには自分なりの納得感も必要なのです。ここなら止めてもいいな、という所でとめることが次へとつながるわけですね。
では、セクションをきっちり守らなくてよいならセクションはなぜあるのでしょうか？
それは、自分の中のモードを切り替えるためです。
先ほどの私のセクションを見ていただければわかると思いますが、セクションをまたぐと実行するタスクの種類ががらりと変わります。
この切り替えを自分に知らせるのがセクションで、何時まで、という部分は実はたいして大切ではありません。
とはいえ、セクションの切り替え時間がないとメリハリをつけて実行タスクの種類を切り替えることが出来なくなります。
だからプランの時はセクションに即したタスクをセクション内に配置しますが、ログの時にセクションをまたぐことはまったく気にしないのです。
プランは今日そうしようというものだからセクションを順守すべきですし、ログのタイミングではキリの良し悪しの方が重要だからです。
タスクシュートは、そのタイミング毎に重要なポイントが切り替わります。
画一的に動くわけではないので慣れが必要ですが、慣れてしまえば容易いことばかりですし、一日をこんなに楽に過ごしていいのかと驚くことでしょう。
単純に見えて複雑なデザインではありますが、いかにどう慣れるかだけが大切なのです。
最後に
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