業務効率は楽しい!!今日から始められる業務効率化！

リンクアンドモチベーション で イベントマーケティングをしてます、福井です。

最近、社内でこんなことをよく感じます。

あぁ、それもっと早くなるのに…
そんなに時間かけなくていいのに…

また、うちの会社のポリシーに、
「ノウハウを抱え込んではならない」
という教えがあります。

だから知ってることはとりあえずオープンにしてみます。
（知ってるわ！ってことばかりかもしれません）

ただ、私はこれで業務に関わる時間が一日2時間は減った気がします。

①タスク管理にどれだけ時間をかけてますか？

紹介したいのは、
「asana」
「instagantt」

入社した当社に教わったタスク管理表はエクセルでした。PJTのガントチャートもエクセル。
更新したら上司に送って、印刷して、という面倒くささ。

それが、これで解決。

「asana」はFacbookの共同創業者と元Googleエンジニアの方が作ったタスク管理ツールです。
素晴らしいのは、
・複数ユーザーとタスクを管理
・UI、UXが素晴らしい
・スマホでもPCでも使いやすい
・無料でも一定使える
など。
https://asana.com/ja

次が「instagantt」。
これはasanaで作成したタスクを自動でガントチャートに落としてくれるツール。

これ見つけた時は感動しました。
ガントチャートとタスク管理表を分断して作成するのってなんて非効率なんだろうと思ったらここにありました。

・asanaとすぐに連動
・休日設定や色分け、並び替えなど自分なりに使いやすくできる

複数のPJTを作るなら有料版を使用しないといけないですが、それでも十分な機能。

https://instagantt.com/

私はイベントを年間100-150本やってるので、20-30本のPJTが同時進行してます。そうなると、昔はタスク管理表とガントチャートの更新だけで1日1-2時間かかってました。それが今は週1-2時間と移動時間の数分で十分。

②Slackをきちんと活用してますか？

少し前からリンクアンドモチベーションにも（ついに）導入されたSlack。

ただのコミュニケーションツール以上の機能を持ってるので、日々いじってます。
エンジニアの方には当たり前なことばかりですが。

【googleカレンダーとの連動で漏れをなくす、早めに気付く】

Slackは外部アプリケーションとの連動ができます。

その中で日々使ってるものを紹介します。

googleカレンダーを使って起きる問題として、

「通知してくれないと気づかないよ。」
「しれっと予定入れないでほしいな。」
「時間見逃してた！」

これを解決してくれます。

やり方はこちら。
https://get.slack.help/hc/ja/articles/206329808-Google-カレンダーと-Slack-を連携させる

これで、
・通知がないカレンダーの作成、変更、削除が全てSlackに通知
・予定のサマリーを通知
・開始5分前に通知
などが出来ます。

予定を忘れて遅れがちな人は相手の予定を無駄にしてるので、忘れないようにしましょうね。

【meetingbotで会議室の空きをSlackで確認】

Slackにはmeetingbotという便利なやつがいます。

やり方はネットで検索すればたくさん出てきます。
これでできることは、
・Slackでroomとつぶやけば、いま空いている会議室を探してくれる
・明日、●さんと私の空いている時間を教えて、と呟けば代わりに探してくれる
・自分の空き時間を一言つぶやくだけでBLOCKの予定を追加してくれる
など。

これで移動中にでも会議の準備ができて、手間が減ります。

【botによるリマインド】

有名な機能ですが、
Slackにはリマインド機能がたくさんあります。
/remind me ●● everyday 9:55
と打ち込めば、毎朝9:55に●●をリマインドしてくれます。

これで日報や勤怠の打刻漏れなんかを防ぐことが出来ます。
もちろん自分宛だけでなくグループへの投稿も可能です。
社内の経費精算のお知らせなど同じ内容はセットすれば自動でやってくれます。

他にも、
明後日にもっかい教えてほしい、みたいなときもそれで設定できます。

これでルーティンの連絡をする必要がなくなり、タスク漏れも起きづらくなります。

【オリジナルbotによる報告】

Slackはオリジナルのbotを作ることが出来ます。

よく使うのは、
スプレッドシートの情報を定期的に発信してくれるbotです。

例えば、
・イベントまでの残り日数を報告してくれる
・イベントの集客人数を毎朝報告してくれる
・色んなKPIを毎朝報告してくれる
など。
毎日スプレッドシートを見に行かなくても、Slackを開けば全てわかります。

作成は、GASと呼ばれるプログラミングの知識が少し入りますが、ネット見れば大体出来ます。
「Slack bot スプレッドシート」で検索。

他にも、特定のキーワードに反応して資料を送ってくれるbotを作る、などを可能です。
Slackって本当に面白いなぁ…。

③Gmail、受信トレイに溜まりまくってませんか？

これはすごく基本的ですが、若手の人とかでやってないことが多いので。

gmailには便利な機能がたくさんあります。

【ラベルとフィルターで自動振り分け！】

gmailは特定の条件で受信トレイをスキップしたり、自動でスターをつけたり、特定のフォルダに入れることが出来ます。

例えば、
・メルマガや見なくていいものは自動で受信トレイをスキップ、別フォルダに入れて後で見る
・顧客ごとに自動でフォルダ分け
・自分の名前が出てくるメールは優先度高いフラグ
などをして、受信トレイに大事なものだけ残し、フォルダも綺麗に整理すると対応の漏れがなくなります。

設定してないときに比べてメールを見る時間が圧倒的に減ります。

【スヌーズで使う日にお知らせ】

これもベタな機能ですが。
私は全て対応してないメールは未読に入れてます。常に0-20件くらいの未読があります。対応してないものがわかりやすい。

ただ今は対応しないけど、明後日に使う、というメールはスヌーズしておけばその日にまたお知らせしてくれます。それまではアーカイブされるので、心もスッキリ。

④マニュアル、パワポで作ってませんか？

社内の業務オペレーションを様々マニュアル化していることと思います。
社内を見てもパワポでのマニュアル作成をしているケースをよく見ます。
私がパワポでのマニュアルで感じている不満は
・開くのが面倒（PC開きたくない、スマホで見れない、遅い）
・最新版がどこにあるか分からない
・更新が面倒（これもPC開きたくない、パワポ開くのやだ）
・みんなで編集できない
など。
だからマニュアルって更新されづらい。

私は最近、
googleドキュメントでのマニュアル作成をしています。

これの良い点は、
・PCでもスマホでも観れる
・その場で更新できる
・読み込みが早い
・一気に複数人が観れる
・スマホで撮った写真もすぐ差し込める
・リンクを貼ればgoogleドライブのファイルにも飛べる、サイトにも飛べる
などなど。

あとは説明しづらいですが、同じことを別のマニュアルに書いてあることありませんか？
オペレーションが変わると両方の資料を変えないといけないですが、
googleドキュメントなら、資料を作成してそのリンクを貼れば、一つを変えれば全部が変わる。（伝わらない…）

これだけで、細切れの時間でもマニュアルを更新できるので、効率が上がります。
また資料を印刷することもなくなり、タブレットがあれば印刷代もごっそり減ります。

⑤zipファイルってスマホでも見れるよ？

私はなるべく色んなことをiphoneやipadで済ませたいです。

例えば、zipファイルってPCでしか開かないと思ってる方、

「Documents」
というアプリを使えば、大抵のファイルなら開けます。
https://www.google.co.jp/amp/s/m.readdle.com/ja/amp/documents

これで移動中でも何でもPCは開かずいけます。

⑥宿題の手書き資料も移動中に作れます

ipadアプリ
「goodnote」を使うと、PDFデータに手書きができます。

apple pencilがあれば、綺麗にかけます。
これで、
・原稿の赤入れ
・資料への手書き準備
などが移動中でもどこでもできるようになります。

他にも使えるアプリケーションはたくさん！！
これ以外にもまだまだたくさんありますが、
長すぎたのでここまで…！

あとは上記に出てますが、
・セルラーモデルのipad
はマストで持っておくとどんな時でも大抵のことができるようになるので、おススメです。

本当の生産性向上は、
エンゲージメントの向上や、抜本的な業務改革が必要ですが、上記を使いこなすだけでも1人1日1時間は減る。100人ならば100時間。これでも大きな変化だと思います。

新しい期が始まる際に、アウトプットしてみました。
少しでもこれで、皆さんの業務が効率化されますように…。

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https://twitter.com/shinyafuk