ハイブリッドセミナー相談のケーススタディ:学会の開催

相談内容

学会の実施にハイブリッド型の形式を予定している。オンラインは何度か開催したことがあるが、ハイブリッド型は初めて行うので相談に乗って欲しい。

問い合わせ

学会広報担当・事務局の方。

回答

ハイブリッドセミナーの予算は、オンラインとオフラインの両方の要素を同時に含むため、オンラインの実施をどういった仕様で行うかによって変わってきます。以下をご検討下さい。

過去のセミナーの概要

会場スペース、参加規模、式次第、舞台演出などこれまでの実施した内容、仕様や経費を書き出します。オンラインのみで開催した場合も同様にリストアップします。

ハイブリッドにする部分の検討

会場開催とオンライン配信を同時開催するのがハイブリッドセミナーですが、開催全てをハイブリッドにするのか、一部の時間帯のみか（例えば最後の懇親会などはカット）基調講演を登壇者をリモートでつなぐか、参加者はすべて会場か、オンラインでのディスカッションを行うかなどを検討します。これにより　配信の仕様が異なります。参加者が全国からなど多数に渡る時などは、会場参加を少なくしオンライン参加を多くするといった形も考えられます。

オンラインの品質検討

オンラインでの配信画面をどうするか、例えばカメラはいくつで、何台か（登壇者＋MC＋全体等）、カメラは固定か、またはカメラマンを置くか、画面構成や切替は、議題やレジュメを配信画面に表示させるか、などの仕様を検討します。これは予算にも関わってきます。

オンライン参加者への配慮

オンラインと会場が分かれますが、参加者は同じ会の会員様であるため、参加形態に関わらず、同様の配慮が必要です。特にオンラインでは、音声の途切れ、配信の不具合などが発生すると、会の進行遅延だけでなく参加者の満足度にもつながります。自宅からの中継等、不慣れな環境で接続した場合のリスク考慮も必要です。

まとめ

リスク回避のための対策としてオンラインがある、といった考えもありますが、配信技術の向上や、オンラインに対する参加者のハードルが低くなっている状況においては、従来行ってきた会をハイブリッドセミナーで実施することは、参加者を広く募ること、会の成功のために多様な企画を実施することなど、付加価値を重視した形になってきていると思います。

予算感も含め、専門家に相談の上、運営担当者様のスキルとリソース、リスクを考慮した上で、自分たちで行うか業者選択かを検討することをおすすめします。

※ケーススタディの内容は当社実績に基づく架空のものです
イラスト画像生成：Canva

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