３Mを排除して業務効率化を！

2024年5月3日 10:17

業務効率化とは、仕事を進める上での業務プロセスから、「ムリ、ムダ、ムラ」を見つけて取り除き、非効率な業務を改善することを指します。この３つの言葉の頭文字のアルファベットを取って「３M」と呼ぶこともあります。

「ムり、ムダ、ムラ」の具体的例

●「ムリ」とは目的や責務が想定や実態よりも大きく、負担も大きい状態のことです。例えば、重すぎる、多すぎる、難しすぎる　などがこれに当たります。

●「ムダ」とは、逆に目的や責務が想定や実態よりも小さい状態のことです。例えば、手直し、調整、過剰などがあります。

●「ムラ」とは、目的や責務が想定や実態よりも大きかったり小さかったりする状態のことをいいます。つまり、「ムダ」と「ムリ」が混在している状態のことを指します

業務の改善や効率化にはさまざまな方法がありますが、常に下記の２つをいつも意識することが大切です。

当然のことながら、必要ではない作業を省略することで業務効率化が図れます。本当にその作業が必要なのか、今一度見直してみましょう！

同じ作業をするのにもいろいろな方法があります。

手慣れた作業の繰り返しは楽で機械的に行えますが、ITツールを導入すれば、時間の削減、手間の削減など業務効率化に繋がる可能性があります。

ITツールを導入することによって、最初は新しい手順を身につけるために返って時間がかかるように思えますが、長い目で見れば確実な業務効率化につながるはずです。

そして何よりも、業務効率化は成果や成功に直結します。

なぜなら、デジタル化が進む昨今において、自社だけがFAXを活用して、ITツールの導入を見送っていると、他社との連携が取れなくなり受発注に支障をきたし、売り上げにも影響が出るくるからです。

今一度「ムリ、ムダ、ムラ」な作業がないか？効率化できる点はないか？是非、検討してみてください。

今回は、無料で誰でもすぐに使えて、業務効率化につながる便利なPC操作を２つご紹介します。

文章の入力やメール作成を頻繁にする方には、PCのユーザー辞書を使うことをおススメします。ユーザー辞書とは、頻繁に使う単語や文書、変換候補に表示されない珍しい漢字などを予め登録しておき、入力を簡単にする機能です。

例：

「お」を入力することで、「お世話になっております。株式会社○○××です。」と変換されるようにユーザー辞書に登録。

「よ」を入力することで、「よろしくお願いいたします。」と変換されるようにユーザー辞書に登録。

コピぺを使うことが多い方には、コピー履歴を管理できるクリップボード（Windows）／Clipy（Mac）という機能／ツールがおススメです。コピーの履歴をさかのぼり、履歴から選んでペースト（貼り付け）できるのが特長です。

デフォルトでWindowsに備わってる機能です。

コピーした後に、「Windows + V」を押すとクリップボードに保存されたコピー一覧が表示されます。その中から、貼り付けたい内容をクリックすることで、コピーした内容をさかのぼって貼り付けることができます。

下記リンクよりダウンロードできます。
https://clipy-app.com/

是非、使ってみてくださいね