マルチタスクは効率が落ちるのでやめたほうがいい

今日はマルチタスクは効率が落ちるのでやめたほうがいいよ。
という話をします。

2週間前にぼくに部下ができたんですけど、彼がマルチタスクすぎるんです。

1年前から終わっていない仕事をため込んでいて、いまどれから手を付けたら良いかわからない状態になっています。

そんな状態でぼくの部下となったわけですが、すでに労働時間の上限まで働いているので、残業で片付けていくことができません。

その間、新しい仕事も増えていっているので、どんどん首が締まっているわけです。

納期遅れは慣れる

この状況でマルチタスクをすると、仕事が増えるだけで、なにも終わらないという状況になります。

Aという仕事を途中までやって、そのあとにBを途中まで、次にCを・・・
という感じで仕事をやっていくと、仕事が減らないですよね。

Aを最初に終わらせておけば、その時点でAは納品できたわけですが、このやり方だと、Aを納品するのが遅くなります。

納期遅れって、絶対に出してはいけないですけど、こういうやり方を続けていると、遅れるのにも慣れてしまうんですよね。

こんなに多くの仕事を抱えているから、遅れるのは仕方ない。とじぶんに言い訳もできちゃいます。
でも、それってお客さんからは知ったこっちゃないので、お客さんからの信頼を無くしてしまいます。

あと、納期遅れを出すと、1回遅れたんだから、もっと遅らせても大丈夫という意識が働きます。
これは、古い仕事だから、いまさら急いでもしょうがないな。
他の仕事をやろう。
といった感じで。

そんな調子で、ぼくの部下は1年以上前の仕事をため込め続けてきたんだと思います。

シングルタスクのほうが効率がいい

マルチタスクは効率が悪いです。
同じ仕事にずっと集中している方が効率がよいわけで、その間に別の仕事がはさまると、一旦集中が切れます。

で、また他の仕事から戻ってきたときに、「さっきどこまで進めていたっけ？」と思い出すところから、はじめなければいけません。

この思い出す時間のコストは、けっこうばかにならない。

一度集中したら、そのまま走りきっちゃった方が、この思い出す時間や、再集中するための時間コストがかからないので、効率的なんです。

優先順位を決めて順番に終わらせる

でも、仕事をいっぱい抱えていたら、マルチタスクになってしまいますよね。

多少はマルチタスクになるのは仕方ないかもしれません。

でも、仕事の比重は変えて、できるだけ一つのことに集中できるようにすべきです。

そのときに大切なのが、優先順位を決めることです。

納期が近いものから優先順位が高くなると思うので、納期順に仕事を進めていきましょう。

また、あらかじめ段取りしておかなければいけないもの、段取りに時間がかかるものは、納期が後ろだとしても早めにやっておかなければ詰みます。

これも、あるあるですが、納期の2日前とかになって、まだ手をつけてませんでした。段取りに1週間かかります。となると、物理的に納期に間に合いません。

納期にまだ余裕あるから、と思って進めていないと、やるのを忘れて、あとで取り返しのつかないことになるので、注意が必要です。

納期を決めたら、絶対に守る

「いつまでに出来るの？」

と聞かれて、ぼくが答えた納期は、絶対に守るようにしています。
これは当然のことで、守らなければいけないものです。

でも、その納期を平気でやぶる人がめちゃくちゃいる。

納期を守れなかったとしても、守ろうとする努力はしたのか？

じぶん一人でどうしようもなかったら、周りの人に助けを求めたのか？
めっちゃブラックっぽいこと言いますが、寝る時間や食事の時間を削ってでも取り組んだのか？

なんとかしようともがく、その姿勢は大事です。
そこに、その人の人間性が現れます。

平気でやぶるような人と仕事をしたいと思う人はいないですよね。
あなたも、そんな人と仕事をするのは嫌ですよね。

「人にやられて嫌なことは他人にするな」とよく言いますが、これはガチなんで気をつけたほうがいいです。

部下に伝えたいこと

マルチタスクはやめたほうがいいよ。
仕事に優先順位をつけて、順番に片付けていこう。
納期は絶対に守ろう。

ということを書いてきました。

この内容を部下にも伝えていきたいと思います。

でも、まだ上司と部下の関係になったばかりで、関係性が薄いので、どのタイミングでどう伝えるかは考えていきたいです。

いきなり、こう仕事を進めたほうがいいよ。
と優しく話したつもりでも、部下はじぶんの仕事のやり方を否定されたと思って、心を閉ざしてしまうかもしれないので。