タスク管理の基本。一カ所に集める。

タスク整理－人様の力を借りて客観化する

みなさん、こんにちは。はじめてNoteに投稿します。その理由は、タスク整理コンサルタントさんに教えてもらったタスク管理の基本の備忘録とするためです。

ちなみに世の中ではタスク管理の書籍も多数出版されており、様々なティップスがあり、屋上屋を重ねる行為であると重々承知していますが、ネットの小さなティップスに日々助けられて暮らしている身からすると、もしかしたら誰かの参考になるかもしれない、ならなくても自分の備忘録としては有用かもしれないと考え、これまでの経緯を思い出しながら書いています。

また、タスク管理は未だに取り組み途上なため、ここに書いてあることが現行とは限りませんが、どのように変化したかを確認する意味も込めて記録しておきたくなりました。

とある年の秋、原稿の締切を2ヶ月弱すぎても書くことができず、もはや自力更生は困難と判断し、オンライン秘書等を検索し、ふと思い立ってキーワードを変えたところ、そのものずばりのタスク整理コンサルティング・サービスを発見しました。

「タスクを一カ所に集めよ」

そもそもなぜタスク管理が破綻したのかの理由はたくさんありますが、今はそこは飛ばして、初回コンサルティングで教えてもらった衝撃のポイントを共有します。

支払いを行い、お願いした日時でのZOOM会議がスタート。美しいコンサルタントさんは、こちらの話を一通り聞いた後に一言。

「では、タスクを一カ所に集めましょう！」

！！！！？

私が、ZOOM会議でコンサルタントさんに訴えていたポイントは以下のとおり。

・OneDriveが二つになり、業務が分散
・確認するカレンダーが分散
・どのタスク管理アプリも使い勝手が悪い

なぜこのような事態になったのかというと、転職をしたからです。転職をして仕事のやりかたが変わったにもかかわらず、タスク管理の方法のアップデートができていなかったことが主な原因です。

デジタル時代の「「超」整理法」の模索

転職前のタスク管理は、極めて単純でした。その方法は、野口悠紀雄先生の名著『「超」整理法―情報検索と発想の新システム 』（1993年、中公新書）を参考にしたものです。野口先生の方法のポイントは、業務が時系列で発生し、終了することを踏まえ、一つの業務を一つの茶封筒に入れ、時系列順に並べて、古いものは廃棄・保存するというものです。

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)

野口先生は、業務管理に茶封筒を利用されていましたが、ほぼすべての業務でPCを使う現代では、茶封筒の役割を果たすのが、フォルダです。なお、2年ほどまえに、フォルダの作成方法を知らない人がいるということを知り、これも衝撃を受けたので、念のため作成方法のリンクを張っておきます。

新しいフォルダーを作成する

封筒から「フォルダ」へ

これまでの方法は、業務が発生したら封筒の代わりに、タスクの締切日をフォルダ名の先頭につけたフォルダを用意し、業務が終ったらそのフォルダごと、「アーカイブ」フォルダ内に移動するというものでした。具体的には、業務ごとに「20XX年01月10日_〇〇書類提出」というフォルダをつくり、その中に必要なファイルを入れておくという方法です。

ただし、転職により前職の業務が残りつつ、新規業務が追加されたことで、結果的にOneDriveが二つになり、業務量と優先順位を見失っていました。コンサルタントさんは、これまでの方法が転職によって破綻したことを看破し、一カ所に集めよとの課題を出したのでした。

おおお！！！

確かに話している間も気がつきませんでしたが、問題は分散していることにあり、一カ所にまとめることで業務量も優先順位もみえやすくなるはずです。どうして自分で気がつかなかったのかと思いますが、不思議と自分では気がつかないのだと思います。

目的から方法へ

次の問題は、「どうやって集めるか？」です。どうやって（how）というのは、目的がはっきりしていれば、比較的答えやすい問いです。そもそもどうすればよいかわからなくなっていた私に、進む目的地（where）を指し示したコンサルタントさんは超優秀だと思います。本当に頼んでよかったと思いました。

というところで初回は時間切れ。2週間後に向けて、業務を集める方法を考えることになりました。なお、この時点で締切を過ぎた原稿はまた手つかずで、そのほかの業務も山積していましたが、人様の力を借りることが正しかったことを後でかみしめることになりました。

（続く）