タスク管理の基本。ショートカットで集める。

散在するファイルとフォルダ

みなさん、こんちには。前回は、タスク整理コンサルタントさんにタスクを一カ所に集めるという課題をいただいたところで終りました。今回は、タスクを集めるために何をしたかをまとめておきたいと思います。この方法が継続性があるかはまだ検証中ですが、ひとまずの弥縫策（びほうさく）としては機能した気がします。

タスクを一カ所に集める。。。といっても、タスクは多岐にわたります。とりあえず、締切をすぎた原稿のことは脇に置き、目先にどのようなタスクがあるかを確認することにしました。

そこで、はじめて自分がどのようなタスクを抱えているかを確認することになりました。ひとつずつ確認してわかったのは、細かいタスクに思いのほか時間がかかるということでした。例えば、メールが1本入るとしても、そのメールが連れてくるタスクは、そのまま削除で終るものから、数ヶ月かかるタスクが付随するものまで多岐に亘っていました。

一方、二つのOneDriveはそれぞれの仕事に合わせたフォルダ構成になっており、統合することは困難であり、危険でもあり、時間もかかることは明白でした。つまり、仕事の流入口の一つでもあり、それ自体が仕事であるのがメール対応ということと、その出口が定まっていないことがみえてきたのでした。

「ショートカット」を思いだす

さて、どうしたものか。。。。。

すでに業務が押していることからすると、あまり手間がかかる対応は本末転倒になります。新しいサービスやツールを導入するもの気が重い状況です。

・・・・・

しばらく、眺めていると、仕事用のフォルダを作るドライブが二つあり、両方を開けたり、閉じたりというクリック数も無駄ということに気がつきました。

・・・・・

そういえば、階層が深くなったフォルダを開ける方法があったような気がする。

「ショートカットか！」（Macの場合は「エイリアスか！」ですね。）

実は、私はあまりショートカットが好きではありません。ショートカット先の本体のフォイルの場所が動くとすぐリンクが切れてしまいますし、いちいち名前に「ショートカット」がつくのも煩雑です。これまでは完了したらフォルダごと「アーカイブ」に入れておけばよかったので、ショートカットの出番がなかったのでした。

しかし、よく考えてみると、このショートカットの特性は、二つに分かれたOneDriveのファイルやフォルダをその本体に影響を与えずに一カ所に集めるに都合がよさそうです。

また、業務が複数走っている状況で、かつそれぞれにサブタスクが不定数発生している状況では、それぞれのサブタスクがさらに下の階層に潜り、アクセスも悪くなっています。

フォルダ名に締切とタスク名をつけショートカット作成

ということで、もやっと堆積したメールを処理しつつ、関連する業務について適宜フォルダを作成し、タスクごとにサブフォルダを作り、そのサブフォルダの名称に締切や業務の日付をいれておくことにしました。こんな感じです。「20XX年XX月XX日_締切_年末調整書類提出期限」。

こういう、すぐ終らなくてちょっと待ちが入る1か月くらいあるような業務は、いつも気になる割りには進まないのでとても苦手です。ということで、タスクとしては発生しているけど条件が揃わないと片付かないタスクのフォルダができました。

手間が増えている？確かに増えていますが、優先順位をつけるためには、まずは、タスク整理コンサルタントさんに言われた「一カ所に集める」をなんとか実現しなければなりません。

一カ所に集める「稼働中」

前述のフォルダを右クリックし、ショートカットを作成し、OneDriveのうち、よく使う方の一番上の階層に、「稼働中」というフォルダをつくり、その中にショートカットを放り込んでいきました。

この段階ですぐ片付けられるものもありましたが、それをやってしまうと、「一カ所に集める」が進まなくなるので我慢し、めぼしいタスクをフォルダ化、ショートカットの作業を繰り返したところ、締切の新しい順にショートカットが並びました。

・・・・・

一カ所に集まったような気がしますが、これでよいのでしょうか？よいかどうかは、2週間後のコンサルティングの時に聞くことにして、とりあえず、一つずつショートカットを開けて細かいタスクを片付けることにしました。なぜならこの時点で2ヶ月遅れている原稿があるのです。ちなみに、細かいタスクはその原稿にまったく関係のない各種業務です。

「ショートカット」による時短

！！！？

普段より微妙に楽な気がしますが、ショートカットのおかげで、2回目のフォルダへのアクセスがショートカットされており、フォルダのクリック回数が削減されています。終ったショートカットは削除しようかと思いましたが、一旦終ったと思っても確認が入ったりするので、とりあえずショートカットを「完了」フォルダに移動することにしました。

！！！？

タスクが「一カ所に集ま」ったおかげで、自然にどれが時間がかからないか、どれが緊急かというのが大変わかりやすくなっています。また、サブタスクのサブフォルダもショートカットになっているので、複数の業務の入れ子になった締切りが確認しやすくなっていました。

ついでに業務のリストアップと順番付もできています。もっというとフォルダ内に関連メールも入れたことでメールが利用済みになり「受信箱」も軽くなってきました。あとは各ショートカットを開いて取り組むだけです。

ショートカットのリストで明らかになるタスク量

・・・・・・・・・・・！

え、こんなにタスクあったの！？ということで、自分の置かれた状況が大変よろしくないという薄々わかっていたことを再確認するという心理的苦痛もありましたが、苦しむのも時間の無駄なので後回しにして、できる範囲で片付けることにしました。

この時点ではあまり自覚していませんでしたが、上述のすべてが賢きタスク管理コンサルタントさんのアドバイスがトリガーになっています。絶対に終らなそうな業務を前に、まだまだ何かが間違っていると思いつつもも、とりあえずは進むようになったので、次回のコンサルティング時に「一カ所に集める」の取り組みを報告することにしました。

この時点で1時間のコンサルティング分を上回る効率化になっているような気もしたののですが、フォルダの階層を一つ下がる秒のダブルクリックに累計で何分かかっていたのかの計算をすると誰かに怒られそうだったのでやめました。なお、シングルクリックも設定したことがありますがちょっと難しかったのでやめました。

なお、デスクトップにファイルを直置きがクリック数的には最強なので、デスクトップにファイルが増殖するのもわかりますがこの点については別の回で取り上げたいと思います。

（続く）