"理事長秘書"えみ 始動
【エピソードⅣ / えみプロフィール】
年齢: 29歳
レベル: 30代に向けて「働き方」を考える
【1】初の「理事長秘書」
1社目の会社を退社後、有給をほとんど消化せず、
今の職場に入社しました。
理由は
「現職の理事長任期中に入社してほしい」
という要望があったからでした。
私の働く組織は全国13支部があり、
1200名弱の会員が所属しています。
会員の皆さんは、全員「経営者」です。
美容室・ネイルサロン・エステサロン・
アイラッシュサロンなどを経営しています。
会員の皆さんが組織に所属している理由は
・経営者仲間がほしい
・スタッフ・幹部教育のノウハウがほしい
・経営者としての思考を学びたい
・商材を安く購入したい
など様々です。
また組織のトップである理事長は2年に1度、
選挙によって選出されます。
組織の基本方針でもある
「地域1番の繁盛店づくり」
「仲間づくり」
を柱に自身の掲げる「スローガン」と
「基本方針」を掲げ2年間の任期を全うします。
私が転職したタイミングは
ちょうど新しい理事長が決まり、
2年間を走り出す時でした。
私は業務委託で受けていた仕事の姿勢を
評価していただき、今まで組織になかった
「理事長秘書」
という新しい役職をいただいて、
組織での仕事をスタートしました。
【2】マルチタスク
理事長秘書として働きだすと、
組織の「イベント」と「会議」の
多さに気がつきます。
・毎月月初の2日間定例会議（年12回）
・年2回の会員総会
・年2回のコンテスト
・2年に1回の理事長選挙
これ以外に理事長の部下たちの
サポートもあります。
まさに「スケジュール管理が命」の
業務内容でした。
そのため、私が1社目で身に付けた
「スケジュール管理」と
「コミュニケーション」スキルを発揮でき、
順調に仕事をこなしていきました。
【3】新たなスキル「ネゴシエーション」
理事長秘書の業務に携わって数年経った頃、
上司に言われた言葉があります。
「えみはネゴシエーターだね」
最初その言葉の意味が分からず、
「？」となっていたのですが、
意味を調べてみたところ、納得しました。
私は秘書業務に携わってから、
「どうしたら案件がスムーズに進むか」
を常に考えるようになっていました。
その時に重要になるのが「事前準備」です。
私が意味する「事前準備」は、
資料などを用意することだけはなく、
関係者の調整
です。
・決裁権を持っているのは誰か
・どの情報を誰に共有しておくべきか
・どこまでの内容を事前に理事長に話しておくか
を見極め、情報を事前にキーマンに提供します。
これをきちんと行っておくと、
関係者の認識のズレも起きづらく、
事前に擦り合わせができるので、
案件がスムーズに進みやすくなりました。
すると、
会員さんから事前に情報共有をくださったり、
確認してくれるようになり、
私の業務もスムーズに進むようになったのです。
実際、理事長や関係者には
「そうやって事前に情報をもらえると助かる」
という言葉もいただけ、
「"CIA"えみ、この案件の情報収集も頼むよ。」
のようなお茶目な愛称で
呼ばれたりするようになりました。笑。
そしてこのスキルに気づいてから、
気をつけるようになったことがあります。
それは「伝え方」です。
思ったことをすぐに言語化する私は、
時折言葉がキツくなり、
相手を不快にしてしまうことがありました。
そのせいで案件が少し滞ってしまったことも。
そのため、
相手の性格や仕事の進め方を観察して、
「言葉選び」や「タイミング」を見て、
慎重に行うようになりました。
特に気をつけているのは
ネガティブな言葉ではなく、
ポジティブな言葉を使うこと
です。
「◯◯をお願いしたいのですが」
という感じではなく、
「こういったことは、◯◯さんがお得意と伺ったので、
お手伝いいただけないでしょうか？」
といった感じです。
「伝え方」を変えたことで、
コミュニケーションも取りやすくなりましたし、
信頼関係も構築しやすくなりました。
今回は、現職の理事長秘書を始めてから、
私が身につけたスキルについてのお話しでした！
次回は、
私がスケジュール管理をするときに
ポイントにしていること
を紹介します。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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