えみ流「スケジュール管理」とは？

こんにちは！
本業で理事長秘書を11年（現在も従事）、
副業でオンライン秘書として働くえみです。

前回までの私のエピソードを読んでくださった方、
ありがとうございました。

そしてまだ読んでいない方、
良かったらぜひ読んでいただけると嬉しいです。
エピソード4まで公開しています

今回の記事は、
私流の「スケジュール管理」について紹介します。

【1】スケジュール管理ツール

「手書き手帳」と「Googleカレンダー」の二刀流

私は本業で理事長秘書、副業でオンライン秘書のお仕事をしています。

そのため、「Googleカレンダー」は
理事長秘書用とオンライン秘書用のアカウントの
2つ持って管理しています。

ここにはMTG日程・リマインド内容を記載。

そして「手書き手帳」には、
毎日のタスクを書き込んでいます。

なぜ2つのツールで管理しているのかというと、
自分で書かないと忘れてしまうからです。

書くことは脳へのインプットにもつながるので、
その日にやることは手書きの手帳に書き、
終わったらマーカーでその項目に線を引いています。

【2】「その日のタスク」と「1ヶ月間のスケジュール」を確認する

朝仕事を始める前に行うのは、下記5つです。

1. その日のタスク(MTG含)をすべて書き出す

2. 他人が関わっている案件と自分主導（もしくは1人）で行う案件を確認

3. 他人と関わる案件の納期と進捗内容を確認

4. 自分主導（もしくは1人）で行う案件の場合、時間を決めてまとめて行う

5. 1ヶ月のスケジュールを確認して、確認が必要なところを書き出し、手書きの手帳に赤字で記載＆関係者に事前確認

1つずつ噛みくだいて説明します。

1．その日のタスク（MTG含）をすべて書き出す

これは1日の業務を確認するために必要です。
MTGがある場合は時間も確認して、業務の優先順位をつけます。

2．「他人が関わってる案件」と「自分1人で行う案件（もしくは1人）」を確認

これは優先順位をつけるために必要な作業です。
優先するのは「他人が関わっている案件」。

なぜ「他人が関わっている案件」を優先するのか。
それは関わる人が多い案件こそ、進捗確認が必要なことや
確認して返事があるまで時間がかかる可能性が高いためです。

3．「他人が関わる案件」の「納期」と「進捗内容」を確認

納期→進捗内容の順番で確認を行います。
納期から逆算して現況の進捗内容がスケジュール通りなのか、
遅れているのか、を確認。

【自分の業務が滞っていた場合】
内容を確認し関係者へスケジュールの調整を行う。

【他人の業務が滞っていた場合】
相手の現状と進捗確認を行ってスケジュール調整を行う。

4．「自分主導（もしくは1人）で行う案件」は時間を決めてまとめて行う

自分主導（もしくは1人）で行える業務は

毎日の時間を決めてルーチン化すること

をおススメします。

理由としては、習慣化できればタスク管理がしやすく、
業務が片付くことで気持ち的にもスッキリするためです。

5．1ヶ月のスケジュールを確認して、確認が必要なところを書き出し、手書きの手帳に赤字で記載＆関係者に事前確認

これが行えると日々のタスクだけに追われず、
先をみてスケジュール管理を行うことができます。

手帳に書くことで記憶に残りやすくなりますし、
赤字で記載すると目に留まりやすいです。

また事前にこちらから関係者にアクションを起こすので、
相手が自分に対して信頼感をもちやすくなります。

この5つを確認することで、
全体のスケジュールも認識できますし、
締切を忘れないことにも役立ちます。

良ければぜひ参考にしてください。

次回は私の商品
「自分を好きになれるスケジュール管理講座」の誕生秘話
について紹介します。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました！