いそっちの旅は道連れ世は満足じゃ ～職場の課題解決実践編～
送迎ルート自動作成プロトタイプ：現場の課題解決を目指して
はじめに
私は現在、送迎ルート自動作成の構想段階にあり、GAS（Google Apps Script）やGoogleマップAPIなどのツールを用いて、実現に向けた学習と試行を進めています。このプロジェクトでは、業務の効率化を目指し、手作業が多い業務プロセスを自動化できるシステムを構築することを目標としています。送迎のルート作成は、土地勘、本人のセンスに任せている部分が多かったため、デジタルツールを使用して、負担軽減したいと考えており舞うs。
GASは、Googleスプレッドシート上で動かせるプログラムで、手作業のプロセスを自動化できるツールです。たとえば、日々の業務で時間がかかる送迎ルート作成を効率化するために、GoogleマップAPIと連携し、利用者の住所情報から最適なルートを自動で生成する仕組みを考えています。
この記事では、最終制作に向けたプロトタイピングとして、まずは「送迎ルート自動作成システム」を中心に取り組んでいますが、さらに3つの候補アイデアも含めて、現場のフィードバックや試行錯誤の過程を記録します。
1. プロジェクト背景とモチベーション
現場では、日々の業務において送迎ルートを手作業で作成することが大きな負担となっています。時間がかかるだけでなく、ミスの発生や手作業による労力が問題となっているため、これを解決したいという強いモチベーションがあります。
この問題に対応するため、私はGASを用いて、送迎ルートの自動化に取り組んでいます。これにより、スタッフの負担軽減や業務精度の向上が図れると考えていますが、実現にはまだ試行錯誤が必要です。現場のフィードバックをもとに改善を重ねながら、プロトタイプを形にしていく予定です。
2. 同僚とのスパーリング（議事録形式）
プロトタイプのアイデアを具体化するために、同僚のIさん（理学療法士・機能訓練指導員）、Sさん（元管理者・現人事総務担当）、Kさん（新任管理者）とスパーリングを行いました。参加者はITに詳しくないため、技術的な部分はシンプルに説明し、現場での実際の使い勝手や課題解決に焦点を当てて議論しました。
スパーリングとは、議論やアイデアの洗練を目的として、参加者同士が自由に意見を交わし合うプロセスを指します。もともとはボクシングや格闘技における練習試合を指す言葉ですが、ビジネスやチームでの話し合いにおいても、異なる視点やアイデアを互いにぶつけ合い、意見を磨き上げる場として使われるようになりました。
スパーリングの特徴は、以下の点にあります。
意見を自由に交わす：参加者はお互いに異なる意見を出し合い、意見の対立を恐れず、積極的に議論します。
柔軟な思考：相手の意見に耳を傾け、柔軟に自分の意見を修正したり、他者の視点を取り入れたりすることが求められます。
建設的な対話：批判的な意見も、建設的に扱い、問題点の解決やアイデアの改善につなげます。
クリエイティブなアイデア創出：この技法により、参加者が互いにインスピレーションを受け、新しいアイデアや解決策が生まれることを目指します。
スパーリングは、アイデアの発散と収束を繰り返しながら、最適な結論や解決策に到達するために非常に有効な手法です。
私：「今回、送迎ルートの自動作成を試してみたいと思っていて、まずはほのぼのNEXTから利用者の利用日や住所情報をCSVでダウンロードして、そのデータをもとにルートを自動生成するシステムを考えてるんだ。基本的には、GASを使ってGoogleマップAPIと連携させるつもりなんだ。」
Iさん（理学療法士・機能訓練指導員）：「うーん、ちょっとまだわかりづらいんだけど、GASって何？私たちはほのぼのNEXTのことは知ってるけど、そこからどうやって自動でルートを作るのかがピンとこないな。」
私：「そうだよね。GASっていうのは、Googleスプレッドシートで使えるプログラムみたいなもので、CSVのデータを自動で読み込んで処理できるんだ。GoogleマップAPIを使えば、そのデータをもとに最短ルートを自動計算できる。」
Sさん（元管理者・現人事総務担当）：「それは便利そうだけど、現場でどうやって使うかまだイメージが湧かない。毎回、ルートが変わるし、調整が必要なときはどうするの？」
私：「自動で生成されたルートをベースにして、細かい部分は手動で修正できるようにする予定だよ。たとえば、エラーが発生した場合は、手動修正が簡単にできるUIを整えるつもりなんだ。」
Kさん（新任管理者）：「手動修正が前提なら、どれだけ手間が省けるのか気になるな。結局、どこまでが自動化されて、どこまでが手作業で残るのかで、どれくらい効果が出るかが決まるんじゃない？」
Iさん（理学療法士・機能訓練指導員）：「もし自動化がうまくいかなかったり、手作業が増えると、かえって負担が増えちゃうかも。それに、Googleマップのデータは信頼できるの？現場で使えるレベルなのかな？」
私：「確かに、マップのデータが常に最適とは限らないかもしれない。だから、現場での微調整がすぐにできるようにしておくつもりだよ。まずは小規模なエリアでテストして、問題があれば改善していく。」
Sさん（元管理者・現人事総務担当）：「ルート以外にも、自動化できる部分があるといいな。たとえば、通所介護計画書や個別機能訓練計画書の管理とかも、ExcelやGASでできれば便利じゃない？」
私：「そうだね、そのアイデアも考えているよ。実は、過去にスプレッドシートとGoogleフォームを使って、教育の進捗管理を行うシステムも作っていたんだ。例えば、スタッフがフォームを通じて進捗を報告して、そのデータが自動でスプレッドシートにまとめられるような仕組みで、どのスタッフがどこまで習得しているのかを簡単に把握できるんだ。」
Iさん（理学療法士・機能訓練指導員）：「それはいいね！スタッフの進捗状況が見える化されると、トレーニングの計画を立てるのが楽になるし、何に注力すべきかもわかるね。」
私：「そうなんだよね。でも、まだブラッシュアップする必要があるし、現時点では運用までは至っていないんだ。ただ、送迎ルート自動化と同じように、この進捗管理システムも現場に合わせて改善していけば、教育の効率化にもつながると思う。」
Iさん（理学療法士・機能訓練指導員）：「確かに。じゃあ、この進捗管理システムについても、改善しながら検討していくといいかもね。最終的にどちらも使えるようになると、現場はだいぶ楽になるんじゃない？」
私：「そうだね、送迎ルート自動化がまず優先だけど、教育進捗管理システムも並行してブラッシュアップを検討していこう。」
結論
この議論を通じて、まずは送迎ルートの自動化に取り組むことを決定しましたが、同時に教育進捗管理システムのブラッシュアップも並行して検討していくことになりました。どちらのシステムも、現場の業務効率化に大きく貢献する可能性があり、今後の改善が期待されます。
3. プロトタイプの主な機能：送迎ルート自動作成
今回のプロトタイプでは、まず送迎ルート自動作成システムを実装します。現場で使われているほのぼのNEXTから利用者データをCSV形式でダウンロードし、そのデータを使って送迎ルートを自動生成する仕組みです。
3.1 使用ツール
3.2 手順
正確でない場合やルートが見つからない場合には、エラーメッセージがスプレッドシートに表示されます。エラーメッセージに基づいて手動で修正することができるようにUIを整えます。
3.3 想定される課題とその解決策
課題：Googleマップのルートが必ずしも現場での最適ルートとは限らない場合がある。
解決策：現場のフィードバックをもとに、手動修正が簡単にできるUIを検討。エラーメッセージが表示された場合にはすぐに修正できるような仕組みを整備します。
3.4 現時点での成果
現在、プロトタイプはテスト段階で、限られたエリア内でのルート作成が自動化できています。今後は、より広範囲でのテストを行い、精度の向上を目指します。
4. その他のアイデア候補
送迎ルート自動作成以外にも、現場からいくつかのアイデアが挙がっています。以下のアイデアも最終制作に向けて検討しています。
4.1 通所介護計画書と個別機能訓練計画書の期間管理自動化
現場では、通所介護計画書と個別機能訓練計画書の計画期間に差異があるため、ExcelやGASを使って期間管理を自動化するシステムを構築するアイデアが出ています。この自動化により、スタッフがスムーズに計画を進めることができます。
4.2 国保連請求業務の自動化
国保連の請求業務は手作業による確認作業が多く、時間がかかります。これをGASやPower Automate Desktopを使って自動化することで、作業負担を軽減するアイデアです。データの抽出やチェックの自動化により、エラー防止が可能です。国保連からのデータ抽出に関しては、特殊なものになるため使用できる方法を検討してから実施する必要があります。困難な道だとは思いますが、効率化すると現場が助かる業務かと思います。
4.3 業務習得状況確認フォームの活用
過去に作成したGASを用いた業務習得状況確認フォームをさらに発展させ、現場での活用を促進します。フォームでスタッフの習得状況や必要なトレーニングを確認でき、業務効率化と人材育成に役立てるアイデアです。習得できなかった項目を、定期的に確認できるようにすると、運用しやすくなるかと思います。機能面でも一度、作成したプロトタイプから追加する必要はあるかと思います。
5. 最終制作に向けた計画
最終制作に向けて、まずは「送迎ルート自動作成」を中心にプロトタイプを完成させ、テストを繰り返します。並行して、他のアイデアについても少しずつ具体化し、どれが最も実現可能で効果的かを検証していきます。
現場からのフィードバックやテスト結果をもとに、必要な改良を加えつつ、最終的に現場で使えるシステムとして形にしていく予定です。
まとめ
今回の記事では、GASを使用した送迎ルート自動作成のプロトタイプを中心に、現場でのフィードバックをもとに3つのアイデアを候補として挙げました。今後、これらのアイデアを具体化し、現場での業務効率化を進めていきます。最終制作に向けて、さらに改善を重ね、より実現可能なシステムを構築していくつもりです。
試行錯誤しながら業務改善できるよう精進したいです！
送迎システム作成に黄色信号(´;ω;`)
GASに使用するデータを、ほのぼのNEXTから必要な情報を収集するつもりでいましたが、氏名と住所に関しては取得できたのですが、利用者の登録している時間帯や曜日の情報が、CSVデータで取得ができないようです。ヘルプデスクに問い合わせ中ですが、できなかった場合、Excelデータから参照するなど、別の方法も模索していく必要があります。場合によっては、別のアイデアに移行することも視野に入れながら、準備したいと思います！
たくさんプロトタイプを作って壊して、色々、チャレンジします！(/ω＼)
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