私のNotionのデータベース運用方法

こんにちは。ヨシです。

みなさんは、NotionのDB（データベース）の運用方法に困ったことはないでしょうか？
私はNotionを使い始めたころ、どのように運用するのが良いか迷った経験があり、他の人の運用を調べたり、いろいろ修正を繰り返してきました。
そんな経験を経ながらNotionを1年使った私のDB運用方法をご紹介させていただきます。

これから使ってみようという方、運用方法に迷われている方の参考になれば嬉しいです。

DBの運用について

私がNotionを使い始めたころは、それぞれのページに必要なDBを直接埋め込んで使っていました。
しかし、使っていくにつれてページの数が増えてくると、別ページ同士のDBでリレーションを張りたくなったりして、最終的にどのページでなにを管理しているのか、わからなくなるという状況になりました。

そこで以下の原則のもと、DBをマスタとして管理するようにしました。

■原則
　大本のDBは直接編集しない

方法としては、DBは用途に応じてグルーピングしたページに置いておき、運用（編集）は編集用のページを作成して、そのページから編集するというものです。

編集用ページにはDBのリンクドビュー機能を使って、必要な情報をフィルタリングし、運用に適した内容を表示させています。
この運用によってDBの個数は増えてしまいますが、DBのプロパティ数（リレーション項目は加味しない）を抑えることで、どのDBを参照すればいいかをわかりやすくすることを優先させました。

ざっくり言うとこれだけなので、もう少し詳しく解説していきます。

DBは用途ごとに分類して一箇所に置く

私はスケジュールやタスク、日々の学びや振り返りなどをNotionで管理しています。

以下のようなイメージで、管理する種類に応じてグルーピングしたページにDBをそれぞれまとめています。

LIFELOG　：月単位で自分の行動を記録・管理する
TRACKING：習慣や振り返りなど人生を記録する
INPUT　　：勉強会などで学んだことを記録する
OUTPUT　：発信内容を作成・記録する

例えば、「OUTPUT」ページの中身は以下のようなイメージです。

「OUTPUT」ページのスクリーンショット

「OUTPUT」ページの中に「ストレングスワーク」と「ライティング」と「事務局」というDBを格納しています。DBはそれぞれのページにインラインで作成しています。

フルページとインラインの詳細な説明は割愛しますが、DBの形式のことで、DBを新規作成するときにフルページかインラインかについて聞かれます。
好みの方を選んでもらえればOKですが、個人的にはDBの運用や項目の説明を備忘としてつけてないと、たまに見返したときに忘れていることがあるので、インラインを使うようにしています。（フルページにしてしまうとDBしか格納できないようになります）

「ライティング」の中身は以下のような形でテーブルビューのDBをそのまま置いています。他のDBも同様の形式で置いています。

「ライティング」DBのスクリーンショット

用途ごとに編集用ページを作成する

上記のテーブルビューのDBは直接編集しないので、編集用のページを作成しています。編集用のページにDBのリンクドビュー機能を使って、必要な情報を表示させています。

私は「INPROVE」という学んだことを整理したり、発信する内容を下書きしたり記録する編集用ページを作成して、運用しています。
この「INPROVE」ページには、さきほどご紹介した「ライティング」のDBをARTICLEという項目で表示させています。
他のSEMINARとMEETという項目は、勉強会や人と会って学んだことを記録するDBです。（「INPUT」のグループにそれぞれDBを作って置いています）
それぞれのDBをカレンダービューで表示させており、カレンダー上でこの日はどんな人に会ったのか、どういうことを学んだのか、を振り返れるようにしています。

「INPROVE」ページのスクリーンショット

おわりに

Notionはできることが多いがゆえに運用方法を決めておかないと、効率化や生産性を上げるためにNotionを使っているのに、Notionを修正することに時間を使ってしまい、逆に生産性が下がってしまうこともあると思っています。

こういった仕組みを構築することが好きな人にとっては、それで全然OKだと思いますが、Notionの使い方に慣れてきたらどういう運用で使ったら良いか？を考えてみると、よりよいNotion生活がおくれるのではないかと思いました。
時間は有限なのでどこに時間を投下するか意識していきたいですね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
それでは、また。