ドクターメイトの社員合宿
ご無沙汰しております。ドクターメイト経理担当ばしこです。
2023年5月に行われた合宿のことを今更書こうかと思います。
なぜならこれから今年の合宿のことを決めるので去年のこと思い出そうかなと。
主に運営側のあれこれを共有できたらと思います。
催行日は2023/5/12～13
千葉県のリソルの森に伺いました。
テーマ
合宿は毎年一回はやるぞ！とボードメンバーの熱い想いもあります
（ここ数年はやはり開催できない時もありましたが）
弊社は毎月数人の入社がある状態で、
前回の合宿が2022年初頭で30名くらい、
2022年末のキックオフのときが50名位（とはいえこのときは投資家の方とかもご招待したので社員はもう少し少ないです）
で今回は60名の参加者…
改めて気づいたのですが前回から倍増してるんですね。
そりゃ大変だったわ（笑）
って話ではなかったんでした
弊社の社員合宿はみんなで旅行行って楽しく過ごそう～
とかではなくチームビルディングが主なテーマになります。
今回の合宿テーマはどん！
「全員が主役！」
プロジェクトメンバーが集まったときにまずこのテーマを決めて
何か迷ったときにここに立ち返っていました
準備
5月に合宿行くと決めて立ち上がったのが2月の中旬
最初はコーポレートメンバー数人で頭出し
この時点では細かいことは決まっていないものの
・頭を使うワークショップ系、体を使うチームビルディング系をやる
・日帰りも一定数いることから2日間業務として日程縛るのは難しそう→金土での催行
・オフィスから車で2時間位
・日帰りもいるので公共交通機関が極端に悪くないところ
として日付と宿を固めていきます。
そして決まったのが上記日程とお宿です。
実は一週間あとを予定していたのですが、リソルの森の空きの関係で一週間前倒しました。
その後、全社に出欠を取ると同時に運営メンバーをコーポ以外からも募集
なんと予定人数の倍近く希望者がおり弊社メンバーのお祭りキャラクター有り難し…！！！
そして改めて社員合宿プロジェクトとしてスタートします。
メンバーは全部で8名。
そこで先程のテーマがきまり、仔細を詰めて動き出していきました。
弊社はなんとなく合宿＝チームビルディング
その中でもどういうことをメンバーで話し合ってほしいか、みたいなのはボードメンバーにヒアリングして落とし込む感じです。
ヒアリングの結果経営課題、組織課題それぞれに意見をもらったので
それを合宿プロジェクトメンバーが咀嚼して合宿でみんなでできそうな形に落とし込んでいきます。
3月中旬に本格的に動き出し、
午前中にワークショップ
午後にチームビルディングとして運動会、及び夕食後にキャンプファイヤー
と大枠は決まりました。
この辺でプロジェクトメンバー8人を2つのグループに分けてワークショップ、チームビルディングに分けて小回りをきかせることに。
並行してお昼のお弁当の準備、しおりの作成、宿との調整・バスの手配など全体に関わることを担当決めて割り振っていきます。
私はチームビルディング（かつ運動会）の方担当だったので
種目決め（ルールも）、タイムスケジュール管理、班分けを中心に準備
時間は大枠決まっているので何種目できるか
全員が活躍する種目はなにか
ルールを決め、必要なもの（はちまきやボールといったものから細々したものまで）の準備など
実際にやった競技は
1.ビールケースのり
2.ウォークラリー
3.障害物競走
4.長縄跳び
5.スウェーデンリレー
これを2時間半ほどでやったのでそれはもうキチキチでした
みんなごめん…毎回学習しないんだけど弊社のイベント時間キチキチ問題。
ちょっと珍しいのはウォークラリーだと思うのですが
こちらはリソルの森で元々あるコンテンツで
のんびり森を巡ってもらおうと思ったのですが、
時間が足りなかったこともあり、結構体力持っていかれてしまいました。
チェックポイントを用意してもらって
ポイント通過の点数と、ポイント通過して周りを見たりしたものに対して
帰ってきてから問題に答えて正答数を競う
そして中には引換券を持ってきてもらい、その後の障害物競走で障害物が代わる引換券を用意したり、
班ごとに別の問題を用意したり結構準備が細々してましたね。
とはいえリソルの森の担当者の方が実際に置いたり、点数計算してくれたりしたので楽でした。
ちなみに弊社は今のところ業者さんを入れずに運営していますが
今回ここだけは入れました。
業者さんというかお手伝いをお願いしたレベルですね。
今回約60名の参加だったので
運動会のチームとしては3色。
事前に公開してそれぞれの班ごとにチャットワークのルームを作成して
どの競技に誰が出るか、とか作戦をねってもらいます
ウォークラリーはそれぞれの色の中で3チームに分かれて班を作成しました。
このへんの班分けもかぶらないように、グループ（弊社は部門ではなくグループ）横断で作成し、横のつながりが起きやすいように調整しました。
前々職でも運動会やったことあるんですけど
正直大人の運動会のほうが危険なので（想定の倍以上みんな頑張る）
運動強度の設定は難しいなと毎回思いますね…
前の会社は新卒が競技を決めるのですが毎年
「こんなはずじゃなかった...」って顔してた気がします（笑）
さすがに当時「多分これ予想以上にヒートアップするから気をつけてね」って大人はいってたんですけどね。
これ持論なんですけど40際超えると限界わかってるのである程度調整してあんまり無理しないのですが、
20～30代くらいが怪我と筋肉痛の強さ多い気がします。
大きいお友達、思ってるより体動かないからね…
なお午前中のワークショップに関しては
ボードメンバーからでた課題から
「5年後のドクターメイトを想像する」
ということで7名前後のチームを事前に作成し、
今ドクターメイトが置かれている環境、今後起きるであろう環境を
事前に資料として共有することで到着するなりディスカッションが出きる環境にしました。
事前準備としてはこちらのほうが資料作成したり、
ディスカッションの方法、発表のしかたとか準備が大変だったのでは。
当日
弊社はハイブリッドワークなことから
日本全国に従業員が住んでいます。
前のりで東京入りするメンバーも入れば
当日新幹線に乗って参加するメンバーもいます。
そして今回金土行程で、金曜のみ公式イベントなこともあり
バスは行きのみ手配とし、宿から外房線の駅へのシャトル等あることで
帰りは大型バスに乗っていくことは必須としていませんでした
なので今回バスの費用は結構抑えられましたね。
どうしても運転手さんの待機時間とかでお金がかかるのでこれはよかった。
丁度大型バスの定員ギリギリくらいの人数（44名）がオフィスから出発。
去年は感染対策のため同じサイズのバスに半分で行ったのが嘘のようです
朝8時出発ということで特にレクは行わずみんなゆっくり…と思ったのですが結構みんな元気よくお話してました
2時間ほどでリソルの森に到着
最寄り駅からのメンバーとも合流し準備してスタート
現地にプロジェクターとか何があるかめっちゃ調べて荷物積み込んで…も忘れ物があるのはなんでなんだろうｗ
なお最近弊社よく展示会に出るのでこの辺の荷物仕込みはこなれてきたので多分今年こそ大丈夫
グループに分かれてディスカッションしたりご飯食べたり。
ディスカッションの方法としては付箋に今後ドクターメイトはどうなっているか、を書いていきグルーピング、模造紙にまとめていくという感じです。
最後に各グループからの発表
賑やかしのパフパフなどもあり盛り上がりました
（これ以前の会社にもあったんですが楽しいですよね）
別チームやボードメンバーからを質問を受けて回答
あえて入社が浅いメンバーを発表者とかにすることで新たな発見もあったりしました
さて次は運動会
まずはお約束のラジオ体操から。
ビールケースに乗ったり
ウォークラリーの問題といたり
よかったこと
フルリモートもメンバーも多く、そうではないメンバーもハイブリッドでチームごとに出社することが多いので、
オフラインで顔を突き合わせることができたのはやはり何事にもかえがたい。やってよかったなと思います。
たとえオフラインでオフィスでたまにあったりするだけではお互いわからないこと、いっぱい発見できました。
前回冬に開催したので運動会とかめっちゃ寒かったんですがｗ今回はそれも踏まえてこの時期にしたので天気もよく（少し暑いくらい）正解だったなと
次回に活かしたいこと
ドクターメイトあるある時間キチキチ問題は永遠の課題ですね…気をつけてはいるのですが。
運動会のところで想定していた用具がなくて急遽ルールが変わったりしてハードになったところとか、想定が甘かったところとかは本当に申し訳ない。
このあたりは当然安全性やこういう時どうする？みたいなのは考えているものの、それでも足りないことはあるので時間のこともそうですが余裕を持つのも大事ですね。
あわせて今までは人数もそこそこだったので全員参加にこだわっていた部分もありますが、一緒にやらなくてもどこかで「全員参加」はできるので課題です。
※それこそ自分がどちらかというと傍観者側かつ年齢も高めなのでストッパーになるために運営参加しているのですがちょっと押しが足りなかったですね。
またそれなりの人数になったことで遠くまで手が届く、とかなかなか難しくなってくるし、個別イレギュラー（日帰りしたい、朝間に合わない、逆に二日目も満喫した）とか一定出てくるので落とし所は要検討になってきますね。
となるとこのフォーマットも次回からガッツリ変えないとかも、な感じ。
ちなみに1日目の夜は運動会のあと夕食でBBQ、その後キャンプファイヤー。
キャンプファイヤーといえばフォークダンス！
ということで夜まで盛りだくさん！！
だったのですが私諸事情でBBQ前に帰っており写真でお送りします。
BBQのあとはコテージで三々五々続きをしたり
翌日は土曜日だったので朝からフリー、
美味しい朝食を食べたあとはすぐ帰る人もいたり、
引き続き体育館を個人で借りて遊んだり、森を散策したりしたようです。
最後に
弊社の合宿楽しいよ～
というのはよく見るのですが、運営どうなん？みたいなのはいつもあまりみあたらなくて。
宿の選定一つとっても、荷造り一つとっても1エントリーになるくらいもりだくさんなのですが、
やるやる詐欺になりそうなのでいったんこちらで。
もしこんなこと聞いてみたい、とかあればぜひコメントやtwitterでメッセージ頂けますと！
いろんな準備の履歴とかnotionにあるのでお渡しすることはできませんが
チラ見せとかできる部分もあると思います。
最初にも書きましたが、弊社の合宿は基本face to faceで集まる機会を持ちたい
そしてみんなでなにかに取り組みたい、といったチームビルディングの要素が強いので
もしおすすめなどあれば教えていただきたいです
今年は都度都度こんな思いで進んでいる、という現在進行系で書けるといいですね。
ちなみにミニマムで運営はスタートしていてさてどうする？からもうすぐ動き出します。
あとあまり日の目を見ていない合宿があるのですが
それの準備の触りだけでも成仏させたい。
30人規模くらいでやる予定だったこと、実際やったこと、という履歴は残しておきたいです。
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