チームの関係性を高めるコミュニケーションの再構築

新たな価値を創造し続ける組織、生産性の高い組織をつくるためには、共通の目標に向かってポジティブなコミュニケーションが活発に行われていることが重要です。

コロナ禍で増えたネガティブフィードバックだらけのチーム

以前からコミュニケーション不足は大きな課題でしたが、コロナ禍で歓送迎会や懇親会は中止、テレワークの増加でランチ中の会話、会議前後や休憩中の雑談、何気なく目や耳に入ってくる他のメンバーの様子もわからなくなってしまいました。
特に新入社員や若手社員の場合、会議や顧客との打ち合わせがオンラインになったことでで、会議や打合せの不明点を終了後にちょっと質問する、移動中や出張の際、ゆっくり話をする機会が失われ、コミュニケーション不足に拍車がかかりました。

その結果、さらに問題なのは残ったコミュニケーションの内容です。
褒める、承認する、応援する、未来を語るなどポジティブな内容が減り、
失敗、ミスの報告、指摘、叱るなど、ネガティブな内容ばかり目につくようになってしまっていることです。
コミュニケーションがネガティブだけになってしまうと、個人のモチベーションは下がり、生産性も下がります。特に失敗することが多い新入社員や若手社員は影響を受け易く、早期離職、メンタル不調者の増加につながってしまいます。せっかく育てた期待の新人が職場からいなくなっています。これは企業にとって大きな損失です。

チームの関係性を高めるポイントは『気軽さ＆つながりやすさ』

ポジティブなコミュニケーションを活発にするためには、日常の業務の中で『気軽さ＆つながりやすさ』を仕組みとして作っていくことが重要です。
リモートワークでは気軽に質問や、依頼をすることが難しくなります。特に新入社員が苦労するのは、質問をチャットやメールで『要領よく簡潔に伝えること』。ビジネス会話すらできない新入社員にとってハードルが高く、本来やるべき業務ができなくなってしまいます。
また、コミュニケーション不足は中堅社員の『業務の属人化』に拍車がかかり、チームで声を掛け合って協働することができず、チーム全体の生産性は落ちてしまいます。
「コミュニケーションが取りにくくなってるんだよね・・・」では済まされない状況にきています。
この問題を解決するためには、オンラインでも対面でも気軽に声を掛け合う、お互いの様子がわかる仕組みをつくることが大切です。

オンラインでのコミュニケーション

例えば、今日の気分は上々、ちょっとお疲れ気味、モチベーション下がってる。体調がいい、悪い。仕事は順調、行き詰っているなど、アイコンやマークを使って気軽に表現できるようにします。それに加えて今日のスケジュール、うまくいったこと、困ってることなど、短くていいので追記し、毎朝メールやチャットで共有するようにします。そうするとオンラインで見えなかったメンバー同士の状況が見えるようになり、「助けて！」「手伝うよ」「いいね！」「ありがとう！」などチームの助け合いができるようになります。ポイントは年齢、役職に関係なく、仲間とLINEするような感覚で気軽にコミュニケーションが取れるような仕組みをつくること。『気軽さ』『つながりやすさ』が重要です。これは若手社員の方が得意なので、色々アイデアを出してもらいながらチャットやチームの共有アイコンでわかるような
仕組みを作りましょう。

対面でのコミュニケーション

対面の場合、マスク着用で顔の半分が見えないので表情が見えにくく、声も聞こえにくい状態になっています。本来はそれを補うために、身ぶり手ぶりや言葉で補う必要があるのですが、『見えないから表現しない』という思考になっています。結果、声掛けや会話、承認行動も減少しているのです。
そのことが対面なのに「声をかけにくい」「コミュニケーションが取りにくい」原因になっています。
まずはメンバー同士の声掛けの数を増やしましょう。
「おはよう」「お疲れさま」「大変そうだね」「何か手伝えることない？」「ありがとう」。また、その際、マスク着用でも笑顔で歯を見せて笑うと笑顔の表情がしっかり相手に伝わります。マスク着用時だからこそ、身ぶり手ぶり、言葉など、ちょっと思いやりをプラスして「表現する」を意識してみませんか？

活性化を左右する管理職の本気度

この仕組みを定着させるためには、管理職が積極的にメンバーに声をかける、メンバーのコメントに反応し続ける必要があります。誰からも反応がないとすぐに誰も反応しなくなってしまいます。
メンバーのコメントに寄り添って、「いいね！」「サポートありがとう！」などポジティブなフィードバックを返し続けていると、メンバーの心が開いてコミュニケーションが活性化してきます。
管理職がメンバーに笑顔を見せたり、明るい声で挨拶するだけでチームの雰囲気は一気に変わります。年度末の忙しさで、メンバーの心を忘れていませんか？年度末だからこそ、改めてチームコミュニケーションを見直し再構築してみましょう。

ダイバーシティコンサルタント
キャリアコンサルタント
田中慶子