スケジュール共有

先日、イクボス宣言をしたとある自治体の担当者さんより、ご相談いただきました。それがこの件。

スケジュール管理って、地味に見えますよね。

でも個人的には、こだわるとメリットは多いセクションが、このスケジュール管理。いや、管理というと違いますね。

スケジュールの共有と見える化だなと思っています。

例えば僕の場合、前職では下記にこだわっていました。

①出勤・退勤時間は必ず記入すること

・短時間勤務社員含め、メンバーが何時に出てきて何時に帰るのかがわかる
・特に短時間勤務の方は、例えば10時出勤で16時退社なら、「打ち合わせや会議はその間に入れないといけない」という意識が周りに芽生える
・退勤時刻を意識して業務計画を立てる習慣作りを促す

また、例えば予定時間に仕事が終わらずに残業となった場合、なぜ仕事が終わらなかったのかという理由も併せて入力したりすると、例えばその残業が本当に必要だったのか、時間内に成果を出すためにはどうすればよかったのかを考える機会にもなり、意識づけにもなります。

※その過程で業務の棚卸も進捗し、誰とペアを組むのが有効か等のアイディアも生まれてきます

②仕事に影響しそうなプライベートの予定も共有する(できればボスから積極的に)

・予定に合わせて、業務の依頼・会議・出張等、前倒しで計画を組んだり依頼するような習慣づけをチームに促す
・各自の抱える制約の見える化に役立つ

ただ、部下に「書きなさい」といっても中々部下からは書き出しにくいと思います。

ですのでボスから積極的に書くと効果的です。

予定も育児や介護だけでなく「ボンジョビのライブ」とかでも十分です。(そのほうが部下のハードルも下がります)

また、あくまでも「仕事の進捗に影響しそうな予定」に絞る事がポイント。この日はこれがあるので早く帰ります…的なね。借金返済日なんて書かれてもどうしようもないでしょ(笑)。ですので、あくまで仕事の進捗に影響を及ぼしそうな予定。プライバシー深く踏み込んで書くことを強制しないように気を付けてくださいね。

また、こうした仕組みづくりは、全体で「せーの」にしてしまうと混乱が生じます。例えば○○課でまずは3か月！のようにトライアルでやってみる等して、その結果を全庁共有していくとか、段階的に進めていくのがいいと思います。

※特に役所ほどの組織になると、益々スモールステップで始めたほうがいいかと

と、こんな感じで返信してみました。何か参考になることがあれば幸いです。

また、実際民間ではどんな感じなんだろう？という点については、フォーラムでいい話が聞けるかも！

子育てを令和にアップデートせよ！
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