WEBディレクターのタスク管理
日々、様々なタスクが発生していく中で、どのタスクから処理すべきか適切な判断をすることが重要です。
今回はタイトルの通りWEBディレクターのタスク処理について紹介します。
職種が異なるとタスク処理の基準も少し変わってくるかと思いますが、ベースの考え方として参考ください。
最初に結論をお伝えしておくと、私にとっての優先順は以下になります。
タスクの判断基準
まずは、タスクの優先付けを行う際の判断基準について説明します。
私の場合、以下の項目を判断基準としています。
タスク期限
タスク種類
最初に結論をお伝えしておくと、私にとっての優先順は以下です。
確認・チェック系かつ期限が短いもの
資料作成系かつゴールまでのステップが多いもの
作業系、自己完結できるもの
それでは、判断基準について一つずつ紹介していきます。
タスク期限
当たり前ですが、原則は期日が近いものが優先です。
ただ、タスクのゴールによっては先に処理しないといけないタスクもあります。そのため、期日を考える際にはタスクのゴールがどこで、ゴールまでのステップを確認する必要があります。
例えば、資料作成系タスクの場合、AとBのパターンがあります。
★が考えられる提出タイミングです。
A：依頼 → 資料作成A → 【確認】依頼者 → ★提出A
期限日：2023/12/4（月）
B：依頼 → 資料作成B → 【確認】依頼者 → ★提出B1 →【確認】責任者 → 提出B2 →【確認】クライアント担当者 → 提出B3
期限日：2023/12/6（水）、最終提出12/8（金）
まずは、タスクの期限日が依頼者の確認期日なのか、提出日なのかを確認します。提出日に初めて資料を出してしまう場合、その当日に確認・修正をしないといけません。
Aの場合、提出日が12/4（月）となっているので、12/4完成で資料を作ると当日が提出日ですので、当日に確認・修正が入るとその日の他タスクを処理できない状態になりかねません。そのため、12/4（月）提出日ならば、最低でも11/30（木）をタスクの期限とすると安全です。
また、資料提出までに多くの関係者が入るかどうかも重要です。
基本的に関係者が多いほど、修正依頼が多くその内容も様々です。
そのため、どの担当者に提出する期限なのかを確認することで、その後の修正対応を推測することができます。
Bの場合、12/6（水）期限となっていますが、最終提出は12/8（金）と2日間の空きがあります。各確認フェーズから修正依頼・再提出があると2日間では少し無理があるスケジュールかもしれません。そのため、確認・修正期間を各確認フェーズごとで2日間かかるとして、7日前の11/29（木）を初回のタスク期限とできると良いでしょう。
AとBでは、タスク期限だけを見ると、Aの方が先に対応すべきものに見えますが、ゴールまでの工程を見ると、Bの方が優先すべきという判断をすべきことがあります。
タスクの種類
次にタスクの種類です。
今回は、大きく以下の３つに分類します。
資料作成系
作業系
確認系
基本的な優先順としては、確認系→資料作成系→作業系です。
理由としては、確認系はチェック後にだれかしらの作業が発生する可能性が高く、かつチェック段階だとチェック後の修正も含め1~2日など短い期日しかないことが多々あります。
また資料作成系は、タスクの期限でも説明したように、ステップによって、作業系に関しては、自己完結できるものも多いため、後に回しても比較的調整がしやすいタスクです。
まとめ
依頼を受ける際には、自分が持っているタスクの期限と種類を整理して、適切な判断ができるとよりスムーズな処理ができそうです。
備考
・アウトプットの認識を合わせる
アウトプットの認識は必ず合わせましょう。
あなたの常識と相手の常識は全く同じではありません。
アウトプットの認識がズレていると、余計な作業が増えクオリティの低下にも繋がります。
・タスクの進捗報告
依頼を受ける側も依頼する側も、細かく報告しましょう。
進捗を明確にすることで、もし期日までに終わらない場合、あとどれくらいで終わるのか、巻き取れる作業なのか判断が付きやすく柔軟な対応につなげることができます。
・タスクの影響範囲、規模
そのタスクによる影響範囲が大きい場合、上記の判断基準によらず最優先されることがあります。
最後に
今回は、依頼を受ける側をメインとして書いてきましたが、 依頼を出す側も、求めているアウトプットやゴールまでの細かいスケジュールを明確にして依頼ができると、 よりスムーズな業務ができるでしょう。
この記事は Digital Identity Creative Div. Advent Calendar 2023 8日目の記事です。
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