webinar開催の備忘録(#1: 相手のITリテラシーのレベル)

　会社のweb会議システムを使ってwebinarを開催しているのですが、ビジネスミーティングと違って、参加する相手が不特定多数であるため、相手のITリテラシーをどの程度と想定するかは非常に難しい問題です。
　僕としては、「これだ!」と答えは出ていないのですが、備忘録的に対策を書いていきます。

接続マニュアルは自分自身で作るべき

　今回、不幸なことに会社の指定のweb会議システムがSkype for Businessという時代遅れのソフトであった為、web上にほとんど有益な操作マニュアルがありません。
　その為、実際に自分でPC(Windows)と、スマートフォン(iPhone)で、あらかじめソフト(プラグイン/アプリ)のインストールからログインまで操作をしてみて、そのスクリーンショットを基に簡単なマニュアルを作りました。
　そのおかげか、現時点で「接続ができない」というクレームは来ておりません。

事前に接続確認セッションを設ける

　その上で、webinar開催の1週前に、60分ほど参加自由の接続確認セッションを設けました。参加者はその時間の間に、一度web会議システムにログインして、マイクやカメラが動作していることや、共有した画面が見られることを確認します。参加者にしてみると、うまくいけば5分も掛からない作業なのですし、主催者側にとっても、webinar開催中に接続のトラブル対応はしたくないので、双方にとって利益は大きいと思います。
　ちなみに、これまでの経験だと、全体参加者の90%以上が接続確認セッションに参加します(日本人ってまじめだな～)。

紙の資料は重要

　webinarの場合、web会議の画面がPCを占有してしまうため、逆に紙の資料を事前配布が重要と痛感しました。特に、一部の参加者はスマートフォンから参加しているため、その人たちは画面共有された細かい字はほとんど読めません。
　それ以外にも、共有した画面の映像が途中で途切れたりという際にも事前資料が配布されていれば、最悪音声だけでも講習を進行できます。
　今回、僕のセミナーは100ページ以上の資料がある講習会だったので、その資料は予め郵送で送る形態をとりました。