仕事を前倒しに進めるコツのコツ

仕事に繁閑の差はつきものです。でも、時間に余裕のあるときには、仕事はできる限り前倒しで進めていきましょう。

これから年末年始の長期休暇を控え、普段よりも納期や締め切りが早まることもあります。
ここで、あなたが普段から計画的に仕事を進めているかどうかが問われます。
心おきなく休暇を楽しむために、そして、休暇中、周囲の人に迷惑をかけないために、私が実践している「仕事を前倒しに進めるコツ」をご紹介します。

■　仕事を前倒しで行うための4つのポイント

私が日頃から実践しているのは、次の４つです。

①　時間に余裕を持って計画を立てる。

スムーズに仕事を進めていくためには、まず、仕事の段取りを組みます。このときに気をつけたいのが、最速の所要時間で計画を立てるのではなく、突発的な出来事（トラブルや、イレギュラーな仕事の依頼など）などを想定して、十分余裕を持った時間で計画を立てるということです。特に休み前は、自分だけでなく関係者の仕事もたて込んでいます。担当者が不在がちで、回答がなかなかもらえないために、その仕事が完遂しないということも起きてきます。

②　仕事は、渡す前にもう一度チェックする。

期限に間に合わせるということが、仕事の本来の目的ではありません。自分の担当している仕事は、必ず連続した仕事の一部であることを認識して、スムーズに仕事が流れるよう、状態を整えて次に引き継ぎます。
例えば、「入力ミス」などは、期限に追われて、ギリギリの状態で仕事をしているときによく発生します。ひとつの仕事が終ったら、間違いがなかったかどうか、渡す前にもう一度チェックします。
伝票の入力内容、請求書の金額、指示されたとおりに仕上がっているかなど、必ず、「内容を確認する時間」を段取りの中に組み込んでおきます。

③　さらに相手に確認をとれば、トラブルは激減する。

事前のチェックも大切ですが、その仕事を引き渡した後、相手に間違いがなかったかどうかを確認すればミスやトラブルはさらに減ります。
「商品が到着するタイミングを見計らって、担当者に数量や商品の確認をお願いする」
「発送した請求書などは金額等の内容に間違いがなかったかどうかを確認する」などです。　
そのためにも、期限ギリギリに納品や送付をしていては、トラブルが起こったときに対処できません。
休み前の郵送や発送業務については、定められた期限の２，３日前には納品や送付が終わり、お客様にも内容の確認が取れるようにしておきましょう。

④　上司や、同僚への引継ぎ報告をしっかりと

年末年始以外の長期休暇は、会社で一斉に休暇を取るのではなく、交代で休暇を取るところもあります。自分がお休みでも、お客様や会社の上司や同僚が休みとは限りません。休んでいる間に、担当している仕事のミスやトラブルが発生したいり、問い合わせが入ってくる場合もあります。
休む前に、作業状況や引継ぎ内容などを、上司や同僚に報告しておきましょう。
また、風邪や体調不良で休んだ場合も、仕事の段取りや、お願いしなければならない仕事などについては、早めに会社に連絡行い、業務に支障が出ないようにしましょう。

■　しっかり準備をしていてもミスやトラブルは起きることがある

経験やキャリアを重ね、仕事量が増えても、時間や期限に追われながら仕事をしていては、疲弊するだけです。
これまでの経験から、突発的なケースを想定し、それを加味しながら余裕を持って仕事が遂行できるようにしたいものです。

しかし、計画はあくまでも計画に過ぎません。いままでに経験したことのないトラブルが、休み中に起こってしまうこともあるのです。
そのとき、自分自身の原因で、そのトラブルに対応できなかったということがないよう、以下のことを日頃から整備しておくことが大切です。

①　担当する業務のマニュアル化と仕事の標準タイムの計測

担当する業務をマニュアル化したり、その仕事にどれくらい時間がかかるかを把握しておくことは、段取りよく仕事をする上で大切です。
またそれは不在の時に、同僚や先輩が代わりに仕事をする際の手引書になります。

与えられた仕事を精一杯こなすのは新人レベル、仕事の標準タイムを計測する習慣と、簡単な手順書の作成を行って、第三者にも、仕事内容をわかりやすく伝えられるのが、担当者レベルです。

②　机や書庫などの整理整頓

私がまだ物流会社に勤務していた頃、先輩から
「その人の仕事の出来不出来は、休んだときにわかる」とよく言われていました。
できる社員は、自分の机に誰が座っても、代わって仕事ができるように普段から整理整頓がキチンと出来ている人のことを指すのだということでした。

✔机や使っている保管庫などは、キチンと整理整頓されているか？
✔使ったものは、モトの位置にちゃんと戻しているか？
✔伝票など、帳票類のファイリングや保管が雑になっていないか？
✔何がどこの引き出しに入っているかを、見なくても、説明できるか？

仕事を効率よく進めるためには、「探す時間」を減らすこと。上記のことができていれば、時間を有効に活用できます。

③　日ごろから周囲とのコミュニケーションを大切に

仕事が忙しいと、どうしても日々の業務に追われ、先輩、同僚や後輩が担当する仕事への関心も薄らいできます。
しかし、自分が担当していなくても、お客様の中には、「会社の全員が私の担当者、私のことをよくわかってくれている」と思われています。
同僚や先輩，後輩も同じです。日頃から、お互いの仕事の情報公開をして、どのような客様からの問い合わせにも、ある程度のところまでは答えられるようにしておきましょう。

④　あなたは「ギリギリ出発派」or　「余裕到着派」？

待ち合わせ場所に向かうとき、あなたは、時間ギリギリまで何かをしていて出発する方ですか？それとも、余裕を持って出発して現地で待機しているほうですか？
約束の時間に遅れないようにすることは、相手に対するエチケットです。
しかし、そのためには、普段よりも早起きをしたり、いつもやっている仕事が出来なかったりと、何らかのしわ寄せが生じます。

また、早く着き過ぎて、ヒマを持て余すのではないかとも考えてしまいます。これが、ギリギリまで出発を伸ばしてしまう時の気持ちではないでしょうか？
前倒しで仕事をすることも、同じことなのです。
休み前は、万が一に備えて普段以上にエネルギーを費やして、いつも以上に仕事を行っておく要があります。

つい、最小の努力で、最大の結果を生み出そうという安易な方法に走ってしまいます。しかしそれでは、余裕がほとんどありません。小さなトラブルにも対応できず、結局仕事追われ、ベストの状態で、仕事を完遂することもできなくなってしまいます。
「前倒し」することは手間と神経を使うことです。しかし、確実に仕事を処理することができますし、その仕事が完遂したあとも、次の仕事に余裕を持って取り組むことができるのです。

「最悪のケースに対応するための最善策を練る」
それが、前倒しで仕事をするための一番のコツだといえます。
その結果、何も起こらなかったとき、生まれた時間は自分の時間です。ごほうびをもらって仕事をするよりも、仕事が終ってもらうごほうびのほうが、絶対に嬉しいと思いませんか？