マニュアルを作ってみた

物流会社で働いている頃から、私はマニュアルを作るのが好きでした。
仕事を教えて下さった上司が、せっせとマニュアルを作っているのを見たのがきっかけです。
当時は、会社にコンピュータが導入されて間もなかったから、パソコンはおろか、ワープロも無かったから、手書きの作業ばかりでした。
ですから、マニュアルはすべて手書きです。上司は、とても読みやすい字で図イラストを駆使しながら、仕事全体の流れと個々の仕事のポイントをわかりやすくまとめていました。

マニュアルの中身もわかりやすくて、素晴らしかったのですが、上司の書く字が大好きだったので一生懸命真似をしていました。

そして、ほとんど上司のやっていることのパクりだったけど、実際にマニュアルを作ってみると、自分がその仕事を理解しているかどうかがよくわかりました。

「個々の仕事をただやってるだけじゃなく、全体の流れ（手順）やポイントをきちんと把握しておけよ！それがわかってないと、コンピュータが止まったときに、手作業で対応できなくなるからな！」（事実、コンピュータはよく止まっていた）

「本当に仕事が出来る人というのは、忙しいときこそ落ち着いて仕事をしていたり、自分がいなくても仕事が回るようにいつも整備しておく人のことを言うんやで」
それが上司の口癖で、今でも私が大切にしていることでもあります。

物流会社を辞めてからも、PTA会長を務めたとき、自治会長を務めたときにも、せっせとマニュアルを作成しました。
勤務していた頃は、マニュアルを作成することが目的になっていたように思いますが、会社を辞めてからは、「次にこの役割（仕事）を担う人が、これを使って仕事がしやすくなるように」を大切に作っています。

自治会長のときに作ったマニュアルのおかげで、それまで引き継ぎに２時間くらいかかっていたけれど、今は３０分もかからなくなったそうです。
そして、今でも会長を務めている方に、時々「あのマニュアルは、わかりやすくて助かっています」と声をかけられます。作って終わりではなく、活用してもらえないと意味がないですよね。

仕分けの仕事のマニュアルは、作業中も活用出来るよう、ポケットに入るサイズにして、リングで束ねてページがめくりやすいようにしてみました。
また、サイズが小さいので、出来るだけ文字ではなくイラストなどを使ってわかるようにまとめています。

人に仕事を教える時には、こういう準備は必要だと思っています。