効果的なオンライン会議の方法

リモートワークの際に必須ともいえるオンライン会議の効率的な進め方について、自分の経験を共有できればと思います。
結論から申し上げると、この4つを自分は意識しています。

・資料をしっかり用意
・ここ、というようなこそあど言葉は使わない
・無音をなくす
・AlexaやGoogle Homeのような音声認識をする機械は近くに置かない、もしくは電源を落とす

それでは細かく説明していきます

１．資料をしっかり用意

会議でも資料をモニターやプロジェクターで表示して実施するのは当然だと思います。オンライン会議においても出来る限り資料をしっかり用意して臨みます。ただ、その際に注意すべきポイントが2点あるので、要注意です。

注意点１．パワーポイントならポインターのようなどこを指しているのかを明確にする

自分と相手が今何をやっているのか、どこを指しているのかを明確にする必要があります。パワーポイントならスライドショーを開始して右クリックするとポインターを表示できる機能があります。

こういった機能をつかって、発表者と聞いている側が共通理解をできるように気を付けます。

注意点２：タイムラグに注意する

これは自分がよく失敗してしまうのですが、作業スピードが速い人が陥りがちだと思います。回線スピードの状況で、発表者のスライドとみている人のスライドの位置がずれることがあります。スライドを動かしてから数秒後に参加者のスライドが更新されるような。

こういったタイムラグのようなものは頻繁に発生するので、スライドの移動、表示するファイルの更新、のような何か変化をさせる場合、タイムラグを意識する必要があります。

２．ここ、これ、というような「こそあど言葉」は使わない

対面の会議だと意識しなくて大丈夫なのですが、オンライン会議だと「こそあど言葉」を使わない、というのは非常に気を付けるべき点です。

対面だと場所を指すなどしてスムーズですが、上記に書いた通りタイムラグがあったりして、こそあど言葉を使って、「ここですが・・・」と伝えても、相手はどこを指しているのか分からないことがあります。最悪、タイムラグで違う認識をする可能性もあります。

３．無音をなくす

ラジオで無音になると「放送事故」になるって聞いたことがある方も多いと思いますが、オンライン会議でも同じことが起きます。

考えているときでも、何も言わずに考え込むと、ネットワークに問題があるのか？寝たのか？など発表者と参加者でギャップが起きます。考え込むときも、「ちょっと考えさせてください」というような一言を入れるなどして、無音になっても問題ないような状況を作ることが大事です。

４．AlexaやGoogle Homeのような音声認識をする機械は近くに置かない、もしくは電源を落とす

Alexaを机に置いて仕事をしているのですが、電話会議中に自分が言った言葉に反応をしてしゃべりだしたことがありました。。もちろん音声が参加者にも聞こえて非常に恥ずかしい思いをしました。

そのため、AlexaやGoogle Homeのような音声で認識するような機械は近くに置かないようにするか、電話会議中は電源を落とすようにしましょう。

まとめ

有名なメラビアンの法則によると、人とやり取りするときにこのような影響を受けているようです。

・視覚：55％
・聴覚：38％
・言語：7％

本質的に言うとメラビアン自体はこの考えは少し本人が伝えたかった事とは違って誤った情報が拡散してしまっているという話も知っていますが、自分の経験からしても納得感のあるものですので、引用させていただいています。

オンライン会議では視覚による認識をするという55％が抜けてしまいます。

視覚情報を補完するために、カメラをオンにするという案もありますが、スライドの表示＋参加者のカメラ表示にすると画面が小さくなったり、参加者が多くなると全員の顔を出すようなことができない、というような欠点もあります。

こういった中、聴覚における情報伝達がとても重要になってきます。特に日本人の場合、空気を読むという言葉もあるとおり、周囲の空気から物事を判断したりするスキルが高いのですが、オンライン会議だと「空気を読む」なんていうのは難しいです。

基本的に、音のない反応≒無反応であり、空気なんて読めません。

色々と難しさを感じている方も多いと思いますが、新しいことをしているので誰もが難しいと感じるのが普通です。試行錯誤しながらでも、この記事が少しでも皆様の参考になったら幸いです。