電話の問い合わせの所属や部署と名前の確認の重要性

※今回は社会人として当たり前の事がテーマです。

数年に１回程度の機会ですが家電が壊れて修理のためにコールセンターに電話すると最後に「～～～（氏名）が対応しました」というように誰が対応したかを明確にすることが殆どです。

一方、「〇〇〇に電話したら「××××」と言われたから〇〇だ」と主張するケースがあります。〇〇〇は組織名を入れますが、仕事をする上で、あるいはコメント（電話内容）を根拠とする上では今一歩弱いのではないでしょうか？

例えば私が文部科学省に電話する時、誰でも同じ回答となるものであればさほど気にしないのですが、法令や（文科省が出している）ハンドブック等の解釈や手続きなどに関する問い合わせは、いつ電話して、何を質問して、誰からどのように回答があったかは記録をつけて保存をします。これは社会人として当たり前のことだと思うのです。

組織の誰かが回答したのだから、その組織の回答として正であろうと考える人もいるかもしれません。

しかし人であれば誰でも間違える事はあります。例えば何かしらの申請手続きで△△という書類が必要かと質問した時、回答者によっては間違えた回答をする可能性も０ではないのです。この場合は誰がその間違えた回答をしたのかが分からなければ「言った言わない」議論になってしまうだけです。これは明らかに不毛ですね。

そもそも誰が、あるいはどの部署がいったかも分からない回答は信用性が著しく欠けると考えています。

もしSNS等で該当組織がこのように発信をしているという場合は、どの部署なのかぐらいは明らかにしないといけないですし、原則文書でないとその組織の正式な回答とは中々みなせませんね。