【電帳法】電子保存要件の「真実性の確保」、本当に満たせていますか？

【電帳法】電子保存要件の「真実性の確保」、本当に満たせていますか？

令和4年1月1日から、電子帳簿保存法における電子取引データの電子保存が義務化となりました。

この電子帳簿保存法対応を考えるうえで、注意が必要な要件が2つあります。
それは、みなさまご存知かと思いますが、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

今日はその「真実性の確保」について、よく聞く見落としポイントを解説させていただきます。

１．そもそも電子取引対応の「真実性の確保」要件とは

電子取引データの電子保存において、「真実性の確保」とは以下のように定められています。

上記４つの方法のうち、どれか一つを満たす必要がある訳です。
ただ、近年はシステム導入による対応検討が増えてきている関係上、2番目の
「受領後、速やかにタイムスタンプを付す」あるいは3番目の
「訂正・削除履歴が残る（または訂正・削除不可）システムに保存する」での対応するケースが
大半になってきています。

2番目のタイムスタンプ付与による要件を満たして管理する場合では、書類の改ざんがされていない証明、
ある時点から書類が間違いなく存在していた証明を担保することができるため、
間違いなく「真実性の確保」を満たすことができます。

対して訂正・削除履歴が残る（または訂正・削除不可）システムに保存する要件を満たして対応する場合、
実は完全には要件を満たせていないケースがあるのです。

２．訂正・削除履歴が残る（または訂正・削除不可）システムを用いた場合に、「真実性の確保」を満たせていないケースとは

国税庁の一問一答に以下記載があります。

出典：国税庁一問一答

つまり、単に訂正・削除履歴が残る（または訂正・削除不可）機能をシステムが有しているだけでは
要件を満たしているとは言えず、加えてデータの授受も同システム内で行う必要があります。
例えば、メールで受領したデータを別の訂正・削除不可のシステムに保存するといった方法は
「真実性の確保」を完全に満たしているとは言えません。

このデータの授受を同システム内で行えない場合は、システム構築に加えて事務処理規定の策定等
別の要件を満たす必要が生じます。
せっかく、事務処理規定の手管理による煩雑さを懸念してシステムを導入しても、
厳密に要件を満たせていない場合は事務処理規定の策定が必要になるわけです。

なお、現状、考えうるすべての電子取引データに対して、訂正・削除の管理とシステム内でデータの授受を行える、いわばシステム1つで完結できる仕組みというのはほとんど存在していないのではと思われます。

３．まとめ

当記事では、電子取引データの電子保存における「真実性の確保」要件を満たせていないケースについて解説しました。
結論、方法論としては、事務負担を許容し、事務処理規定を策定するか、タイムスタンプを付与することで管理をするかになりますが、今一度御社の対応方針を見直してみてはいかがでしょうか。