大企業で働く人のためのサバイバル英語⑤

今回は、英語でミーティングを
こなさなくてはいけない・・＞＜
というときのお役立ちツールを
一つご紹介したいと思います。

実は私も、春までにウェブサイトやミニブック
動画などの各種コンテンツを完成させるために
先日もくもくと、このお役立ちツールを
作っていました。

その名も、WBS。

WBSとは、work breakdown structureの略です。
中には、単に「スケジュール」と呼んで
いらっしゃる方もいるかも知れません。

一連の仕事を完遂するために必要なあらゆる
タスクを細分化して、洗い出していきます。
そして、右側にガントチャートをつけて
スケジュールを管理します。

たとえばこちらの「カレーライスを作る」例が
わかりやすいです。
https://mngmnt.jp/2015/04/17/about-wbs/

これを作成することで
・どのようなタスクがあるのか
・各タスクにどれくらい時間がかかるか
・各タスクの優先順位はどうなっているか
・どのタスクをいつまでに完了する必要が
あるか
・各タスクの責任者は誰か
などが明らかになります。

先程のカレーライスの例だと
ご飯を炊く準備よりも野菜を切る作業を
先にした方が良いことが分かります。

なぜこのWBSが英語でのミーティングに
役立つのでしょう？

それは視覚化されているので、見るだけで
必要な情報を大方伝達することができる
からです。

そして
・「これからこんなことをする予定です」
という全体像を伝えたり
・「このタスクはあなたにお願いします」と
依頼をしたり
・「あなたがこのタスクを終えないと
次のこのタスクが出来なくて困るんです」
と催促をしたりするのに使えます。

以前、あるお客様が
「なかなか（外国人の）クライアントが
やるべきことをやってくれなくて困る・・」
とおっしゃっていました。

そんなときも、予めWBSを作って
関係者全員に渡しておけば、それぞれの
タスクの関係性がわかり動いてもらいやすく
なります。

ちなみに私は、そもそもこのWBSを作る
という作業がそんなに好きでは
ありません。。。
いつもどこか「必要だから」という義務感で
やっているところがありました。

でも先日、プランニングが好きという先輩が
Facebookでこんなことを教えてくれました。

「本当に変な人みたいに聞こえるかもだけど
タイムトラベルしてる感覚でスケジュール
引いてるよ！
こういう段取りでやると○ヶ月後は
こんなことをやっているのかぁとか
あとはそのとおりに事が運ぶと、スケジュール
完璧だわぁとニヤニヤしたり」

なるほどーそんな風に考えたら
けっこう楽しいかも！？と思いました＼(^o^)／

というわけで、今回は
WBSは言葉の壁を超える！というお話でした。
もちろんタスクの名前などは英語で
書く必要がありますが、単語レベルで済む話
なのでGoogle翻訳を活用すれば、大体うまく
いくんじゃないかなぁと思います。