【会計人御用達ツール】 使わなきゃ損！業務を効率化する会計人が使っている超便利なツールを紹介

本日は、【会計人御用達ツール】についてです。
今回は自分たちで会計事務所を経営している場合のITツールをお話ししたいと思います。

大きく分けて①お客様用②社内管理用がある。

では早速見ていきましょう！

①お客様用については、
・LINE
・チャットワーク
・Skype、zoom
・Dropbox
・LINE＠
があります。

お客様用については、「コミュニケーションの円滑化と移動コストなどのあらゆる無駄なコストの排除」がテーマになります。
連絡手段のためのツールに始まり、資料の管理などがあります。
連絡手段についてはスマホが普及したことにより、特に連絡手段については、従来のメールからチャットアプリやテレビ会議が可能になりました。
弊社でも希望されるお客様には日々の質問や相談業務は全てLINEとチャットワークになっており、メールのお客様はほぼおりません。

・LINE

こちらは日々のタイムリーな相談事などはLINEにて即時対応のために取り入れています。
基本的にはスマホさえあればお互いに連絡がつくので柔軟な対応ができることにとても好評を得ています。従来型の会計士だと、どうしてもメールの方が丁寧と固定観念があるかもしれませんが、メールだと「お世話になっております。」に始まる時間のかかる（慣例的で無駄な）やり取りが多いため、タイムリーさにはどうしても劣ります。お客様自身もタイムリーかつ柔軟なやり取りを求める方が多くなっているのでぜひ仕事用のLINEを設けてもいいかと思います。

・チャットワーク

次にチャットワークですが、前述のLINEとも似ていますが、少々扱いが異なります。
LINEについてはタイムリーさを最も重視していますが、欠点が１つあり、それが資料の保存期限があるという点です。これは資料のやりとりが多々ある会計業務には若干不向きなので、基本的に顧問のお客様との継続的なやりとりに入った以降は弊社ではチャットワークを活用しています。チャットワークですと、データファイルなどのやりとりができ、かつ、保管期限もないので、「保存期限が切れてしまったのでもう一度送ってください」という相手側をがっかりさせるやり取りを防ぐことができます。またチャット履歴も比較的あとからでも遡りやすいので、時間が経った後でも見直すことが可能です。
以上より、弊社では、日々のコミュニケーションツールとしては、LINEを活用し、業務に入ってデータや資料のやりとりなどが継続的に生じるお客様へはチャットワークへ移行するというような流れを導入しています。