Google ToDoリストでタスク管理

昨日は狩野モデルについて試してみるぞと意気込みを記事に書いたが、なんとか考えていたことはやってみることができた。
やることが積み上がっている中でも、最近はタスクをそれなりにこなせているなーと思ったので、今日はタスク管理について書いてみようと思う。

タスク管理の仕方

Notion×Googleカレンダーで叶える、人生を進めるタスク管理術
1年ほど前にこの記事を読んでから、1週間単位でタスクを管理するというのをずっと試してきたが、最近やっと上手く出来るようになってきた。

この記事の管理方法で気に入っているのは、タスクを1週間で管理して、週の前半にたくさん積んで後半には余裕を持たせておき、1週間で全部終わらせるように組んでいくこと。
これなら1日単位で焦る必要はないし、期限のある重要なものは確実にこなしつつ、優先度が低めのものは翌日に回しても問題ない。

ただ、ツールについてはNotionのUIがあまり好きではなく、でもカンバンがいいなと思ってAsanaを使っていた。しかし実はここが一番のネックで、タスク管理のためだけのツールをわざわざ見に行く、ということがどうしても出来ず、徐々に使わなくなってしまった。

Google ToDo リストとの出会い

そんな中、ある日Googleカレンダーを眺めていてふと気付いた。

あれ、これ週表示にしたら、1週間のタスク管理ここでできるんじゃね？

と。

前職で仲の良かった元同僚が、Googleのタスク管理ツール使ってると言ってたのを思い出し、見つけました。

Google ToDo リスト

これが良い。何が良いって、わざわざ見に行く必要がない。なぜなら会議の予定等はGoogleカレンダーに入っているから、カレンダーは絶対見に行く。見に行ったときに、タスクが目に付く。絶対に忘れない。
終わったら完了をポチッとすると取り消し線が付いてくれる。
毎週や毎日の繰り返しタスクは、繰り返し設定ができる。
個人的には今まで使ったツールの中で一番使いやすいと感じている。

どのように運用しているか

それでは実際の運用方法。

まず作業系の業務は発生したらとりあえずToDo リストに追加する。これは都度。

1日の始まりに予定を確認するついでに当日のタスクも確認。どの順番に着手するかを決める。

作業が終わったら完了、新しく発生したら追加を都度行う。

昼休み前or後に午前中の実施状況と午後の予定タスクをチェック。

終業前には終わらなかったタスクを翌日に移動し、翌日以降のタスクを再確認してバランスを整える。

このサイクルでだいぶ作業が捗るようになった。
ちなみに、以前書いたように、朝のタスク整理が終わったらまずはミーティングの準備から始める。
1日の最初にミーティングの準備を済ませておくことで、その後の作業を焦らずに進めることが可能になる。

今タスク管理がうまくいっている一番の理由は、やはりカレンダーと同時に確認ができる、というところが大きいと思う。ツールを分散させないことは、少なくとも自分にとってはかなり重要だと気付いた。

Google ToDo リスト、Googleカレンダーを使っていて、ツールをいろいろ使い分けるのが苦手な人にはかなりオススメ。