オンラインブレストを 音声のみ ビデオ無し 同時編集なし 画面共有のみでやる

在宅勤務にともない、ブレストをオンラインでやる必要性が出てきました。

下記のように、ノウハウも出てきています。

私の使える環境としてOffice365があるので、エクセルの同時編集でやってみようとしました。が、問題が発生、

◼️何が起きたか？

1、ビデオ会議が使えない

多くの人が在宅勤務のためかトラフィックが増大。SkypeやTeamsはあるのですが、ビデオはもちろん音声もブツブツ。
音声は電話会議でないと安定して使えません。

2、同時編集ができない

それなら、と、電話会議とエクセルの同時編集でやろうとしましたが、同時編集がうまく動かない。

調べたところ複数のバージョンのエクセルが混在していたことが原因でした。
これを回避するために、エクセルオンラインでやると、ある程度は動くものの、入力中に他の参加者との競合が生じることが多々発生。ストレスフルな状態に。
それじゃあ、と、パワーポイントでやろうとしたら今度は重くて動かない。

3、巷の便利なツールが使えない

Googleスプレッドシートなどのツールも考えましたが、社内では申請などのハードルがありちょっと現実的ではない。

◼️じゃあどうしたか？

今回の問題は、トラフィック増大に伴う同時編集のトラブル。
よって、今の状態では、同時編集は期待できない。

チャットでもいいけど、流れてくので
アイデアが俯瞰出来ない。

そこで、アンケートに使われるMicrosoft Formsを使うことにしました。

手順としては下記となります。

(1)参加者毎にアイデア入力フォームを作成

下記のイメージで入力フオームを作成しました。
エクセルブックをOneDriveに参加者ごとに作成。各ブックをエクセルオンラインで開き、フオームを挿入。このリンクを参加者に連絡。

フオームにアイデアが入力されるとこんな感じにエクセルブックに格納されます

(2)ブックをデスクトップアプリで開く

フオームにアイデアが入力されると、行が増えていきます。入力されたアイデアの列のみが表示されるように縦長にウインドウサイズを調整。(実際にはすべてのエクセルブックを開いてから左右に並べて整列、で、サイズを調整)

その後、ウインドウの幅に応じて、アイデアの列のみが見えるように、列の幅を調整。
各セルは、折り返して全体を表示するようにしておきます。

そして参加者の写真を先頭行に重ねるように挿入。
最後にブレストのタイトルを表示。
(下記ではパワーポイントのスライドショーを使用し、ウインドウモードで表示)

これらのウインドウ整理は、セカンドスクリーンで行います。

(3)ブレスト実施

電話会議+Skype画面共有でブレストを行います。

画面共有でセカンドスクリーンを共有すると、参加者には上記の画面が見えている状態になります。

アイデアがフオームに入力されると、エクセルの表示が自動的に更新されます。

更新されたセルを見ながら、ファシリテーターは進行します。

◼️やってみた感想

今回は電話会議と画面共有のみでブレストをやりましたが、それなりにはできました。

特に顔の見えない画面共有のみの状態では、顔写真を載せておくのが結構良いと感じました。

同時編集については、今回は厳密に言うと、ファシリテーターとシステムとの間で同時編集をしていることになります。
ですが、ブレスト中はファシリテーターはエクセルには書き込まないので、競合は生じません。

もちろん多少のタイムラグは生じるので、リアルでやるような雰囲気にはなりませんが、単にチャットに書き込むよりはアイデアを俯瞰出来る分、ブレストに近づいたのではないかと思います。

※この記事の表紙画像はこうまるさんによる写真ACからの写真を使用しています。