解雇理由証明書とは？従業員から提出を求められたらどうする？

2021年11月17日 14:01

はじめに

　従業員の解雇については労働基準法でルールが定められており、解雇の正当な理由が必要となります。

　経営者ならば、解雇した従業員から「解雇理由証明書」の提出を求められることもあるでしょう。

　今回は、解雇理由証明書の交付時期や期限、従業員が解雇理由証明書を求める理由や作成するときの注意点などについて解説します。

　解雇理由証明書とは、会社が従業員を解雇した理由などについて記載した書面のことです。

　一般的には、以下のような項目を記載するが、法的に定められた様式は存在しない。

　・解雇する従業員の名前
　・解雇を通知した日付
　・解雇理由証明書の発行日
　・事業主氏名又は名称
　・使用者職氏名
　・解雇理由

　解雇理由証明書は、『解雇通知書（解雇予告通知書）」や『雇用保険の離職票」とは別に発行する書面です。

　なお、『解雇通知書』は、解雇日の30日前までに予告するように、「労働基準法第20条第1項」に定められています。

　第二十条　使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。

　三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。

　但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。

　解雇理由証明書は、従業員を解雇した際に必ずしも交付する必要はない。

　しかし、解雇された労働者から請求があれば、遅滞なく交付しなければならないことが、「労働基準法第22条第1項」に記載されている。

　第二十二条　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

　また、労働者から解雇予告をした後に、予告期間中に解雇理由証明書の請求があった場合も遅滞なく交付する必要があることが、「労働基準法第22条第2項」に記載されています。

　②労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

　ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。

　解雇理由証明書の交付を請求できるのは、正社員だけとは限らない。

　「労働基準法第9条」が適用されるため、契約社員やパート、アルバイト、試用期間中の従業員などから請求された場合でも、解雇理由証明書を交付しなければならない。

　第九条　この法律で「労働者」とは、職業の種類を問わず、事業又は事務所（以下「事業」という。）に使用される者で、賃金を支払われる者をいう。

　解雇理由証明書の交付を請求されたのにも関わらず発行しない場合、「労働基準法第120条第1項」に則って、「30万円以下の罰金」が課せられる可能性があります。

　解雇理由証明書は経営側から積極的に交付する義務はないが、解雇された従業員から交付を求められれば、原則として対応必須と覚えておこきましょう。

　解雇理由証明書は、従業員から交付の請求があれば、「労働基準法第22条第1項」に記載されているように遅滞なく交付しなければならない。

　明確な日数は定められていないが、従業員の解雇が裁判になってしまった場合、解雇理由証明書の交付に応じなかったり、交付が大幅に遅れていたりしたら、非常に心証が悪い。解雇理由証明書の交付請求があれば、従業員にも発行日の目安を伝えた上で、速やかに対応したほうが良いだろう。

　解雇理由証明書の請求権は、「労働基準法第115条第1項」によると、2年で時効となる。

　第百十五条　この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

　したがって、従業員を解雇してから2年以上の期間が経過しているならば、解雇理由証明書の発行を求められても応じる必要はない。

　とはいえ、請求者との関係性や解雇理由、ステークホルダーへのレピュテーションリスクなどを勘案し、応じるか否かを判断しよう。

　解雇理由証明書を書く際には、解雇理由はできるだけ具体的事実を踏まえた上で、正確に記載しよう。

　もし、解雇理由証明書の交付後に解雇に関する裁判をすることになれば、解雇理由証明書に記載されている内容が大きな意味を持つ。

　解雇理由証明書に記載された解雇理由と別の理由を裁判で主張することは事実上難しいため、正確な記載が必要だ。

　また、解雇理由証明書に従業員が請求していない事項について記入することは、「労働基準法第115条第1項」で禁止されている。

③前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。

　解雇理由証明書に法的に定められた様式は存在しないが、公的機関がフォーマットをインターネット上に掲載している場合があるので、参考にするとよいだろう。

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