asanaを使いこなすtips

もうasanaにどっぷり浸かってしまっている「しまい」です。
asanaの基本的な使い方は色々なサイトで紹介されていると思うので、この記事ではasanaを使いこなすためのtips的なものをまとめてみました。

Today/Upcoming/Laterを使いこなす

まずは「Due date」と「Today/Upcoming/Later」を使い分けが基本中の基本。
・Due Date：タスクの期限　※これは分かりやすい
・Today/Upcoming/Later：簡単にいうと着手日
　・Today：今日着手したいタスク
　・Upcoming：直近着手したいタスク
　・Later：着手はまだ先のタスク
1日単位（できれば1時間以下の単位）にタスクを分割するのがタスク管理の基本ですが、これを使い分けると色々メリットがあります。
例えば、今日期限のタスクが全て終わったときに、Upcomingからタスクを持ってきて前倒しでタスクに着手できる、などです。

そのため、以下ルールにしておくのがオススメです。
・1週間以上先のタスクはLaterへ
・繰り返しタスクはLaterへ

Googleカレンダー連携を使いこなす

Zapierなどを利用して、Googleカレンダーに登録されたらasanaへタスクを自動登録しておくと二重作業がなくなります。

https://zapier.com

Chrome拡張機能を使いこなす

Chromeブラウザを利用している人は、下記の拡張機能を追加しておくのがオススメ。そうすると、Gmailやその他WEBサービスからすぐにasanaへタスク登録できるようになります。

https://chrome.google.com/webstore/detail/asana/khnpeclbnipcdacdkhejifenadikeghk

Follow-up taskを使いこなす

私たちのチームでは、確認依頼はasanaのFollow-up taskというルールにしています。確認依頼のためのタスクを作成する時間がもったいないですし、元のタスクの履歴がすぐに見れるから便利です。

instaganttを使いこなす

instaganttはasanaと自動連携するガントチャートツールです。

本当の使い方はガントチャートとして利用するのですが、私はガントチャートのメリットをほとんど感じたことがない人です。。。（これは人によって違うと思いますが）。そのため、instaganttのWorkloadを利用しています。

これはasanaでタスク名の後ろに[数字（単位は時間）]を入れると、Due dateごとの時間集計をしてくれます。

例）asanaを使いこなすtipeのnote記事書く[1.0] 
　　→ instaganttで1.0時間として集計してくれます。

これの優秀なところは、asanaでタスクの開始日・期限を入れると、その日数に応じて時間を按分までしてくれます！基本機能は無料なので、これもオススメ。

https://app.instagantt.com/

まとめ

私はPremiumプランでasanaを利用していますが、BusinessプランにするとワークフローやWorkload機能などさらに便利な機能が利用できるはずです。もし、最初から新しい事業をするならasanaを中心に業務ツールを設計すると思うぐらい素晴らしいツールと思うので、少しでもご参考になればと思います。