おうち時間でイベント企画運営①

おうち時間で私は、2本、オンラインイベントの企画運営をやらせていただきました。慣れない部分もあり、反省点もたくさんありますが、これまでのイベント参加者側からは見えなかった学びが多くあり、この経験は教育現場における学びのデザインだったり、地域コミュニティの運営だったりに活きてくると思ったので、記録しておこうと思います。

イベントその1　

まずはじめに

一つ目のイベントは講師を呼んで講演をしていただいて参加者にワークをしてもらう、という形式だったので、まずは講師の方に何を聞きたいかということを一緒に作っていたメンバーと出し合いました。自分たちが講師のブログや動画をみたとき何を感じたか、その中で参加者の人と何を共有したいのか、ざっくりと書き出しました。

「誰に」「何を」伝えたいのか

何となく方向性を決めたのち、ターゲットを決めました。自分たちと同じ学生目線で作るのが良いだろうということで、学生を中心の対象にしたのですが「どんな」学生か、という部分を言語化するのは難しかったです。自分たちはどんな学生だから刺さったのか自己分析をしたうえで、どんな人が興味を持ってくれるのか、どんな言葉で表現すればそう言った人たちの目に留まるのか、ということを深く考えました。それと同時に参加者にどんなメッセージを伝えるのか、メインメッセージを明確にしました。この部分はイベントの設計の核となり、何か行き詰ったときにここに戻ってくることで軌道修正をしながら前に進むことができたのでここは絶対に手を抜けないところだということを企画を進めていく中で身をもって思い知ることになります。

コンテンツの作成

イベントのフレームがしっかりとできたら、中身を詰めます。ワークショップでどういう問いを投げかければ参加者が私たちのメッセージに気づくことができるのか、ここは本当に難しかった！！問いをダイレクトにしすぎると完全にネタバレになってしまうし、複雑にしすぎると自分たちが持っていきたい方向からずれるリスクが上がる。「受け取られ方」を考え、自分たちの説明で調整できる限界を見極めながら問いをたててワークショップを組み立てていく過程はまさにゼロイチの生み出す苦しみと楽しさがありました。

シミュレーションを重ね、、、

コンテンツができたら本番の想定をしながら進行表の作成です。参加者の反応をしっかりとイメージをしながら台本と運営の動きを書き起こしながら、タイムスケジュールを決めていきます。こうやって具体的になってきて詰めの甘い部分がはっきりと見えてくるのでさらに議論は深まります。ここら辺になってくると企画運営チームのメンバーの役割がはっきりしてきて会議もスムーズにいくようになっていきました。運営のチームワークができていく感覚があるのも企画の魅力だなと思います。

ここにきての問い直しと最終的な認識統一

最後の最後の大詰めです。本番4日前、講師の方との最終打ち合わせをし、スピーチの内容について講師の方と詰める中で議論は泥沼にはまっていきました(笑)でも、私たちが頭を抱えていると講師の方はしっかりと引き上げてくださり、短い時間でメンバー同士のイベント本番の道筋のイメージはかなり明確になりました。最終リハーサルに向けて「参加者の読後感を意識すること」「コンセンサスを取るときには違和感を大切にして自分の心の向く方に進むこと」とアドバイスをいただき、議論が紛糾する中で軸を見失わず、収束に向ける方法も講師の方から吸収することができました。

そして本番

最後までどんなに小さな違和感も見逃さず、詰められるところまで詰めて迎えた本番。全体でのシェアの時間をうまく切れなかったことでタイムスケジュールがずれてしまったことは大反省でしたが、全体としては手ごたえのある結果でした。ワークショップでグループに分かれてテーブルファシリをしている際、自分の口から直接的なネタバレをしないよう細心の注意を払いながら議論を進めていく中で、企画会議の時に「参加者にこういう気づきをしてもらえたらいいよね」と話していたワードがそのまま参加者の口から出てきたときは少し鳥肌が立ち、「こんなにうまく進むもんなの？」と驚きもありました。参加者のレベルが高かったのは絶対的な理由としてありましたが、徹底的なイベント設計と運営の中での共通認識ができたのは大きかったなとイベントが終わってみて実感しました。

2つ目のイベントと始めに述べた教育や地域コミュニティとのつながりについては②で書こうと思います。

思い出しながら書いていたのと、当時の気の迷いも反映していつにも増してぎこちない文章になってしまいました、、。が、記録としてその気の迷いも込みで記録に残しておくことにします(笑)

読んでいただいた方ありがとうございました！！