業務改善を行うためのポイント
それでは、最後に業務改善を行うためのポイントについて解説します。
業務改善を行う際は、下記のような点に気を配って取り組みましょう。
・業務をなるべく可視化・数値化する
業務改善を行うためには、まず業務を可能な限り可視化・数値化しておくことが大事です。
業務改善に取り組む目的としては「生産性の向上」が挙げられますが、生産性というのは数値をベースに算出されるため、ある程度業務における成果を数値化しておかないと割り出すことができません。
また、業務内容を可視化することで業務改善のポイントが明確になるケースもあります。
業務内容を可視化するとは、すなわち「その業務において実際にどのようなことを行っているか」という点を形式知化するということになります。
その過程で、無駄を省いたり、より効率的なやり方を編みだすことにも繋がるでしょう。
それはすなわち、業務の改善に他なりません。
・ナレッジやFAQの共有を行う
ナレッジやFAQの共有を行うのも、業務改善のポイントです。
通常、業務に関する知識や知見、ノウハウは従業員個人に帰属するものであり、それぞれの分野のスペシャリスト足り得る人間が集って事業を回すのが会社組織です。
しかし、業務がスペシャリストに依存してしまうと、彼らがいないと仕事が回らなくなってしまうことにも繋がるでしょう。
暗黙知を形式知化してナレッジを共有することでそれを防ぎ、業務の質を平準化することができます。
また、FAQをシェアすれば従業員間だけでなく、顧客も交えた知の共有を行えます。一般的に、FAQというのは顧客に向けた構築をすることも多いため、それをそのまま従業員のナレッジにするという考え方の方が自然かもしれません。
・ITシステムを導入する
上述したポイントを実行する際は、いずれもITシステムを活用した方が効率的です。
現代はインターネットやテクノロジーの発展により、非常に幅広い業務システムが開発およびリリースされています。
その中から自社が行いたい業務改善に適したシステムを選定し、導入することが重要でしょう。
一例としては、知識やノウハウを共有するための「ナレッジデータベース」や、業務を可視化・定量化するための「業務管理ツール」などが挙げられます。
他にも、顧客との関係を管理し改善するための「CRM」や、営業活動支援のための「SFA」などが考えられるでしょう。
いずれにせよ、「自社がどのようなニーズをもってシステムを導入したいか」という点をしっかりと深堀りし、それに沿った製品選びを行うことが大切です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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