業務効率化を図る方法
現在の業務効率化の中で大きな役割を果たしているのが、前記で触れたRPAです。
ただし、導入する場合はそれ相応の準備が必要となります。
一方で、従来の業務やワークフローの見直しの中にも、業務効率化のヒントは多く隠されています。
たとえば、業務マニュアルを見直すことで見えてくるものも多いでしょう。
ペーパーレスを導入する
スマートフォンやタブレットの普及以降、職場のみならず、社会全体でペーパーレス化が進んでいます。
今やどこの職場でも紙の比重は減少しているはずですが、それでもまだまだ紙のままで行われている業務も少なくはないでしょう。
日本ではFAXがまだ現役な職場も多く、海外に比べればペーパーレスが進んでいないともよく言われます。
ペーパーレスにすることで紙代・スペースの節約になるだけでなく、書類をデータで検索できるようになることが大きなメリットです。
これにより、大幅な時間の節約が見込めます。
古い書類をデジタル化する場合は、単に書類をスキャナでとり込むだけでなく、OCRなどを使ってテキスト化することを心がけましょう。
書類をファイルに変換するだけではなく、データベース化することが重要です。
従業員から業務効率化のアイデアを集める
何らかの業務について見直そうとするなら、検証する「目」は多いに越したことはありません。
社員はもちろんアルバイトやパート、時には取引先など外部の人まで、できるだけ多くの業務に関わる人たちから、効率化につながるアイデアを提案してもらいます。
中には、普段から「こうすればいいのに」というアイデアを持っている人もいるかもしれません。
誰しも、自分の視点から業務を見てしまうものです。
普段の自分の仕事の流れを他人から検証してもらうことは、それだけでも意義の大きいことであると言えます。
できるだけ「ここはこうでなければいけない」という固定観念に捕らわれず、フラットな状態でアイデアに耳を傾けるのがポイントです。
コンサルを受けて業務効率化を図る
業務効率化について、専門の業者にコンサルティングを依頼するのもひとつの手です。
一般的なテキストだけに留まらず、画像や映像を使って業務の手順を説明できるようにしているのが特徴です。
説明できるほどに業務の中身をかみ砕くということは、結果として業務プロセスの可視化や無駄の洗い出しにつながります。
業務効率化の必要性は十分認識しているが、どこから手をつければいいか分からない……という方は、こうしたマニュアルのアップデートや見える化から進めてみるのもひとつの有効な方法です。
業務内容に合ったツールを使う
RPAはソフトウェアでパソコン作業を自動化するもので、特に定型的な繰り返し作業が多いような業務であれば、大幅な作業時間の短縮が可能になります。
逆に業務の中でパソコン作業の占める割合がさほど大きくなければ、多額の費用や手間のかかるRPAを導入しても、思ったほどの費用対効果が得られない可能性が高くなります。
従来のようにテキストや図表のみでなく映像も使うことで、業務の分かりやすさ＝問題点の見つけやすさもアップします。
業務内容に合わせてツールを使い分けることで、より最適な業務効率化につながるはずです。
研修を一度見直す
正社員はもちろん、外食など非正規雇用が多い産業ではアルバイトやパート向けに研修を行うことも多いはずです。
研修によってレクチャーされた内容は、仕事を覚えるというのみならず、その業務を行う上での指針ともなるものです。
逆に考えれば、研修でレクチャーされた内容から外れた業務内容の改善ほど行われにくいと言えます。
特に大勢の人に対して研修を行わなければならないような業務であれば、研修内容を見直し効率化することは、多くの人たちの業務を効率化することにつながります。
研修の内容やそこで使われる業務マニュアルを見直すことで、たとえ小さな改善でも、業務全体で見れば大きな効率化につながる可能性もあるのです。
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