[kintone] レコード追加時に通知する💡
関西で情シスをやっている「かずよし」と申します。
「すごくない」kintone Advent Calendar 2023 4日目を担当いたします🙌
レコード追加時の通知について、キンコミに投稿した内容 と同じですが、できるだけ丁寧に書いてみまーす。
本記事の内容は、kintoneの標準機能だけで実現可能です。 プラグインや拡張機能は必要としません。
アプリ紹介
サンプルアプリ「To Do」を例に説明します。
従業員のタスク管理を目的としたアプリで、１レコード＝１タスクの構成となっています。
下図は レコード追加画面です。
ユーザー選択フィールド「担当者」を、このあと 使っていきます。
実現したいこと
To Doアプリを使って、従業員のタスクを管理します。
To Doアプリの利用者は、タスクの遂行を依頼する管理者と、実際にタスクを遂行する従業員です。
（作画:ChatGPT先生）
管理者は、タスクを依頼したいタイミングで、To Doアプリのレコード追加画面を開き、タスクの内容を入力します。
「担当者」フィールドには、実際にタスクを遂行する従業員の氏名を入力し、レコードを保存します。
従業員は、自分が「担当者」であるタスクが発生したタイミングで、タスク内容を速やかに確認し、タスクに着手します。
ここで必要になるのは、 自分が「担当者」であるタスクが発生したことを、従業員が即時検知できる仕組み です。
即時検知を実現するために、To Doアプリにレコードを追加したタイミングで、「担当者」に通知を自動送信するよう 設定します。
通知設定の種類
通知設定には、下図の３種類があります。
方法１：アプリの条件通知を使う
アプリの条件通知にて、下図のとおり設定します。
アプリの条件：レコード追加
この設定により、下図通知を受信できるようになりました。
方法１では、ネクストアクションが伝わらない
通知を受け取った担当者は、タスク内容を速やかに確認し、着手しなければなりません。
しかし、方法１の通知内容「レコードが追加されました。」では、通知を受け取った後の ネクストアクションを、担当者に確実に促すことが難しいと考えました。
アプリの条件通知を利用した場合、通知内容は「レコードが追加されました」固定です。変更できません。
ネクストアクションが伝わるような通知内容を変更したいと考え、方法２に挑戦しました。
方法２：レコードの条件通知を使う
レコードの条件通知にて、下図のとおり設定します。
通知先：担当者
通知内容：タスク内容を速やかに確認し、着手してください。
この設定により、下図通知を受信できるようになりました。
方法２では、レコードの一括登録に反応しない
レコード追加画面から １タスクずつ登録する運用であれば、方法２で十分です。
しかし、複数タスクを一括登録したいなどの要望から、kintoneの「ファイルを読み込む」機能を使う場合、レコードの条件通知で設定した内容が稼働しません。
そこで 方法３です。
方法３：リマインドの条件通知を使う
リマインドの条件通知にて、下図のとおり設定します。
通知先：担当者
通知内容：タスク内容を速やかに確認し、着手してください。
この設定により、「ファイルを読み込む」機能を使って 登録した場合でも、方法２と同じ通知を受信できるようになりました。
なお、リマインドの条件通知を利用した場合、ファイルの読み込みが完了してから通知を受信するまで、最大10分のタイムラグがあります。
以上、３種類の設定方法を ご紹介いたしました。
私が携わると、だいたい こうなる
ここまで設定方法の話ばっかりに なっちゃったけん、ちょっとだけ自分を出しとこ🐙
私が大切にしているのは、方法１と２の間で述べた、ネクストアクションを促す仕組みづくりです。
テキストあるいはデータで、誰かの心を動かす、行動を起こさせる、ということが とてもおもしろい😊 仕事に限らずね。
— かずよし (@cccaproniii) September 19, 2023
こーゆーこと について、普段からアンテナを張っているつもりですが、もっともっと事例を知っていきたいな。
いい流れ っていうものを、どんどこ作っていこまい🤗
おわりに：カスタマーサポート ご担当者様への感謝🙏
方法２と方法３は、カスタマーサポートご担当者様に 教えていただいた内容です。
とても自分１人では 実現できませんでした。
電話口で 丁寧かつ迅速に レクチャーいただき、ほんとうに 助かりました。
こころから感謝 ＆ 感動しています🙏✨
同じようなことで困っている方へ、この記事が 何かのヒントになれば 嬉しく思います。
ここまで お読みいただき、ありがとうございました。
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