事例の取材依頼文をChatGPTで書いてみる
これから本格的にマーケティングを始めるという企業では、なかなかこれまでの文書フォーマットやサンプルがないものです。
当社でもいろいろと過去に取材依頼をしているのでサンプルがありますが、ChatGPTでも上手に準備をすることができます。そのやり方をお伝えしたいと思います。
事例の取材ではどんなことができる？
事例の取材についてすくなくとも5つの工程で4つの部分でAIの活躍の余地がありそうです。
順番を追って解説していきます。
事例の依頼文の作成（今回）
事例用の事前質問の作成
インタビューの文字お越し（ChatGPT単独では現在難しそう）
インタビュー起こしの粗原稿から見出し化
インタビュー起こしの粗原稿を要約、文字量の調整
１，２については、一度フォーマットが決まれば繰り返し活用できますし、プロンプトがうまく定まれば、さまざまな商品・サービスであったとしても、ChatGPTに与える前提条件を変更して同じ品質の依頼文を量産できそうです。
事例の依頼文の作成方法
まず、自社の商品・サービス情報を与えます。今回はサンプルでざっくです。適宜自社の内容に置き換えてください。
プロンプトの手順ですが、
・先に質問例を聞く ※そのほうがきれいに文書がでました。
・そのあと、依頼文を聞く
・さらに、条件の追加／削除をする
といった流れです。
実際に聞いてみます。
質問案を聞いてみる
今回はSaaSシステム事例取材を想定してやってみます。
「SaaSシステムの導入の事例取材をする際、インタビューの質問事項としてどのような項目をあげればよいですか？」
得られた回答が以下です。
若干安定せず、回答パターンが変わることがありましたが、一番使えそうだったのが１～７にわたって階層化されたこちらの回答です。
このパターンにならない場合、カテゴリを定義したり、質問数を変えるとこちらに近づいてくると思います。
それでも、詳細の製品情報を入れずとも、ある程度SaaSビジネスで想定すべき質問のポイントを上げてくれます。
依頼文を作成してみる
続けて、
「事例をある顧客に依頼する場合の依頼文書を作成してください。」
と聞いてみます。
質問の日本語ではきれいではないのですが、
事例取材といれてみると、他の回答がでてしまったりと、
いろいろとディティールを書てみて、この質問がいまのところいい回答を得られました。
敬具までいれてくるにくいヤツです。冒頭文などもそつなく文書化されています。
気になるところがあれば完成後修正していきます。
さらに続けます。
条件を付け加えてみる
この依頼文だけだと具体的な次のステップ（日程や場所など）が決められないため、文章の改変を依頼します。
「依頼日程と公開日程を追加する場合、どのような文になりますか？」
得られた回答（追記部分のみ）がこちらです。
近年のトレンドを踏まえ、オンラインなどもしれっと提示してくれます。
こちらも読みながら、自社の要望にある記述に変えていきます。
ここまででもベースの定型文としてはそれなりに使えそうです。
バリエーションを考える
ここからは各社の事情も大きく出るところなので、必ずしもChatGPTを使わなくても条件や情報を追加していけば、完成にもっていけます。
事例取材での記載でよくある内容としては、
・掲載場所のサンプルの提示／URLの提示／PDFでの添付
・事例利用期間の提示
・必要な場所の条件提示 ※会議室確保の依頼など
・取材フォーマットの提示 ※静止画、動画など
・発信媒体やプレスリリースの有無
・素材の依頼 ※ロゴデータの提供依頼
・ご協力の謝礼や恩典の明示
・撮影内容の明示 ※場合によっては総務やビル管理会社の許可取り等が必要であるため
・広報チェックの有無の確認、期間の確認
といった内容について必要なものが網羅されていれば、そのまま使えそうです。
バリエーションの枝葉の部分は、OKをもらってから再度詰めていく、といったことでも十分かと思います。
まとめ：そのまま使える依頼文
以下に、chatGPTとの会話からできた事例取材依頼文に、よくある追記事項を記載したものを掲載します。
件名: SaaSシステム導入事例取材のご依頼について
XXX様
XXX株式会社のXXXと申します。弊社では、SaaSシステム導入事例の取材を行うこととなりました。このたびは、XXX様のご協力をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
弊社では、SaaSシステムを導入する企業の課題や問題点、導入前後の業務プロセスの変化、そして導入時の課題や問題点などについて、事例を通じて解説することを目的としています。XXX様の導入事例について、弊社の読者に紹介させていただければ幸いです。
この度は、XXX様に下記の内容についてご協力をお願いしたく、お問い合わせさせていただきました。
＜取材内容＞
・SaaSシステムの導入経緯、目的、課題や問題点
・導入前後の業務プロセスの変化や効果
・導入時の課題や問題点、そしてその解決方法
・SaaSシステムのユーザビリティや利便性、サポート体制やセキュリティについての評価
・今後のビジネス戦略や展望、そしてSaaSシステムの活用方法
取材内容については、取材担当者との事前に打ち合わせを行い、ご了承いただいた上で進めてまいります。また、取材にお時間をいただくことがございますが、可能であればXXX様のご協力をお願いいたします。
＜掲載箇所＞
・URL:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
その他、PDF・ホワイトペーパーとして当社販促物に活用させていただく予定です。
＜取材日程＞
依頼日程につきましては、以下の通りご提案申し上げます。
・取材日程: 〇月〇日（曜日）〇時～〇時
・取材方法: 電話orオンライン会議or訪問
※ XXX様にとって最も都合のよい方法をご提案ください。
＜お願い事項＞
・事例ページ作成にあたってロゴデータおよびロゴの利用規定がございましたらご提供お願いいたします。
・貴社での取材の場合、念のため大きめの会議室（インタビュー会場）および小さな会議室（機材・待機等）の確保をお願いいたします。
・撮影は貴社のロゴのある前で集合写真を撮らせていただきたいため、許可取りが事前に必要な場合はお願いいたします。
記事の公開予定日は〇〇月〇日を予定しております。記事の内容については、ご確認いただいた上で公開日に合わせて、最終校正を実施させていただく予定です。
ご検討いただき、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
XXX株式会社
XXX
事例取材の依頼文だけでなく、
・ロゴの掲載のお願い
・インタビューや対談のお願い
・アンケートのお願い
などBtoBのマーケティングで遭遇する場面で、社内にフォーマットがないようであればどんどん高いレベルでつくっていくことができそうです。
もっといい方法があったよ！という場合はぜひ教えてください。
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