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高校生がやる、仕事の引き継ぎ(ICT)

こんにちは。
Apple Teacher を持っていますが学校では GoogleChrome が指定機器であるためあまり資格を行使できない高校生です。

資格を行使ってどういう状況なのでしょうか。
書いている自分すら意味がわかりません。

学校では GoogleWorkspace を使わない日はないというくらい日々お世話になっています。
教職員は高校生には馴染みのないオンライン上のクラウドサービスを利用しているようでうが、割とメジャーらしい。
世間知らずの高校生です。

1. フォルダを正しく使う

当たり前に聞こえてできていない人がいっぱい存在しているのがフォルダ管理です。

様々なプロジェクトを同時進行で行うことが多いと身にしみて感じしますが、ドキュメントやスプレッドシート、スライドにフォームまで多種多様なツールをフォルダ外で管理するのは効率を著しく下げる悪行です。

※やはり現状、プロジェクトで使うドキュメント等を完成後に促されてから指定されたフォルダに移している人が多く見受けられます。

引き継ぎの際、必要なことはフォルダのオーナー権を引き継ぎたい人に譲渡するだけです。

この動作を踏むことで、相手の GoogleDrive で当該フォルダの表示される箇所が、「共有アイテム」から「マイドライブ」に移動します。

※もっともブックマークを使えていればフォルダを探すという時間がそもそもなくなるわけですが。

意外と大事な規則性

逆にこの引き継ぎやその後のタスクを円滑に行うためには、GoogleDrive を一定程度は使える必要があります。
GoogleDrive の使い方を理解するだけでなく、フォルダの中に入っているファイル名も整然されていなければ色々と面倒事が増えます。
しっかりルールを決めておくことが必要です。

自分がプロジェクトチームにしている(もしくしたいと思っている)ルールです。

  1. 「prj名_タイトル」の形にする

  2. 数字は全て半角にする

  3. 半角・全角ともにスペースは使わない(代わりに「-」など)

これを全うするだけフォルダは相当綺麗になります。

引き継ぎの際に最も避けるべきことの1つは、何がどこにあるのかを前任者に聞かないとわからないという状態です。端的に言って時間の無駄です。
しかし、アクセス権限やファイル命名等のフォルダ管理を前任者がしっかり行っているのであれば、そのような状況は回避できます。

2. それぞれのビジョンに合わせる

生徒の本業とは本来勉学にあると言われます。しかし、勉学に力を入れる理由は、多くの生徒が大学進学を目指しているからです。

逆に言えば、大学進学を目指すために勉強を頑張るのであれば、大学予備校のように機能している学校に所属する生徒にとって、プラスアルファの課外活動は進学においては意味がないのでしょうか。

それは別として、昨今では「指定校推薦」や「総合型選抜」など、経験を重視する入試方式もたくさんあります。

だからこそ、これらの入試方式を目指す人々にとって、それぞれが行ってきた活動の効果を最大化することが重要だと感じます。

そのためには、各自が将来やりたいことや、これまでにやってきたことを記録に残しておくことが必須です。

例えば、法学部志望の人にとって、校則のルールメイキングは非常にマッチしている一方で、医学部志望の人にとっては、法学部志望の人ほどマッチしていないかもしれません。しかし、「医療制度のルールを将来考えたい」というステップを踏むだけで、とても自然であり、考えて行動している人だという印象を強く持たせることができます。

このような一連の活動を記録に残しておくことが、次世代への引き継ぎにおいて重要であると考えます。各自が何を考え、何を目指しているのかを言語化し、どこかに記載しておくことで、モチベーションの維持だけでなく、将来の「経験がものをいう入試」において大きな力を発揮するかもしれません。

3. ICTの強みを理解する

ひとまずおさらいということで。

1. データの一元管理

ICTを利用することで、データの一元管理が可能になります。一元管理とは、データを一か所に集約して管理することを指します。これにより、以下の利点があります。

  • アクセスの容易さ:必要な情報にすぐにアクセスできるため、時間を節約できます。

  • データの正確性:重複や誤りが減り、データの正確性が保たれます。

  • バックアップとセキュリティ:一元管理することで、データのバックアップが容易になり、セキュリティ対策も強化されます。

2. コミュニケーションの効率化

ICTツールはコミュニケーションを効率化します。例えば、メールやチャット、ビデオ会議ツールなどが挙げられます。これらのツールを利用することで、以下のようなメリットがあります。

  • リアルタイムコミュニケーション:即時に情報を共有し、迅速な対応が可能です。

  • リモートワークの促進:場所を問わずにコミュニケーションが取れるため、リモートワークが容易になります。

  • 履歴の保存:過去のやり取りを保存しておくことで、後から見返すことができ、情報の引き継ぎに役立ちます。

3. 作業の自動化と効率化

ICTは作業の自動化と効率化にも大きく貢献します。特に、以下のようなタスクにおいて有用です。

  • データ入力の自動化:手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、ミスを減らし、時間を節約できます。

  • タスク管理ツールの利用:プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使うことで、進捗状況を可視化し、スムーズなタスクの引き継ぎが可能になります。

  • レポート生成の自動化:定期的なレポート作成を自動化することで、作業時間を大幅に削減できます。

4. 知識の共有とナレッジマネジメント

ICTを活用することで、知識の共有とナレッジマネジメント(知識管理)が促進されます。ナレッジマネジメントとは、組織内の知識を効果的に活用するための管理プロセスです。具体的には以下のような利点があります。

  • デジタルドキュメントの活用:マニュアルや手順書をデジタル化し、いつでもどこでもアクセス可能にすることで、知識の共有が容易になります。

  • オンライン学習プラットフォーム:eラーニングやウェビナーなどを通じて、従業員のスキルアップを図ることができます。

終わり

仕事の引き継ぎは、個々の作業効率だけでなく、組織全体のパフォーマンス向上にも大きく影響します。ICTを活用した引き継ぎは、そのプロセスをよりスムーズかつ効果的に行うための強力な手段です。データの一元管理やコミュニケーションの効率化、作業の自動化と効率化、そして知識の共有とナレッジマネジメントを実践することで、引き継ぎが円滑に進み、次世代への確実なバトンタッチが可能になります。

特に、高校生にとっては、これらのスキルや知識は将来にわたって非常に価値のあるものとなるでしょう。実社会で求められるスキルを身につけるためにも、日々の学習や課外活動でICTを積極的に活用し、その強みを理解し、応用することが重要です。

最後に、これまで説明してきた引き継ぎのポイントを実践することで、時間と労力の無駄を省き、効率的な仕事環境を構築することができます。ぜひ、自分の未来のためにも、ICTの強みを活かした効果的な引き継ぎ作業をご体験ください。

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