仕事の無駄を見つけたくて自分が何に時間を使っているかのか知りたくて、様々なツールを試した結果、たどり着いた答え。
おはこんばんちは
加藤大です。
面倒くさがり屋の加藤大です。
堕落の大人の加藤大です。
三日坊主の加藤大です。
寝たら大体、嫌なことも大事なことも忘れる
加藤大です！
なんだか書いてて虚しくなってきました。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
ごめんなさい。
嘘です。
本当にごめんなさい。
どうでもいい前置きは終わります。
結論のみ知りたい方は
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結論の方法を知りたい方は
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仕事の無駄を見つけたくて自分が何に時間を使っているかのか知りたくて、様々なツールを試した遍歴を紹介
まずは私の過去のやり方、つまり失敗を紹介していく。
前提として
スケジュール管理はグーグルカレンダーである。
有料アプリ等は使用せず無料で管理したい。
ここ２年ほどの話である。
この三点を理解して読んで頂きたい。
初めの失敗
グーグルをカレンダーの内容をスプレッドシートに反映させる
分かるだろうか？
むちゃんこ面倒臭いのだ！正直、私は入力をさぼった。
項目も多すぎて行動分析の役に立つ気がしなかった。（ここは入力をさぼった私が悪いのだが、入力していないので、分析はもちろんできず、役に立つ気がしなかった、というのはあくまで雰囲気だ）
集計もスプレッドシートの作成の構造が悪く、いまいちだった。
そして、グーグルカレンダーの内容を項目に当てはめていくという２度手間が苦痛だった。
初めの失敗のまとめ
項目多すぎ
集計方法が手間
２度手間
２回目の失敗 Notion活用
皆様はNotionをご存じだろうか？
知らない方で興味を持ったら下記を参照にされたし
Notion最強の仕事術
さて、Notionを超簡単に掻い摘んで説明をすると、むちゃんこ色々なことができるワークスペース。主にメモ、タスク管理、プロジェクト管理。
今回の失敗で使うのはNotion、グーグルカレンダーだ
失敗の手順
グーグルカレンダーの内容をNotionに書き込んでNotionで集計する。
もともとはスプレッドシートを改良して集計しようとしたが、そのタイミングで個人的にNotionを使い始めたので、強制的にNotionを使う機会を作るのが主な理由である
グーグルカレンダーをNotionでカレンダー化したのがこちら
作業内容集計用のビューがこちら
で、各カテゴリごとのボードビューでどの作業にどれだけ時間がかかったかを把握する手法をとったのだがやはりグーグルカレンダーの内容をもう一度Notionに移す作業が面倒臭いことこの上ない。あと、毎回、どのカテゴリになるかを振り分けるのが面倒臭い。
２回目の失敗のまとめ
２度手間
カテゴリの振り分けが手間
３回目の失敗 Zapier活用
今回は失敗の手順
グーグルカレンダーとNotionの２度手間を無くすにはどうしたらいいか？
詳しいことはわからないのだかZapierというサービスで連携できることがわかったのでZapierにアカウント登録！
やりたいことはグーグルカレンダーの内容をNotionに反映させるだ。
下記のYouTubeを参考に試した
はっきり言ってうまく行った！
完璧だと思ったが、そう簡単なものではなかった。
有料だといくつでも反映させてくれるのだが、無料だと１００回までだったのだ。大体一日に５回入力をして、２０日で１００回、、、。無理だし！多い日は８回とかあるし！
あと、グーグルカレンダーに入れた予定を変更した場合は反映されないし！
無料では限界であった。
そしてカテゴリの振り分けは相変わらず手間だ！
３回目の失敗まとめ
無料のZapierでは限界があった。
カテゴリの振り分けが手間
４回目 取り合ず現在の最適解？？？
こうなると振り出しに戻って考えるの吉だ！
Notionも色々使えるようになってきたのでNotionにこだわる必要もなくなった。がNotionのカテゴリごとの集計は大変便利だ。
カレンダーごとNotionに移す手も考えたが、仕事上、他社とも共有できるグーグルカレンダーは便利だ。２つカレンダーを運用するほど私は豆ではない。
グーグルカレンダーをうまいことCSV化できないかを考えた。
（なぜ純正でスプレッドシート化する機能が無いのかが謎だ！）
そしてたどり着いたのがカレレポである
一発でCSV化してくれる！最高だ！
ありがとう！カレレポ！
作成手順は
①カレレポで月ごとにCSVを取得
②スプレッドシートに張り付ける
（タイトルはカレンダーの行動内容です。）
③スプレッドシートにカテゴリ振り分け用のシートを作る
④UNIQUE関数でB列のタイトルを振り分け用シートに作成
=UNIQUE('データ入力'!B2:B)
⑤集計したい項目を振り分け用シートに作成する
E列の内容をB列に「データの規則」で作成
同じくC列にF列の内容を「データの規則」で作成
⑥ひたすらカテゴリを割り振る
⑦データ入力のシートに戻ってF列、G列を作る
⑧F列に振る分け用のシートからデータを持ってくる
=if(B2="","",iferror(index('振り分け'!$B:$B,match(B2,'振り分け'!A:A,0),0)))⑨G列にも振り分け用のシートからデータを持ってくる
=if(B2="","",iferror(index('振り分け'!$C:$C,match(B2,'振り分け'!A:A,0),0),))⑩A列に日付を作る（これは無くてもいいです。個人的に頭に日付が欲しいだけ）
=if(C2="","",date(year(C2),month(C2),day(C2)))⑪グーグルデータポータルでほしい情報を可視化する
以上だ。
まとめ
月に一度カレレポを使って、スプレッドシートに反映させ、グーグルデータポータルで可視化。
一応欠点を述べておく
月に一度スプレッドシートに反映させる作業が必要
重複していないカレンダーの項目がある場合、カテゴリの振り分けが必要
個人的には以上の２つだろうか、作業的にはこれまでの失敗に比べれば大分、楽である。
皆様のお役にたてれば幸いです
加藤大でした。
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