#1 もっと楽に仕事したい私の「これムダだなぁ」な業務発見と改善アイディア

この度、「デジタル」にめっぽう疎い私が、ひょんなことからプロトアウトスタジオのセミナーに参加する事になりました。LINEbot・画像検索AI・Power Automationという３つの技術を学びながら、これから、もっと楽にしたい業務を、デジタル技術を手段として取り組みたいアイディアを考えてみました。
普段は小売業の会社で「総務」という社内の何でも屋さんのような働き方をしています。日々、細々した雑務が多いですが、縁の下の力持ち的などれも大切な業務だと思っています。

◆no.1~4　  個人的なムダ
◆no.5~8 　 改善されたら皆喜びそうなムダ
◆no.9~10　難易度高いムダ

no.1 明日のシフトをLINEbotで確認（実現性 80％）

課題：普段、ほぼ同じ時間に勤務しているため、たまに出勤時間を変更した際、うっかりシフトエラーを出してしまうのを防ぎたい。
改善・実装案：LINEbotのプッシュ通知で翌日のシフトを知らせる

no.2 従業員の出勤状況をLINEbotで確認（実現性 20％）

課題：テレワークも増えて、「〇〇さんいますか？」と聞かれても誰が在社しているか確認に時間がかかる。「そもそもその人誰？」となることもしばしば。
改善・実装案：LINEbotで名前を入力したら該当部署と出勤状況。
どうやって全従業員のシフトをデータベース化するかがポイントになる。

no.3 業務内容から該当する電話番号をLINEbotで確認（実現性50％）

課題：店舗から「〇〇について聞きたいけど問合せ先がわからない」という電話がかかってくる。今やっていた業務を中断し、担当部署に引き継ぎをするのに最低でも５分は使っている。
業務に戻って集中しなおすのも大変なので、店舗関連業務から担当部署の電話番号を調べられたら、私も問合せ本人も楽になる。
改善・実装案：LINEbotでキーワードを入れたら関連部署の番号を返す

no.4 優待券の使える・使えないをLINEbotで確認（実現性50％）

課題：当社の優待券は全国のグループ企業で利用できるけど、全てのお店の屋号までは把握していないので、「うちの近くの〇〇で使える？」と聞かれた時に、知らない屋号を言われて調べるのに時間がかかる時がある。運営している会社名が解ればすぐに答えられるが、お客さまはお店の名前しか知らないのが普通。個人の知識量に影響されずに、スマートに調べて答えられるようにしたい。
改善・実装案：LINEbotで店舗名を入れたら使用の可否を返す

no.5 来客用 該当部署内線番号をLINEbotで確認（実現性30％）

課題：来館したお客さまが、窓口で一覧表を見ながら内線番号に電話をして　いただいているが、間違って別部署にかけてしまう事がある。受付に端末を置き、担当者や部署名を入力すると該当の電話番号がわかるようにしたい。
改善・実装案：担当者名や部署名を入力したら該当の内線番号を返す。受付フロアは無人でセキュリティがない為端末設置に工夫が必要。

no6. 資材の発注システム判別（実現性20％）

課題：資材発注システムが３つもあり、アイテムごとに発注先が異なり作業が煩雑。システムはいずれ１つにまとまる予定だが日々の業務なのでとても煩わしい。備品をカメラに移したら「これはこのシステム」みたいに判別してくれたら、新しいスタッフが来ても悩まずに発注できる。
改善・実装案：画像を認識して該当のシステムを教えてくれるAIを作成。

no.7 会議室の予約を自動化（実現性40％）

課題：現在の社内の会議室を予約するためには、１つの予約に対して予約者と総務担当の両方が入力しないとカレンダーに反映されずタイムラグが発生している。予約が入ったら、自動的に空状況を判断してカレンダー反映もしくはエラーを返せるようにしたい。
改善・実装案：既存の予約システムをRPAで動かす。

no.8 押捺申請管理のAI化（実現性30％）

課題：まだまだ押捺が必要な紙書類があり、会社印を押すものは全て申請書を書き、その内容をエクセルシートに手入力して管理していて手間がかかる。せめて申請書にカメラをかざしたら文字を認識してエクセルシートに入力されるような仕組みがあったら作業が楽になる。
改善・実装案：画像で文字を識別してシートに入力する。

no.9 契約書や請求書の押捺（実現性1％）

課題：グループ共通の会計システムを採用しており、請求書を紙で発行している。２枚複写の請求書に２か所の押捺が必要だが、月末には多い時で１日２時間かかる日もある。そもそも電子化できれば印鑑業務から１つ開放される。
改善・実装案：請求書の電子化。

no.10 店内案内アプリ・端末の導入（5％）

課題：チェーン店でもお店によって少しずつ商品の置いてある場所は違うので、店内でほしい商品の位置がわからないとき、店員に聞きたくても見つからない。今は感染症も気になるのであまり人と接触したくないお客さまも多いと思うので、初めて行ったお店でも欲しい商品の場所が端末などで探せるサービスがあると、もっと楽しく買い物ができるようになる。
改善・実装案：欲しい商品の場所が手元でわかるアプリや端末の開発。

【筆者の後記】

今回課題とした「ムダ」の中には、すでに解決方法が開発済みの仕組みもあると思いますが、使いこなせていない事も多く、ムダを生み出していると思います。あるものを上手に使いながら、どうやったら「自分の手で作り出していけるか」企画・提案につながる技術力と、知識を身につけ発信していく力を育てていきたいと思います。
タイトルにつけた「#1」は、筆不精なので、これらの課題の進捗を記事にしていくぞ！という思いを込めてつけました。

最後まで読んでいただきありがとうございました。