高齢地区の町内会長を現役世代がやることになった話 【目指せ電子回覧板①】

高齢地区と言っても少子高齢化社会においてほとんどの地域をそう呼んでしまっても問題なさそうな気もしますが、高齢地区の自治会長(町内会長)に現役世代である私が着任しました。

無駄なもの不要なものを取り除きまたは変更し次の役員への引き渡しをラクに負担なく町内会が運営できるようにを目標にしています。
まずは基本基礎を知らないといけません。

今回は回覧板について

回覧板制度

町内会と言えば回覧板。
隣組と言う昔の歌(昭和15年だそうです)にもあります回覧板
知らせられたり知らせたりのフレーズ。

こと現代社会において「知らせられたり知らせたり」を行うのに
回覧板よりはるかに優秀なツールは出ています。
ですがこの回覧板は昭和15年の隣組制度から登場していまだ現役
で回っており回されており御年84歳となるわけです。

いい加減変えませんか？💦

仕組みを変えるには現行システムの把握をしなければなりません。

回覧板の仕組み(住人側)

隣の家からやってくる回覧板とかかれたバインダー
中には書類が入っており大きく分けて2種類
①見てもらいたい書類
②1部とってもらいたい書類

時には住民アンケートであったり
募金の話であったり提出が必要なものもあったりするので確認記入する

名前と日付のサインをして次の家に持って行く

回覧板の仕組み(町内会側)

役所や企業、学校などの関係各所などから回覧して欲しい書類
または、町内会自身での連絡事項や行事の案内、アンケートなどの書類
を住民に回覧板として流す

回覧板の背景に次のような人間の動きがあります
①町内会長宛てに「回覧して欲しい書類の持ち込みがある」
②町内会長は回覧書類のチェック(校閲)を行う(物によっては不要)
　(日付や名前など間違いがないかなど)
③チェックの結果を持ち込み者に伝える(物によっては不要)
④回覧文書を回覧板にセットする係に渡す
　家まで書類の束を持って行きます…
⑤出来上がった回覧板はセット係が各班長へ渡しに行きます
⑥班長スタートで回覧板がスタート

回覧板の所感

ポストに入っていると
「うわっ回覧板がある」と口からポロリ。
住民側からすると
「見てサインして隣に持って行く」だけのシンプルな処理で済むのですが
これですら面倒くさい

面倒くささを感じる理由として
「自分が必要としていない情報がほとんど」
だからかと思っている。

一方で
「中も見ずにサインだけして次に回す」
もできない。
何故なら
「たまに重要な情報が紛れ込んでいるから」
なのである。
これがまた面倒くさい

まとめると
大抵は必要ない物が入っているけどたまに重要な連絡がある為いちいち中を開けて目を通してサインをして隣の家まで持って行くことが負担なのである

回覧板の電子化

例えばLINEのグループを班ごとに作成したらどうなるのか？
＜住民側＞
班ごとのグループチャットに班長から
回覧です【春のお花見行事の案内】の書き込み
気になる人はタップして確認
ごみの収集日などの「お取りください系」はダウンロード
参加不参加の記入物もLINEで一瞬。サインも回すも必要なし

＜役員側＞
①町内会長宛てに回覧して欲しい書類の持ち込みがある
　(自治会内の作成書類であればこれもLINEで可能)
②町内会長がファイルをタップして書類を確認
　(ピンチアウトでズームすれば老眼でも安心)
③町内会長が持ち込み者に対して「OKです」とLINEで返事
④各班長に回覧書類を一斉送信
⑤回覧終了

多量に印刷していた紙類も不要になったりと
いいことづくめですよね！

昨今はちらほら聞くLINE回覧板ですが
導入できていない地域がほとんど💦
次回は回覧板の電子化に伴う問題について考えてみたいと思います。

目指せ電子回覧板の導入！💪