#9 机上演習の改善とフォローアップ

前回は「机上演習のレポート作成と評価」について解説しました。このレポートの内容については、できるだけ社内会議の機会を設けて報告し、全員で共有するようにしてください。

レポートを通じて改善すべき点などが明らかになったら、次のアクションとして今後の演習計画やBCPの改善に反映させます。具体的にどのような改善点をどのようにフォローするのか気になるところです。以下では実際によくありがちな改善点を用いて、ChatGPTを使ってそのサンプルを示してもらいましょう。

Question：机上演習レポートの結果から次の改善点が明らかになりました。これらを次回の演習またはBCP文書の見直しに生かしたいと思います。改善点をどのように反映させるべきか例示してください。

• 参加者の議論が弾まない。個人が自分一人だけで考えている。

• 参加者の回答が演習の質問から脱線し、的外れになりがちである。

• 報告の手順があいまいで、情報が適切な相手に適切なタイミングで届かない可能性がある。

Answer by ChatGPT：

参加者の議論が弾まない、個人が自分一人だけで考えている場合の改善点:

• グループディスカッションの促進: 参加者同士がアイデアや意見を交換できるように、グループディスカッションを活発化させることが重要です。具体的には、ファシリテーターが進行をリードし、参加者に積極的に質問を投げかけたり、他の人の意見に対するフィードバックを求めたりすることが挙げられます。

• ペアワークやグループワークの導入: 参加者を小グループに分けて課題を解決させたり、アイデアを出し合わせる機会を設けることで、個人の視点だけでなく、多様な意見が出るようになります。

参加者の回答が脱線し、的外れになりがちな場合の改善点:

• 明確な指示とフォーカス: 質問や課題に対して明確な指示を与えることで、参加者の回答が主題から外れることを防ぎます。ファシリテーターが質問を再度確認し、参加者にフォーカスを促すことが重要です。

• アイスブレイクや関連性の説明: 参加者に質問や課題の背景や関連性を説明することで、的外れな回答を減らすことができます。アイスブレイクを通じて、参加者同士のコミュニケーションを活性化させることも有効です。

報告の手順があいまいで情報が適切な相手に適切なタイミングで届かない可能性がある場合の改善点:

• 明確な報告手順の策定: BCP文書や報告の手順を明確に文書化し、参加者が情報の共有や報告を行う際のステップを把握しやすくすることが大切です。

• 報告の責任者の指定: 各報告の担当者を明確に指定し、情報の収集から報告までの責任を明確にします。これにより、情報が適切な相手に適切なタイミングで届く確率が高まります。

• フィードバックの組み込み: 参加者からのフィードバックを積極的に収集し、報告手順の改善点を把握する仕組みを導入します。これにより、改善点を定期的に反映させる機会を確保できます。

これらの改善点を次回の演習やBCP文書の見直しに反映させることで、参加者の参画度や情報共有の効率を向上させることができるでしょう。【筆者検証済み】

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改善方法や改善の対象は一通りだけではありません。上記のようにいろいろな考え方ができます。定期的に関係者が集まってよりよい改善のための会議（ブレーンストーミングなど）を行うとよいでしょう。

これまで述べてきた机上演習のプランニングから結果報告に至る一連のステップは、一度行えばそれで終わりというものではありませんのでご注意を。会社を取り巻くリスク環境は絶えず変化していますから、それに合わせて演習のシナリオや進め方についても継続的に改善していくことが求められます。