Todo/予定管理・実績管理をつなげる(前編) - Todoist・Toggl・Google Calendar

2020年10月13日 13:19

「先々の動きを可視化するTodo/予定管理と、実際にかかった時間を蓄積する実績管理(時間計測)を、アプリを使ってシームレスにやろう」というテーマで巷の記事を参考に自分なりに再整理し、実際にやってみる。

タイトルにある3つのアプリを使ったことがある方には、多少役立つ部分があるかもしれない。
かなり長くなってしまった。

まず最初にやりたいことの全体像を簡単に図示(ちっちゃいけど、、)

1.使用アプリ

もともとはちょっとマニアックなアプリを使っていたりもしたが、
結局はこの3つに落ち着いている。
ユーザ数が多く機能拡張やサポートが盛んなのがよい。

①Todoist
ToDo管理ツール。GTD的な手法を用いてタスク管理をするには適している。
タスクに対する見積時間を明示できなかったり(ラベルをこれに使いたくないというのが本音)、記法にちょっと癖があったりと使いにくい部分もあるが、TogglやGoogle Calendarとの連携が簡単にできる。

Todoistでは、「これから自分が時間を注ぐモノゴト(タスク・予定)」を管理する。

②Toggl
こちらも人気の時間計測ツール。TodoistやGoogle Calendarとの連携が簡単にできる(2回目)。現在Togglには「Toggl Plan」「Toggl Hire」なるものがあるが、ここでは「Toggle Track」を使用する。HPの画像はおなかがすく。

Togglでは、「実際に自分が時間を注いだモノゴト」を管理する。

③Google Calendar
おなじみGoogle大先生のカレンダーアプリ。
おそらく使ったことがない人はほとんどいないのではないんじゃないかというくらいの信頼と安定のカレンダー。

Google Calendarでは、「予定と実績の比較」を行う。

この3つを使って進めた。

2.TodoistとGoogle Calendarをつなげる

Todoist⇔Google Calendar連携はTodoist側から行う。
要するに、TodoistとGoogle Calendarでタスクを共有できるようになる。

個人的な使い分けは
・会議など日時が確定していて、また、自分の一存で決定できない、　
　uncontrollableな「予定(appointment)」はGoogle Calendarへ
・Todo・タスクはTodoistへ
という感じで試運転している。

ここらへんは倉下忠憲さんの『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門』を参考にしている(が、あんまり言葉の定義は守っていない)

ただ、Todoから生まれたタスクも自分の時間を消費する以上、予定と合わせて一元的に計画する必要があると思っている。
Todo管理はGTD的にやりたいし、予定管理はカレンダーでやりたい。
Todoistで作ったタスクをGCalへ自動連携させることで、タスク/予定のやりくりを時系列的に・視覚的に行うことができる。

設定方法
連携に関する詳しい操作手順はTodoistのHelpに記載あり。
https://get.todoist.help/hc/ja/articles/115003128085

Todoist画面右上の歯車ボタンから「設定」に入り、「連携機能」を選択して自身のGoogle Calendarと連携する。
するとGCal側に「Todoist」なるカレンダーが自動作成され、Todoist側で作成されたタスクは自動的にTodoistカレンダーに反映される。

また、この連携は双方向同期なので、GCalの「Todoist」カレンダー上で新規に作成された予定・Todoも、Todoistへ連携・Todoとして出現することになる。
Todoist側で作成されたタスクがGCalに反映された後、GCal側でタイトルや時間を変更しTodoistに反映することもできる。逆もしかりだ。

(GCalで作成されたタスクは「GCal」と自動的にラベリングされる)

3.TodoistとTogglをつなげる

次に、Todo管理をするTodoistとTogglを連携することで、Todoist上でタイマーを起動させることができ、実績時間はTogglで記録される。

具体的にはChromeやFirefoxの拡張機能(Browser Extension)を使ってTodoistのタスク上にToggl Timerボタンを出現させる。

設定方法
こちらもTodoistのサイト上に記載あり(なぜか埋め込みができない・・)

https://get.todoist.help/hc/ja/articles/212102645

この機能の良いところは、TodoistとTogglで同一名のプロジェクトをそれぞれ登録しておけば、タスクを起動したときプロジェクトも自動で反映されることだ。最初にTogglにTodoistと同じプロジェクト一覧を登録しておく必要があるが、各プロジェクトにどれくらいの時間が実際にかけられているのか簡単に把握することができるようになる。

(こちらの方のサイトも参考になる。)

※2020年10月現在、FirefoxのBrowser ExtensionではTodoistのタスク上でToggl Timerを起動させたとき、Togglにも登録されているはずの同一プロジェクト名がうまく反映されない現象が起きている模様。開発チームへ連携いただいている。
→ 2021年2月修正された模様

4.TogglとGoogle Calendarをつなげる

Togglで記録された消費時間の実績をGoogle Calendarに連携することで、
Google Calendar上でいわゆる「予実比較」ができるようになる。

設定方法
Zapierなどの自動ワークフローアプリを使っても実現できるが、今回は
こちらを参考とさせていただいている

5.やっとこさ実践

改めてざっくり流れの図を再掲。

[Todoist⇔GCal⇔Togglを使ったTodo/予定管理・実績管理の流れ]
①Project・Taskの設定
②Gcalへ予定作成
③予定作成
④TodoistへTask作成
⑤Project紐づけ
⑥Toggl Timer起動
⑦Toggl Timer記録(自動連携)
⑧Gcalへ記録

2.～4.ではアプリ間の自動連携設定を行った。
図中でいえば②・④・⑦・⑧にあたる。設定によって何度も同じことを入力する作業が格段に減るはずだ。

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ここからは実際の流れの簡単な説明になる。
冗長になるので各アプリの基本的な操作は省略・簡略化している。

①Project・Taskの設定
Todoistの本来の使い方そのままに、プロジェクトとその配下にタスクを設定する

②Gcalへ予定作成
(操作不要)
①で設定されたTaskは、(日時が指定されていれば)自動的にGCalへ連携される。プロジェクト名は連携されない。

③予定作成
一方GCalでは会議などの予定を登録しておく。こちらもGCalの本来の使い方だろう。
ただしTodoistへの連携には、登録先は「Todoist」カレンダーとする必要がある

④TodoistへTask作成
(操作不要)
「Todoist」カレンダー上の予定は、すべてTodoistへ連携される。
この時点ではProject情報は持たないため、「今日」や「近日の予定」セクションだけで表示されることになる。

⑤Project紐づけ
ここがひと手間。
Google Calendarから連携された「予定」情報にも、何らかのProject情報をつけてあげるのが望ましいと思っている。

例えば仕事で何かのプロジェクトを推進している場合、Todoistのプロジェクトに登録し、発生したタスクをTodoistに登録しているだろう。
同様に連携されてきた「会議」もプロジェクト配下に入れてあげるのだ。

このnoteでは書けていないが、Togglで実績時間を計測・集計するときに、プロジェクト単位で集計が可能となっている。会議時間を集計するべきかどうかは人によって違うだろうが、「かかっている時間」という意味では含めて積み上げたほうが都合がよいと考えている。

⑥Toggl Timer起動
前述のとおり、Togglと連携したTodoistではタスク上にToggl Timerボタンが出現する。タスクに着手する際には、ボタンを押すと自動的にTogglが起動し、タスク名・プロジェクト名がTogglに引き継がれる。

(Timerボタンを押した直後のイメージ)

⑦Toggl Timer記録(自動連携)
(操作不要)
⑥でスタートしたToggl Timerは、TodoistからでもTogglからでも止めることができる。
また「5分休憩をはさんで再開」といった時にも、一度止めたタスクを再度タイマー起動させることも可能だ。
こういった時間計測を続けることで、どんどんToggl側に「タスクにかかった時間」が蓄積していくことになる。

⑧Gcalへ記録
Togglで計測された実績時間は、都度都度Google Calendarへ連携される。
私の場合は「実績時間」というTogglの記録専用カレンダーを作成し、連携で自動で記録している。

(右側がToggl経由で入ってきた実績時間)

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連携設定そのものよりも、アプリの制約を前提にどのような流れで管理をするか、を自分なりに決めていくのが難しい。

・いわゆる「予定」管理はどこで行うか
　- タスク管理アプリ or スケジュール管理アプリ(カレンダー)
・タスクと予定はどこで整合性をとるのか
　- ダブルブッキングは"内職"を生む
・時間計測はタスクだけ？予定も？タスクも予定もない時間帯も？睡眠も？
　- 時間計測で何を「視たい」のか
・すべてのタスク/予定はプロジェクトに入れるべきか？
　- 移動時間は？睡眠は？

仕事もそうかもしれないが、何かしらのプロセスを作ろうとすると、
・より高次な次元で表現される「達成したい目的」
・あるいはそれをプロセスレベルに落とした「ゴール」
との整合をとらないと(とるようにしないと)、何も決められなくなってしまう。「どっちでもいい」となってしまう。

「何のために」「何をしたいのか」を最初に決めたほうがいいのかもしれないし、自動化の流れを作りながら常にプロセス⇔目的を行ったり来たりするのがいいのかもしれない。